Według badań przeprowadzonych przez Deloitte – arkusz kalkulacyjny Excel nadal pozostaje głównym narzędziem pracy dla większości organizacji. Podczas planowania, budżetowania i prognozowania wykorzystywany jest przez prawie 75% firm.  Badania przeprowadzone przez EuSPRIG wykazały, że ponad 90 procent arkuszy kalkulacyjnych organizacji zawiera błędy, a co gorsza, połowa modeli używanych w dużych firmach ma poważne wady merytoryczne. W świetle tych danych, coraz więcej firm zaczyna zastanawiać się, czy nadal polegać na Excelu, czy też przyszedł czas na przejście na bardziej zaawansowane rozwiązania – takie jak systemy ERP.

Kiedy zdecydować się na przejście z Excela do ERP?

Przejście z arkuszy kalkulacyjnych takich jak Excel na system ERP (Enterprise Resource Planning) to strategiczna decyzja wymagająca uwagi i analizy wielu czynników. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, kiedy najlepiej dokonać takiego przejścia. Zależy to od specyfiki działalności firmy, jej potrzeb i poziomu rozwoju. Istnieją jednak pewne sygnały, które wskazują, że nadszedł czas na wdrożenie systemu ERP w organizacji.

1. Złożone procesy biznesowe

Złożone procesy biznesowe to sekwencje operacji, decyzji i działań, które przebiegają przez różne obszary działalności firmy, charakteryzując się wysokim stopniem skomplikowania i zależności między nimi. Takie procesy mogą obejmować zarządzanie zamówieniami, kontrolę zapasów, a ich realizacja często wymaga wielu ręcznych interwencji, co naraża organizację na ryzyko błędów, opóźnień i nieefektywności. Gdy istniejące procesy są zbyt złożone i wymagają automatyzacji oraz integracji – z pomocą przychodzą systemy ERP, które oferują kompleksowe narzędzia do zarządzania niemal wszystkimi obszarami działalności, umożliwiając efektywną koordynację i optymalizację procesów biznesowych.

2. Integracja systemów i działów

Integracja systemów i działów polega na łączeniu różnych systemów informatycznych oraz obszarów funkcjonalnych wewnątrz organizacji w celu umożliwienia płynnego przepływu informacji i danych między nimi. Brak integracji może prowadzić do izolacji danych, dublowania pracy oraz braku spójności w przepływie informacji, co utrudnia efektywne zarządzanie i podejmowanie strategicznych decyzji. Gdy istniejące w organizacji systemy i działalność są nieskutecznie zintegrowane i prowadzi to do problemów operacyjnych ograniczając możliwość szybkiej reakcji na zmiany rynkowe konieczne może okazać się wdrożenie systemu ERP.

3. Odgórny wymóg zwiększenia efektywności operacyjnej

Odgórny wymóg zwiększenia efektywności operacyjnej polega na narzuceniu przez zarząd lub właścicieli firmy konieczności poprawy wydajności w realizacji procesów biznesowych. Jest to zazwyczaj odpowiedź na rosnącą konkurencję, zmiany na rynku lub wzrost wymagań klientów. Taki sygnał może być dla organizacji bodźcem do wdrożenia systemu ERP, który umożliwia optymalizację procesów, eliminację zbędnych działań oraz poprawę wykorzystania zasobów. Dzięki temu firma może skoncentrować się na kluczowych zadaniach, zoptymalizować swoje procesy i szybciej dostosowywać się do zmieniających się warunków rynkowych.

4. Rozrost firmy, skalowanie

Rozrost firmy to proces dynamicznego rozwoju, który często wiąże się z zwiększaniem zakresu działalności, rozszerzaniem rynków docelowych oraz zwiększaniem liczby klientów i transakcji. Gdy firma rośnie i skaluje swoje działania, może to generować większe zapotrzebowanie na zaawansowane narzędzia, takie jak system ERP.  Rozwiązanie to umożliwia efektywne zarządzanie rosnącą liczbą transakcji, pracowników oraz złożonymi procesami biznesowymi, zapewniając jednocześnie spójność danych i informacji w całej organizacji.

5. Potrzeba lepszej kontroli i raportowania

Potrzeba lepszej kontroli i raportowania to sytuacja, w której firma odczuwa braki związane z monitorowaniem swoich działań oraz potrzebę generowania dokładnych i rzetelnych raportów biznesowych. Może to być wynikiem rosnącej złożoności operacji, braku spójności danych lub ograniczeń obecnych systemów informatycznych. W takim kontekście, wdrożenie systemu ERP staje się rozwiązaniem, które umożliwia centralizację i standaryzację zarządzania danymi oraz procesami biznesowymi.

Jak wygląda przejście z Excela na ERP?

Przejście z programu Excel na system ERP jest zazwyczaj złożonym procesem, który wymaga starannego planowania i wdrożenia. Pierwszym krokiem jest zrozumienie potrzeb firmy i ocena dostępnych na rynku rozwiązań ERP. Następnie firma wybiera system ERP, który najlepiej odpowiada jej potrzebom. Kolejnym krokiem jest przeniesienie danych z arkuszy kalkulacyjnych do nowego systemu i dostosowanie procesów biznesowych do funkcjonalności, jaką zapewnia ERP. Wdrożenie systemu ERP wymaga zaangażowania kierownictwa, IT i użytkowników końcowych.

Zastanawiasz się jak dobrać system ERP do potrzeb firmy? Sprawdź, jak wybrać ERP w 2024 roku.

Najważniejsze różnice – Excel kontra ERP

W biznesie istnieją kluczowe różnice między wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego Excela, a zastosowaniem kompleksowego systemu ERP. Rozważając te różnice, można dostrzec, jak każde narzędzie wpływa na efektywność operacyjną i zarządzanie danymi w organizacji.

• Zastosowanie:

Excel: Jest to arkusz kalkulacyjny, który można używać do tworzenia prostych i skomplikowanych baz danych, raportów, analiz i innych zadań obliczeniowych. Excel jest często stosowany do analizy, budżetowania i tworzenia harmonogramów.

Systemy ERP:  Jest kompleksowym oprogramowaniem służącym do zarządzania zasobami organizacji, takimi jak finanse, zaopatrzenie, produkcja, kadry, relacje z klientami itp.

• Integracja:

Excel: Dane w Excelu mogą być trudne do integrowania z innymi systemami, co może prowadzić do ryzyka niepożądanych wycieków lub naruszeń bezpieczeństwa, gdy dane są przenoszone między różnymi platformami. Dane w Excelu mogą być narażone na ryzyko utraty lub kradzieży.

Systemy ERP: Systemy ERP często integrują się z innymi systemami biznesowymi, takimi jak systemy CRM (Customer Relationship Management) czy systemy finansowe. Integracja ta może być zarządzana w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych, a dane przesyłane między systemami mogą być szyfrowane i kontrolowane. Systemy ERP zazwyczaj zapewniają również zaawansowane mechanizmy zabezpieczania danych.

• Analiza i raportowanie

Excel:  Excel oferuje bogate możliwości analizy danych i tworzenia raportów, ale wymaga ręcznego zbierania, przetwarzania i aktualizowania danych.

Systemy ERP: Systemy ERP często mają wbudowane narzędzia do analizy danych i generowania raportów biznesowych. Dane są zazwyczaj dostępne w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybką analizę i podejmowanie decyzji opartych na danych.

• Skalowalność:

Excel: Excel jest łatwo dostępny i stosunkowo tani, ale może być ograniczony w skali działania, szczególnie w przypadku dużych firm.

Systemy ERP: Systemy ERP mogą być drogie w wdrożeniu, ale są skalowalne i mogą obsługiwać potrzeby nawet największych organizacji. Dostępność danych w systemach ERP jest również kontrolowana, co oznacza, że można nadawać różne poziomy dostępu dla różnych użytkowników.

• Automatyzacja procesów:

Excel: Excel oferuje pewną możliwość automatyzacji procesów za pomocą makr i skryptów VBA (Visual Basic for Applications).

Systemy ERP: Systemy ERP zapewniają znacznie bardziej zaawansowaną automatyzację procesów biznesowych. Oferują one wbudowane mechanizmy automatyzacji, które umożliwiają zdefiniowanie i wykonywanie automatycznych operacji w różnych obszarach działalności firmy.

Zastanawiasz się and przenosinami z Excela do ERP lub poszukujesz rozwiązania dopasowanego do Twoich potrzeb? Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów.

Podsumowanie

Wybór pomiędzy Excelem a systemem ERP to jeden z najważniejszych kroków zapewniających biznesowi sukces i konkurencyjność. Dlatego decyzja o wyborze odpowiedniego rozwiązania powinna opierać się na rozpoznaniu indywidualnych potrzeb i możliwości każdej organizacji, a także uwzględniać zarówno korzyści, jak i wyzwania. Warto także pamiętać, że transformacja cyfrowa to proces wymagający zaangażowania, planowania i ciągłego doskonalenia, aby firmy mogły nadążać za zmieniającym się otoczeniem biznesowym i prosperować w dynamicznym świecie.