Im wcześniej zaprezentujemy system użytkownikom, tym większe mamy szanse na sukces wdrożenia. Kilka słów o warsztatach CRP.

Kompleksowe rozwiązania informatyczne przestały być zarezerwowane dla dużych korporacji. Coraz częściej korzyści z ich wykorzystania zauważają również średnie i małe przedsiębiorstwa. Jednak niezmiennie i niezależnie od wielkości organizacji implementacja nowego systemu jest krokiem w nieznane i często budzi niepokój wśród użytkowników kluczowych. Z kolei niepokój ten może przerodzić się w niedocenienie możliwości jakie daje wdrażany system, a niejednokrotnie negowania możliwości jego użycia bez daleko idących dostosowań. W odpowiedzi na trudności napotykane podczas realizacji projektów i wynikające ze wspomnianego czynnika ludzkiego opracowano sposoby, dzięki którym przebieg i organizacja prac uwzględnia czynny udział użytkowników kluczowych.  Jednym z nich, rekomendowanym przez największych dostawców rozwiązań informatycznych na świecie i często wykorzystywaną przez DahliaMatic, są warsztaty CRP (Conference Room Pilot).

Warsztaty CRP – jak to działa?[1]

Kluczowym założeniem jest udostępnienie użytkownikom jako punktu wyjścia standardowej wersji systemu. Dzięki temu mają możliwość zapoznania się ze standardową aplikacją sparametryzowaną [2] pod ich potrzeby bez dodatkowych modyfikacji

Dzięki takiemu podejściu decyzja o konieczności zbudowania modyfikacji zapada nie na podstawie dokumentacji projektowej, a w oparciu o praktyczne doświadczenia z pracy w systemie. Ułatwia to użytkownikom świadome wskazanie luk funkcjonalnych lub zgłoszenia konieczności poprawy ergonomii systemu w sytuacji, gdy jest to uzasadnione. Pozwala to na ograniczenie pracochłonności i czasochłonności przedsięwzięcia a przez to redukcję kosztów zarówno samego wdrożenia, jak i późniejszego utrzymania i rozwoju.

Czym się różnią warsztaty CRP od testów UAT?

Warsztaty CRP bywają mylnie utożsamiane z przeprowadzeniem testów akceptacyjnych (User Acceptance Testing – UAT). Obydwa działania opierają się na weryfikacji sposobu funkcjonowania systemu i zgłaszania uwag, jednak zbyt wiele je różni, aby można było stosować te pojęcia zamiennie. Warsztaty CRP przeprowadzane są po to, by zademonstrować klientowi działanie systemu i jednocześnie wykryć niedoskonałości w trakcie jego budowy. Jest to podejście, które ułatwia użytkownikom zrozumienie funkcjonowania nowego narzędzia i jednocześnie daje dostawcom feedback, co ułatwia i usprawnia współpracę zwiększając tym samym szanse na pozytywne zakończenie projektu. Natomiast celem testów akceptacyjnych UAT jest formalne potwierdzenie, że finalnie dostarczone oprogramowanie jest odpowiedniej jakości i spełnia zgłoszone przez klienta wymagania.

[1] Migracje i integracje zostały opisane jako development, w związku z czym nie są wyodrębnione na diagramie.

[2] Parametryzacja – ustawianie aplikacji standardowej bez modyfikacji (dorabiania nowych funkcjonalności).