Partner z globalnym zasięgiem

Nasz klient to wiodąca firma z sektora chemicznego, z 75-letnią historią działalności. Specjalizuje się w produkcji pianek poliuretanowych oraz środków ochrony roślin. Tworzy międzynarodową grupę kapitałową z silną pozycją na rynkach globalnych, posiada fabryki w Polsce i Europie.

Firma zatrudnia około 3000 pracowników i generuje przychody liczone w miliardach złotych. Grupa składa się z kilkudziesięciu przedsiębiorstw o rozbudowanej strukturze organizacyjnej.

Excel przestał wystarczać

Nasza współpraca rozpoczęła się w 2008 roku, gdy klient poszukiwał profesjonalnego rozwiązania do konsolidacji sprawozdań finansowych i zarządczych oraz obsługi procesów planistycznych. Dotychczas używane arkusze Excel przestały spełniać oczekiwania kadry zarządzającej:

• duża liczba danych z wielu spółek grupy spowalniała proces konsolidacji,
• ręczne zbieranie i przetwarzanie danych zwiększało ryzyko błędów,
• brak jednolitego systemu utrudniał porównywanie planów z wykonaniem,
• skomplikowana struktura grupy wymagała zaawansowanych mechanizmów wyłączeń konsolidacyjnych.

Po analizie dostępnych rozwiązań klient wybrał platformę Oracle Hyperion oraz nas jako partnera wdrożeniowego.

„Wdrażając system dla grupy kapitałowej nie tylko implementujemy technologię, ale przede wszystkim przekładamy złożone procesy finansowe na automatyczne mechanizmy. Naszym celem było, aby klient nie tylko korzystał z systemu, ale w pełni rozumiał jego działanie.” -wskazuje Liliana Kostka-Majewska, Dyrektor Zarządzająca SOLVER.

Dwa kluczowe etapy transformacji

Etap 1: Pierwsze wdrożenie

W pierwszej fazie zaimplementowaliśmy podstawowe komponenty Oracle Hyperion:

• Hyperion Financial Management (HFM) do konsolidacji sprawozdań finansowych,
• wstępną wersję systemu do planowania i budżetowania,
• mechanizmy integracji z systemem finansowo-księgowym.

Po zakończonym wdrożeniu rozpoczęliśmy wieloletnią współpracę w zakresie utrzymania i rozwoju systemu.

Etap 2: Reimplementacja i rozbudowa

Po kilkunastu latach użytkowania systemu klient zdecydował się na gruntowną aktualizację rozwiązania, by dostosować je do zmieniającej się struktury grupy i nowych wymagań zarządczych. Przeprowadziliśmy:

• wdrożenie zaawansowanego systemu do controllingu z elementami konsolidacji,
• implementację Oracle Hyperion Planning z uwzględnieniem specyficznych mechanizmów wyłączeń konsolidacyjnych,
• reimplementację Hyperion Financial Management z aktualizacją do bieżącej struktury grupy,
• unowocześnienie mechanizmów integracyjnych z systemem finansowo-księgowym.

„Największym wyzwaniem drugiego etapu było wdrożenie systemu do controllingu z mechanizmami wyłączeń konsolidacyjnych, które standardowo obsługuje inny, dedykowany moduł. Dzięki naszemu doświadczeniu mogliśmy stworzyć nietypowe, ale skuteczne rozwiązanie dokładnie odpowiadające potrzebom klienta.” – podkreśla Piotr Bączek, Starszy Konsultant Biznesowy.

Metodyka warsztatowa: klucz do sukcesu

W obu etapach wdrożenia zastosowaliśmy sprawdzoną metodykę warsztatową. Eksperci Solver ściśle współpracowali z kilkuosobowym zespołem klienta:

• przeprowadziliśmy serię warsztatów, podczas których przełożyliśmy procesy biznesowe na mechanizmy systemowe,
• zadbaliśmy o transfer wiedzy, dzięki czemu pracownicy klienta w pełni zrozumieli działanie systemu,
• stopniowo wdrażaliśmy użytkowników w kwestie techniczne i biznesowe,
• wykorzystaliśmy doświadczenia z wcześniejszych wdrożeń, by współtworzyć optymalny model biznesowy.

Dzięki takiemu podejściu klient nie tylko otrzymał narzędzie technologiczne, ale także zbudował własne kompetencje. Użytkownicy końcowi nauczyli się radzić sobie z sytuacjami nietypowymi i umiejętnie przewidywać zachowania systemu.

Wdrożenie - główne korzyści

Pełna kontrola postępu prac i zaawansowany proces budżetowy

60%

skrócenie czasu tworzenia kolejnych wersji budżetu

wdrożenie
w liczbach

60%

mniej czasu poświęcane na przygotowanie budżetu

do4min

czas potrzebny do przeprowadzenia konsolidacji kwartalnej dla całej grupy

Eliminacja transakcji wewnątrzgrupowych już na etapie planistycznym

Współpraca przyniosła konkretne efekty w postaci oszczędności czasu i pieniędzy: konsolidacja finansowa skrócona z godzin do 3-4 minut, proces budżetowania przyspieszony o 60% oraz wyeliminowane transakcje wewnątrzgrupowe już na etapie planistycznym, co bezpośrednio wpłynęło na szybkość podejmowania decyzji zarządczych i poprawę jakości danych finansowych.

Mierzalne korzyści biznesowe

Wdrożenie przyniosło konkretne, wymierne efekty biznesowe:

Hyperion Financial Management:

• Skrócenie czasu konsolidacji kwartalnej dla całej grupy do zaledwie 3-4 minut
• Dostęp do aktualnych danych bezpośrednio w Excelu (poprzez dodatek Smart View)
• Zaimplementowanie 10 000 linii kodu customizowanego skryptu konsolidacyjnego
• Wyszkolenie kadry klienta do samodzielnego zarządzania systemem

Hyperion Planning:

• Skrócenie czasu przygotowania budżetu przez użytkowników o 60%
• Skrócenie czasu tworzenia kolejnych wersji budżetu o 60%
• Stworzenie architektury biznesowej eliminującej transakcje wewnątrzgrupowe już na etapie planistycznym
• Wdrożenie workflow zapewniającego pełną kontrolę postępu prac i zaawansowania procesu budżetowego

Partnerstwo na lata

Piętnastoletnia współpraca zaowocowała podpisaniem kolejnej umowy, tym razem na czas nieokreślony. Ta długofalowa relacja biznesowa pokazuje, że dobrze wdrożone rozwiązania IT nie tylko odpowiadają na bieżące potrzeby organizacji, ale mogą być skutecznie rozwijane i dostosowywane do zmieniających się wymagań biznesowych przez wiele lat.

Jako Solver jesteśmy dumni, że możemy wspierać transformację finansową jednej z wiodących polskich firm chemicznych, pomagając jej w efektywnym zarządzaniu złożonymi procesami konsolidacji i budżetowania w międzynarodowej grupie kapitałowej.