Baza Wiedzy
21 kwiecień 2022
Funkcjonowanie przedsiębiorców w systemie hybrydowym – cyfryzacja procesów, cz.1
Pandemia na zawsze zmieniła sposób pracy firm, wprowadzając model hybrydowy jako nową normę. W pierwszej części artykułu DahliaMatic omawiamy cztery kluczowe paradygmaty: miejsce, czas, proces i cyfryzację, które stały się fundamentem transformacji cyfrowej przedsiębiorstw.
Kontynuacja artykułu

Transformacja cyfrowa

Pandemia COVID-19 diametralnie przemodelowała rzeczywistość funkcjonowania przedsiębiorstw. Praktycznie z dnia na dzień niemal wszystkie organizacje rozpoczynając od sektora publicznego po branże komercyjne stanęły przed wyzwaniem, do którego rynek nie był jeszcze przygotowany – natychmiastowej zmiany sposobu funkcjonowania przedsiębiorstw. Organizacje od tej pory musiały zacząć funkcjonować w rozproszeniu, z wielu lokalizacji, często w warunkach domowych lub hybrydowych, za pomocą komunikatorów elektronicznych oraz systemów informatycznych. Dzisiaj, po dwóch latach od wybuchu pandemii, nikt sobie nie wyobraża powrotu do przed pandemicznej rzeczywistości. Transformacja cyfrowa przedsiębiorstw nabrała wiatru w żagle, organizacje kładą nacisk na digitalizację procesów, zdalne techniki pracy, udostępnianie i konsumowanie usług w wersjach elektronicznych.

Praca pracowników umysłowych została całkowicie przemodelowana. Nikt już nie wyobraża sobie powrotu do biur. Pracownicy przyzwyczaili się do możliwości oferowanych przez pracę zdalną, która otworzyła szereg benefitów – mówi Tomasz Jadczak, Zastępca Dyrektora Pionu Produktów Własnych w DahliaMatic. Managerowie nie będą w stanie przekonać pracowników do powrotu do biura. Firmy stanęły przed wyzwaniem stworzenia nowego ładu organizacyjnego i systemowego, który pozwoli nie tylko na kontrolowanie procesów wykonywanych zdalnie, ale przede wszystkim będzie je wspierać, rozwijać, optymalizować – podkreśla Jadczak.

Obserwując zmiany rynkowe możemy wyróżnić siedem paradygmatów, które na stałe wpiszą się w nowy sposób funkcjonowania przedsiębiorstw tym samym będąc elementem transformacji cyfrowej. W pierwszej części artykułu skupimy się na czterech z nich:

Miejsce

Lokalizacja, z której wykonujemy pracę przestała mieć znaczenie. Pracujemy z dowolnego miejsca na ziemi, nie mamy jednego stałego lokum skąd pracownicy wykonują zlecone im zadania. Podejście to miało ogromny wpływ na cyfryzację procesów, które od teraz muszą zagwarantować możliwość wykonania zleconej pracy z dowolnego zakątka na świecie – nie tylko z własnego domu, czy pobliskiej kawiarni.

Czas

Sytuacja, w której pracownicy spędzali 8h przy biurku, przed ekranem monitora w wyznaczonym miejscu pracy bezpowrotnie minęła. Czas pracy przestał mieć znaczenie. Przeszliśmy na zadaniowy tryb rozliczenia pracy, przez co czas, który poświęcamy na wykonanie określonych czynności stał się tym samym nienormowany. W takim podejściu można by odnieść wrażenie, że menadżerowie utracili kontrolę nad czasem pracy podległych pracowników. Podejście oparte na zadaniach, na systemach śledzenia przepływu zadań, na kontroli efektywności realizacji zadań i procesów tworzy nowy system zarządzania i rozliczania czasu pracy.

Proces

Era analogowych procesów dobiega końca, zastąpi je cyfrowa realizacja wspierana przez dokumenty elektroniczne, elektroniczne akceptacje, pracę grupową, podpisy cyfrowe. Niewielka część procesów pozostanie obsługiwana w tradycyjny sposób z wykorzystaniem kartki papieru (np. archiwa, teczki, pisma urzędowe). Zmiana ta jest naturalną konsekwencją dwóch poprzednich paradygmatów – miejsca i czasu. Biorąc pod uwagę zadaniowy tryb pracy wykonywany z dowolnej lokalizacji należy liczyć się z tym, że gdybyśmy dalej chcieli wykonywać je analogowo ich efektywność diametralnie spadnie. Jedynie marginalne procesy, których cyfryzacja nie będzie możliwa m.in. przez ograniczenia legislacyjne pozostanie obsługiwana w niezmienionej formie.

Cyfryzacja

O cyfryzacji procesów mówi się już od dawna. Na rynku obecnych jest wielu ewangelistów, którzy wciąż podkreślają konieczność digitalizacji. Zmiany wywołane przez pandemię spowodowały, że cyfryzacja stała się niezbędna dla utrzymania efektywności działania przedsiębiorstw lub w ogóle by mogły one funkcjonować. Nie ma już od tego odwrotu. Organizacje wykorzystują wszystkie dostępne środki, które pozwalają na realizację procesów w sposób cyfrowy. Działania te obserwujemy nie tylko na rynku komercyjnym, ale i w administracji publicznej. Możliwe jest już podpisanie i wysyłanie pism urzędowych bez odrywania się od ekranu komputera. Każdy kolejny krok będzie pogłębiać ten proces. Widzimy to w wielu zmianach, które już dzisiaj mają miejsce – pojawiają się zmiany legislacyjne, czy inne zachęty promujące cyfryzację na szeroką skalę, np. przyspieszenie procesowania złożonego wniosku złożonego online, usługi w domenie GOV wspierające działanie przedsiębiorstw w tym zakresie np. platforma elektronicznych faktur.

04 - NASI KLIENCI I PARTNERZY O NAS
Od systemu pomocniczego do kluczowego narzędzia w rok.
W ciągu zaledwie jednego roku Oracle e-Business Suite przeszedł od roli systemu pomocniczego do kluczowego narzędzia naszych zespołów finansowych. Dostosowanie systemu do polskich wymogów prawnych w zakresie JPK, VAT i białej listy pozwoliło nam nie tylko zachować pełną zgodność z regulacjami, ale również znacząco usprawnić nasze procesy raportowania.
Klient
BRANŻY ELEKTRONICZNEJ
Wyzwaniem dla nas była praca w rozproszonych systemach.
Szczególnie cenimy sobie generator dekretów księgowych, który umożliwia efektywną obsługę ponad 3,5 miliona dekretów miesięcznie spływających z różnych aplikacji. Dzięki temu projektowi z sukcesem zrealizowaliśmy cel zastąpienia wielu systemów jednolitą platformą finansowo-księgową.
Klient
BRANŻY UBEZPIECZENIOWEJ
Za cel postawiliśmy sobie wyeliminowanie papieru w organizacji z 25 tys. pracowników na pokładzie.
Przeprowadzony projekt nie tylko pozwolił nam na digitalizację obiegu dokumentów, ale też umożliwił opomiarować realizowane procesy. Dzięki temu możemy na bieżąco monitorować ich etap realizacji. Użytkowanie systemu przez tak liczną grupę użytkowników w jednym momencie nie stanowi dla nas najmniejszego problemu.
Klient
branży wydobywczej
Otrzymaliśmy pełne wsparcie w procesach rekrutacyjnych i rozwoju pracowników IT.
Body Leasing okazał się kluczowy dla zachowania ciągłości projektów i szybkiego reagowania na zmienne potrzeby rynku. DahliaMatic to zaufany partner, który rozumie nasze tempo pracy i dostarcza nam sprawdzone zasoby, kiedy tylko ich potrzebujemy.
Klient
branży administracji publicznej
DahliaMatic wzmocniła nasz zespół specjalistami,
których kompetencje idealnie wpisały się w nasze bieżące projekty. To stabilne i elastyczne wsparcie, a my możemy skupić się na strategicznych celach biznesowych.
Klient
branży informatycznej
DahliaMatic z uwagą podchodziła do naszych potrzeb, wykazywali się elastycznością
i zrozumieniem dynamiki środowiska, w którym pracowaliśmy. Dostarczane przez nich rozwiązania zawsze były odpowiednie dla naszych zespołów.
Klient
branży paliwowej
Body Leasing okazał się kluczowy dla zachowania ciągłości projektów i szybkiego reagowania
na zmienne potrzeby rynku. DahliaMatic to zaufany partner, który rozumie nasze tempo pracy i dostarcza nam sprawdzone zasoby, kiedy tylko ich potrzebujemy.
Klient
branży technologicznej
Wyzwaniem dla nas było uporządkowanie ręcznie obsługiwanych procesów.
Dzięki platformie zakupowej Carthena nasz zespół zakupowy może skupić się na merytorycznej stronie zadań, a nie na administracji. System skutecznie 'pilnuje procesu', a my zyskaliśmy pełną transparentność postępowań i uporządkowaną komunikację z dostawcami. Kontrahenci cenią sobie stały dostęp do historycznych ofert i sprawny kontakt, co przekłada się na wyższą jakość składanych propozycji.
Klient
branży teleinformatycznej
Mierzyliśmy się z usprawnieniem zarządzania obiegiem dokumentów, wynagrodzeniami, urlopami i czasem pracy.
Autorskie połączenie wdrożonego przez DahliaMatic Microsoft Dynamics 365F&O z demo systemu kadrowo-płacowego zwiększyło kontrolę nad aspektami kadrowymi, usprawniło współpracę między działami i umożliwiło nam kontrolę budżetu w czasie rzeczywistym.
Klient
branży spedycyjnej
Wdrożone rozszerzenia do MS Dynamics umożliwiły nam obsługę kluczowych dla naszej branży procesów jak reklamacje czy zwroty.
DahliaMatic cenimy za ogromną wiedzę merytoryczną i doświadczenie, które przełożyło się na stworzenie systemu ERP idealnie skrojonego pod nasze potrzeby.
Klient
branży kurierskiej
Mierzyliśmy się z usprawnieniem zarządzania obiegiem dokumentów, wynagrodzeniami, urlopami i czasem pracy.
Autorskie połączenie wdrożonego przez DahliaMatic Microsoft Dynamics 365F&O z demo systemu kadrowo-płacowego zwiększyło kontrolę nad aspektami kadrowymi, usprawniło współpracę między działami i umożliwiło nam kontrolę budżetu w czasie rzeczywistym.
Klient
branży edukacyjnej
Wraz z Octark pracowaliśmy nad stworzeniem i wdrożeniem Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego.
Realizacja projektu o takim poziomie złożoności i wykorzystywanego na tak dużą skalę to ogromne wyzwanie dla każdego wykonawcy. Nam się udało dzięki determinacji zespołu i maksymalnym skupieniu na osiągnięciu założonego celu Klienta.
Jan Pirogronowicz
Adrenalina Consulting
Z Octark współpracujemy nieprzerwanie od 2017 roku głównie w obszarach zaawansowanej analityki danych oraz sztucznej inteligencji.
Po wielu godzinach spędzonych na wspólnych spotkaniach możemy potwierdzić, że jest to firma godna polecenia do współpracy w zakresie budowy rozwiązań IT.
Łukasz Bałkowiec
SAS Institute
Wyzwaniem jest skala działania i dynamicznie zmieniające się przepisy prawa.
W środowisku, gdzie decyzje polityczne często wymagają błyskawicznej implementacji zmian na ogromną skalę, znaleźliśmy partnera, który potrafi sprostać tym wyzwaniom. Dzięki systematycznej modernizacji systemu Oracle e-Business Suite i wprowadzaniu nowych funkcjonalności zapewniamy nieprzerwane wsparcie dla prawie 1000 użytkowników i milionów beneficjentów naszych działań. To partnerstwo oparte na doświadczeniu, które przetrwało próbę czasu.
Klient
branży administracji publicznej
Konieczność upgrade’u Oracle e-Business Suite i utrata modułu HR postawiła nas w trudnej sytuacji.
Na pewnym etapie współpracy przestaliśmy być klientem i usługodawcą, zaczęliśmy być zespołem. Skomplikowana reimplementacja modułu kadr i płac to dowód ich technologicznych kompetencji, ale to zaangażowanie i zrozumienie naszego biznesu cenimy najbardziej. Wspólnie budujemy rozwiązanie, które nazywamy 'ERP 2.0' - system na miarę naszych globalnych ambicji.
Klient
branży farmaceutycznej
Wieloletnia współpraca z DahliaMatic to dla nas poczucie bezpieczeństwa i pewność, że system SAP będzie gotowy do pracy każdego dnia.
Profesjonalizm i trwałe relacje, które wspólnie zbudowaliśmy przez lata, sprawiają, że ze spokojem powierzamy DahliaMatic kolejne projekty. Konsultanci DahliaMatic stali się integralną częścią naszej organizacji.
Klient
branży paliwowej
Nasz łańcuch dostaw rósł dynamicznie i wymagał bardziej zintegrowanego rozwiązania.
Potrzebowaliśmy systemu, który będzie elastyczny, szybki i gotowy na integrację z naszymi kanałami sprzedaży. Softlab ERP pomógł nam uporządkować procesy, przyspieszyć realizację zamówień i zapewnić spójność danych w całej organizacji.
Klient
branży FMCG