Według badań przeprowadzonych przez Deloitte – arkusz kalkulacyjny Excel nadal pozostaje głównym narzędziem pracy dla większości organizacji. Podczas planowania, budżetowania i prognozowania wykorzystywany jest przez prawie 75% firm. Badania przeprowadzone przez EuSPRIG wykazały, że ponad 90 procent arkuszy kalkulacyjnych organizacji zawiera błędy. A co gorsza, połowa modeli używanych w dużych firmach ma poważne wady merytoryczne. W świetle tych danych, coraz więcej firm zaczyna zastanawiać się, czy nadal polegać na Excelu, czy też przyszedł czas na przejście na bardziej zaawansowane rozwiązania – takie jak systemy ERP.
Kiedy zdecydować się na przejście z Excela do ERP?
Przejście z arkuszy kalkulacyjnych takich jak Excel na system ERP (Enterprise Resource Planning) to strategiczna decyzja wymagająca uwagi i analizy wielu czynników. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, kiedy najlepiej dokonać takiego przejścia. Zależy to od specyfiki działalności firmy, jej potrzeb i poziomu rozwoju. Istnieją jednak pewne sygnały, które wskazują, że nadszedł czas na wdrożenie systemu ERP w organizacji.
-
Złożone procesy biznesowe
Złożone procesy biznesowe to sekwencje operacji, decyzji i działań, które przebiegają przez różne obszary działalności firmy, charakteryzując się wysokim stopniem skomplikowania i zależności między nimi. Takie procesy mogą obejmować zarządzanie zamówieniami, kontrolę zapasów, a ich realizacja często wymaga wielu ręcznych interwencji, co naraża organizację na ryzyko błędów, opóźnień i nieefektywności. Gdy istniejące procesy są zbyt złożone i wymagają automatyzacji oraz integracji – z pomocą przychodzą systemy ERP, które oferują kompleksowe narzędzia do zarządzania niemal wszystkimi obszarami działalności, umożliwiając efektywną koordynację i optymalizację procesów biznesowych.
-
Integracja systemów i działów
Integracja systemów i działów polega na łączeniu różnych systemów informatycznych oraz obszarów funkcjonalnych w organizacji. Dzięki temu informacje i dane płynnie przepływają między nimi. Brak integracji izoluje dane i powoduje dublowanie pracy. Co więcej, prowadzi do niespójności informacji, co utrudnia zarządzanie i podejmowanie decyzji. Gdy systemy nie działają razem skutecznie, firma napotyka problemy operacyjne. Wtedy firma musi wdrożyć system ERP, aby szybko reagować na zmiany rynkowe.
-
Odgórny wymóg zwiększenia efektywności operacyjnej
Odgórny wymóg zwiększenia efektywności operacyjnej polega na narzuceniu przez zarząd lub właścicieli firmy konieczności poprawy wydajności w realizacji procesów biznesowych. Jest to zazwyczaj odpowiedź na rosnącą konkurencję, zmiany na rynku lub wzrost wymagań klientów. Taki sygnał może być bodźcem do wdrożenia systemu ERP w organizacji. System ERP umożliwia optymalizację procesów i eliminację zbędnych działań. Pomaga też poprawić wykorzystanie zasobów firmy. Dzięki temu firma może skupić się na kluczowych zadaniach. Może też zoptymalizować procesy i szybciej dostosowywać się do zmian rynkowych.
-
Rozrost firmy, skalowanie
Rozrost firmy to proces dynamicznego rozwoju, który często wiąże się z zwiększaniem zakresu działalności, rozszerzaniem rynków docelowych oraz zwiększaniem liczby klientów i transakcji. Gdy firma rośnie i skaluje swoje działania, może to generować większe zapotrzebowanie na zaawansowane narzędzia, takie jak system ERP. Rozwiązanie to umożliwia efektywne zarządzanie rosnącą liczbą transakcji oraz pracowników, a jednocześnie zapewnia spójność danych w organizacji.
-
Potrzeba lepszej kontroli i raportowania
Potrzeba lepszej kontroli i raportowania to sytuacja, w której firma odczuwa braki związane z monitorowaniem swoich działań oraz potrzebę generowania dokładnych i rzetelnych raportów biznesowych. Może to być wynikiem rosnącej złożoności operacji, braku spójności danych lub ograniczeń obecnych systemów informatycznych. W takim kontekście, wdrożenie systemu ERP staje się rozwiązaniem, które umożliwia centralizację i standaryzację zarządzania danymi oraz procesami biznesowymi.
Jak wygląda przejście z Excela na ERP?
Przejście z programu Excel na system ERP jest zazwyczaj złożonym procesem, który wymaga starannego planowania i wdrożenia. Pierwszym krokiem jest zrozumienie potrzeb firmy i ocena dostępnych na rynku rozwiązań ERP. Następnie firma wybiera system ERP, który najlepiej odpowiada jej potrzebom. Kolejnym krokiem jest przeniesienie danych z arkuszy kalkulacyjnych do nowego systemu i dostosowanie procesów biznesowych do funkcjonalności, jaką zapewnia ERP. Wdrożenie systemu ERP wymaga zaangażowania kierownictwa, IT i użytkowników końcowych.
Zastanawiasz się jak dobrać system ERP do potrzeb firmy? Sprawdź, jak wybrać ERP w 2024 roku.
Najważniejsze różnice – Excel kontra ERP
W biznesie istnieją kluczowe różnice między wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego Excela, a zastosowaniem kompleksowego systemu ERP. Rozważając te różnice, można dostrzec, jak każde narzędzie wpływa na efektywność operacyjną i zarządzanie danymi w organizacji.
-
Zastosowanie:
Excel: Jest to arkusz kalkulacyjny, który można używać do tworzenia prostych i skomplikowanych baz danych, raportów, analiz i innych zadań obliczeniowych. Excel jest często stosowany do analizy, budżetowania i tworzenia harmonogramów.
Systemy ERP: Jest kompleksowym oprogramowaniem służącym do zarządzania zasobami organizacji, takimi jak finanse, zaopatrzenie, produkcja, kadry, relacje z klientami itp.
-
Integracja:
Excel: Użytkownicy mogą mieć trudności z integrowaniem danych z Excela z innymi systemami. To może powodować ryzyko wycieków lub naruszeń bezpieczeństwa podczas przenoszenia danych między platformami. Ponadto, dane w Excelu mogą użytkownicy narażać na utratę lub kradzież.
Systemy ERP: Systemy ERP często integrują się z innymi systemami biznesowymi, takimi jak systemy CRM (Customer Relationship Management) czy systemy finansowe. Integracja ta może być zarządzana w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych, a dane przesyłane między systemami mogą być szyfrowane i kontrolowane. Systemy ERP zazwyczaj zapewniają również zaawansowane mechanizmy zabezpieczania danych.
-
Analiza i raportowanie
Excel: Excel oferuje bogate możliwości analizy danych i tworzenia raportów, ale wymaga ręcznego zbierania, przetwarzania i aktualizowania danych.
Systemy ERP: Systemy ERP często mają wbudowane narzędzia do analizy danych i generowania raportów biznesowych. Dane są zazwyczaj dostępne w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybką analizę i podejmowanie decyzji opartych na danych.
-
Skalowalność:
Excel: Excel jest łatwo dostępny i stosunkowo tani, ale może być ograniczony w skali działania, szczególnie w przypadku dużych firm.
Systemy ERP: Systemy ERP mogą być drogie w wdrożeniu, ale są skalowalne i mogą obsługiwać potrzeby nawet największych organizacji. Dostępność danych w systemach ERP jest również kontrolowana, co oznacza, że można nadawać różne poziomy dostępu dla różnych użytkowników.
-
Automatyzacja procesów:
Excel: Excel oferuje pewną możliwość automatyzacji procesów za pomocą makr i skryptów VBA (Visual Basic for Applications).
Systemy ERP: Systemy ERP zapewniają znacznie bardziej zaawansowaną automatyzację procesów biznesowych. Oferują one wbudowane mechanizmy automatyzacji, które umożliwiają zdefiniowanie i wykonywanie automatycznych operacji w różnych obszarach działalności firmy.
Zastanawiasz się and przenosinami z Excela do ERP lub poszukujesz rozwiązania dopasowanego do Twoich potrzeb? Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów.
Podsumowanie
Wybór pomiędzy Excelem a systemem ERP to jeden z najważniejszych kroków zapewniających biznesowi sukces i konkurencyjność. Dlatego decyzja o wyborze odpowiedniego rozwiązania powinna opierać się na rozpoznaniu indywidualnych potrzeb i możliwości każdej organizacji, a także uwzględniać zarówno korzyści, jak i wyzwania. Warto także pamiętać, że transformacja cyfrowa to proces wymagający zaangażowania, planowania i ciągłego doskonalenia, aby firmy mogły nadążać za zmieniającym się otoczeniem biznesowym i prosperować w dynamicznym świecie.
