Biała księga podatników VAT – jak przygotować system ERP na nowe regulacje prawne?

1 września 2019 zapisał się w historii jako dzień uruchomienia „białej listy”. Publicznie dostępna baza podatników VAT, prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej – KAS, zastąpiła trzy dotychczas prowadzone wykazy – wykaz czynnych podatników VAT, niezarejestrowanych lub wykreślonych oraz przywróconych.

Co znajdziemy w białej księdze?

W  bazie zostaną umieszczone takie dane, jak:

• nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• numer NIP,
• status,
• numer REGON,
• numer w KRS,
• adres firmy,
• numer rachunku rozliczeniowego lub imiennego rachunku w SKOK.

Należy podkreślić, że numery rachunków rozliczeniowych będą pobierane z baz danych KAS i będą to jedynie rachunki otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podane przez przedsiębiorcę przy okazji zakładania firmy w urzędzie skarbowym lub za pośrednictwem CEIDG. Udostępniane dane będą dotyczyć nie tylko aktualnej sytuacji przedsiębiorców, ale również pokazywać co działo się z nimi przez ostatnie 5 lat. Celem prowadzenia jednego, spójnego wykazu jest ułatwienie weryfikacji kontrahentów i zapewnienie bezpieczeństwa przeprowadzanych transakcji, co w rezultacie przełożyć się ma na zwiększenie zaufania między partnerami biznesowymi.

Jakie konsekwencje dla przedsiębiorców niosą za sobą nowe regulacje?

Istnienie białej listy nie tylko daje przedsiębiorcom nowe przywileje wynikające ze stałego dostępu do istotnych pod względem biznesowym danych, ale również nakłada na nich szereg obowiązków. Od momentu obowiązywania nowych regulacji, zapłata faktury o wartości powyżej 15 000 zł wystawionej przez podatnika VAT czynnego powinna nastąpić jedynie na rachunek zamieszczony w wykazie. W sytuacji dokonania płatności na inny rachunek, przedsiębiorca nie tylko traci prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu, ale również jest narażony na poniesienie odpowiedzialności solidarnej za zaległości sprzedawcy w podatku VAT. Wyjściem w tej sytuacji jest poinformowanie właściwego urzędu skarbowego w ciągu 3 dni o zaistniałej sytuacji i podanie rachunku, na który zlecił przelew. Uniknięcie poniesienia odpowiedzialności solidarnej jest również możliwe dzięki zastosowaniu przez płatnika podzielonej płatności.

Jak dostosować systemy klasy ERP do nowych wymogów prawnych?

Pomimo tego, że samo udostępnienie kompletnej bazy danych może okazać się sporym ułatwieniem, ręczna weryfikacja każdego kontrahenta będzie bardzo czasochłonna. Sposobem na zwiększenie efektywności działań w tym zakresie jest odpowiednia integracja systemu informatycznego firmy z portalem Ministerstwa Finansów. DahliaMatic bierze udział w konsultacjach za pośrednictwem Związku Banków Polskich w celu stworzenia rozwiązań wspomagających klientów w wypełnianiu nałożonych na nich obowiązków.

– Pomimo tego, że nie ma jeszcze precyzyjnych zapisów prawnych regulujących korzystanie z białej listy i cały czas więcej jest pytań niż odpowiedzi od początku września pracujemy nad rozwiązaniami dla systemu Oracle e-Business Suite będącymi odpowiedzią na wprowadzone wymogi. Naszym nadrzędnym celem w pracy z klientami jest zaproponowanie rozwiązań, które poprzez automatyzację usprawnią i ułatwią im codzienne funkcjonowanie. Nie inaczej jest w tej sytuacji. Na bieżąco monitorujemy najnowsze regulacje i przygotowujemy najbardziej optymalne propozycje      uwzględniające indywidualne potrzeby każdego z naszych klientów – mówi Przemek Czołba, Dyrektor Pionu Oracle w DahliaMatic.

Odpowiednio zaprojektowane rozwiązania systemowe, jak np. automatyczna weryfikacja kontrahentów, komunikaty i alerty, czy też pełna integracja z programem księgowym firmy mogą okazać się kluczem do utrzymania efektywnie działającego systemu płatności i rozrachunków z kontrahentami. Istotne jest aby podczas ich projektowania brać pod uwagę nie tylko przepisy prawa, ale również dotychczasowe praktyki danego przedsiębiorstwa w tym obszarze.

– Wspólnie z kilkoma naszymi Klientami wypracowaliśmy w zakresie systemu Microsoft Dynamics rozwiązania, które są odpowiedzią na dotychczasowe zmiany w prawie i spełniają ich oczekiwania. Staramy się przygotować system w taki sposób, aby użytkownicy w jak najmniejszym stopniu odczuli dodatkowe obowiązki narzucone na nich przez najnowsze regulacje, ponieważ to komfort i efektywność ich pracy jest dla nas priorytetem podczas projektowania zmian w systemie. – mówi Stanisław Krupa, Dyrektor Pionu Microsoft Dynamics w DahliaMatic.

Kary za nieprzestrzeganie przepisów

Korzystanie z białej listy jest opcjonalne do 31 grudnia 2019 roku, a ewentualne niestosowanie się do najnowszych wymogów nie rodzi konsekwencji. Sytuacja ulegnie zmianie 1 stycznia 2020 roku, kiedy to stosowanie się do regulacji związanych z weryfikacją kontrahentów stanie się obowiązkiem. W celu uniknięcia ewentualnych problemów organizacyjnych związanych z przemodelowaniem procesów firmy, warto już teraz przygotować odpowiednie rozwiązanie systemowe.

Jeżeli chcesz poznać więcej szczegółów dotyczących rozwiązań w zakresie systemów Oracle, Microsoft Dynamics i SAP prosimy o kontakt z naszymi Biurami Handlowymi.