Platforma Cyfryzacji Procesów w firmie produkcyjnej. Czym jest i jak na niej zyskać?

Czwarta rewolucja przemysłowa (koncepcja Przemysłu 4.0.) stawia przed przedsiębiorstwami coraz to nowsze wyzwania. Zmiany technologiczne wymuszają na pracownikach uczenie się nowych umiejętności, a przekształcenia zachodzące w otoczeniu biznesowym nie są już niczym nadzwyczajnym. W konsekwencji decydenci wielu firm uznają, że dzisiejszy świat przechodzi nieodwracalne zmiany.  

By wspierać pracowników coraz większa liczba przedsiębiorstw, zwłaszcza tych z branży produkcyjnej, sięga więc po rozwiązania informatyczne oparte na kulturze lean management. Ich zadaniem jest m.in. eliminacja działań i procesów, które nie przynoszą wartości, koncentracja na potrzebach i oczekiwaniach klientów oraz dążenie do stałego ulepszania procesów, produktów i usług. Jednym z takich rozwiązań jest Platforma Cyfryzacji Procesów znana również jako Elektroniczny Obieg Dokumentów.  

Czym jest Platforma Cyfryzacji Procesów i czy jest to odpowiedź na obecne zapotrzebowanie decydentów? Przyjrzyjmy się dokładniej możliwościom rozwojowym przedsiębiorstw z branży produkcyjnej i oceńmy jaką rolę może odegrać w nich automatyzacja. 

Czym jest Platfoma Cyfryzacji Procesów (PCP)? 

Platforma Cyfryzacji Procesów (PCP) lub inaczej Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) to jeden z najważniejszych aspektów Przemysłu 4.0. To nic innego niż system informatyczny oparty na mechanizmie workflow służący do kontrolowania przepływu zadań i dokumentów w przedsiębiorstwie. Umożliwia firmom bezpieczne udostępnianie dokumentów drogą elektroniczną, dzięki czemu przedsiębiorstwa oszczędzają czas i pieniądze.  

Automatyzacja jest kluczową cechą Przemysłu 4.0, ponieważ umożliwia produkcję wysokiej jakości produktów w krótszym czasie i przy niższych kosztach. Maszyny i urządzenia są połączone w sieci, dzięki czemu mogą komunikować się między sobą i z systemami informatycznymi. Zabieg ten umożliwia zdalne zarządzanie i monitorowanie procesów produkcyjnych. 

Platforma Cyfryzacji Procesów upraszcza również proces obiegu dokumentów jednocześnie eliminując potrzebę tworzenia papierowych kopii. 

Do głównych cech PCP zaliczamy: 

• automatyczne kierowanie dokumentacji do odpowiednich osób,  
• śledzenie dokumentów w czasie rzeczywistym,  
• konfigurowalne reguły przepływu pracy, 
• bezpieczne przechowywanie dokumentów,  
• automatyczne powiadomienia.  

Dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów organizacje mogą stworzyć wydajny system obiegu dokumentów bez konieczności polegania na ręcznych procesach.  

Wyzwania firm produkcyjnych 

Dzisiejszy niezwykle nasycony i konkurencyjny rynek jest trudnym środowiskiem do przetrwania, chyba że nieustannie dąży się do szybszej, lepszej, bardziej przyjaznej dla klienta, a przede wszystkim terminowej produkcji. Utwierdza to decydentów w konieczności zastosowania automatyzacji oraz kultury Lean management w firmach. 

Urządzenia i systemy produkcyjne generują ogromne ilości danych. Najważniejszym wyzwaniem jest więc połączenie ich w jedno, ujednolicone środowisko, które umożliwia szybsze i bardziej elastyczne podejmowanie decyzji. 

Dokumentacja papierowa oraz elektroniczna to również nieodłączna część funkcjonowania każdej firmy produkcyjnej. Bardzo często ich obsługa jest procesem kłopotliwym, długotrwałym i podatnym na ludzkie błędy. Warto podkreślić, że przedsiębiorstwa podejmujące się próby budowania przewagi konkurencyjnej na rynku powinny zwrócić szczególną uwagę nie tylko na jakość świadczonych usług, ale również na czas ich wykonania. Dlatego też coraz bardziej popularnym rozwiązaniem w sektorze produkcyjnym staje się Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD). 

Usprawnienie obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie produkcyjnym wymaga elastycznego rozwiązania, które jest w stanie dostosować się do zmian organizacyjnych. Najlepszym obecnie wyborem jest Platforma Cyfryzacji Procesów oparta o low-code, która pozwala budować aplikacje biznesowe personalizowane i dostosowane do specyficznych potrzeb firmy. 

Korzyści z wdrożenia EOD w przedsiębiorstwie 

Platforma Cyfryzacji Procesów rewolucjonizuje sektor przemysłowy. PCP może być stosowana w firmach produkcyjnych w celu usprawnienia przepływu pracy i zwiększenia produktywności. Innowacja ta umożliwia firmom:  

• zautomatyzowanie dowolnego procesu produkcyjnego, 
• obniżenie kosztów operacyjnych, 
• uporządkowanie dokumentacji firmowej, 
• zredukowanie kosztu jednostkowego produktu, 
• zapewnienie wzrostu efektywności pracowników, 
• łatwe przeprowadzenie integracji systemów, 
• zagwarantowanie bezpieczeństwa danych w firmie. 

PCP usprawnia również procesy takie jak weryfikowanie, zatwierdzanie i podpisywanie – zapewniając przy tym zgodność z obecnymi przepisami prawnymi.  

Dzięki Elektronicznemu Obiegowi dokumenty można bezpiecznie udostępniać i przechowywać w jednym repozytorium, umożliwiając użytkownikom dostęp do nich z dowolnego miejsca z połączeniem internetowym. Elektroniczny Obieg Dokumentów zapewnia również bezpieczną platformę do wymiany dokumentów cyfrowych między stronami. Eliminuje to potrzebę posiadania fizycznych pism i zmniejsza ryzyko utraty lub manipulacji danymi. Dodatkowo pozwala firmom śledzić obieg dokumentów w czasie rzeczywistym, poprawiając w ten sposób wydajność i dokładność operacyjną. Poza obniżeniem poziomu kosztów dzięki oszczędnościom opartym o zmniejszone zużycie papieru i koszty druku, poprawie ulega również obsługa klienta. 

Amerykańska firma badawcza Global Market Insights zajmująca się analizą rynków przygotowała raport „Electronic Document Management System Market„, który przedstawia korzyści wynikające z wdrożenia EOD w przedsiębiorstwie. 

• Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi może zmniejszyć koszty administracyjne o 30-50%,  
• Dzięki EOD czas potrzebny na wyszukanie dokumentu może zostać skrócony o około 80%. 
• Wprowadzenie EOD do sektora przemysłowego może zwiększyć efektywność procesów biznesowych nawet o 60%. 
• Według raportu, zastosowanie systemów Elektronicznego Obiegu Dokumentów może przyspieszyć przetwarzanie dokumentów o około 90%, co prowadzi do oszczędności czasu i kosztów dla przedsiębiorstw. 
• Firmy mogą oszczędzić nawet 25% kosztów związanych z ochroną dokumentów dzięki zastosowaniu systemów EOD. 

Czy PCP to rozwiązanie dla mojej firmy? 

Wszystkie powyższe zalety sprawiają, że Platforma Cyfryzacji Procesów jest atrakcyjną opcją dla wielu organizacji, nie tylko z branży produkcyjnej. Jeśli zastanawiasz się czy Elektroniczny Obieg Dokumentów to rozwiązanie dla Twojej firmy spróbuj odpowiedzieć na poniższe pytania: 

• Czy firma chciałaby eliminować działania i procesy, które nie przynoszą wartości dla klienta i przedsiębiorstwa? 
• Czy przedsiębiorstwo potrzebuje nowoczesnych narzędzi do budowania i wspomagania kultury Lean? 
• Czy w firmie występują „wąskie gardła”, które opóźniają wykonywanie procesów produkcyjnych?  
• Czy przedsiębiorstwo zmaga się z okresowymi wahaniami dokumentów do przeprocesowania? 
• Czy obsługa dokumentacji w firmie zajmuje zbyt dużo czasu? 
• Czy występują opóźnienia lub trudności z dotrzymywaniem terminów umów? 
• Czy firma potrzebuje wsparcia w zapewnieniu zgodności wykonywanych procesów z przepisami prawnymi? 
• Czy firma potrzebuje wsparcia w czynnościach maksymalizujących wartość dla klienta? 
• Czy pracownicy zgłaszają problemy związane z monitorowaniem i raportowaniem dokumentów? 
• Czy występują trudności w archiwizacji dokumentów i zabezpieczeniu akt pracowniczych? 

Jeśli chociaż raz odpowiedziałeś „tak” na któreś z powyższych pytań – zapoznaj się z naszym bezpłatnym e-bookiem, zawierającym informacje na temat zadań i procesów, które z powodzeniem możemy wspólnie poddać cyfryzacji i automatyzacji.  

Wykorzystaj dedykowane urządzenia Platformy Cyfryzacji Procesów jako narzędzia do budowania kultury Lean w Twoim przedsiębiorstwie. Już dziś identyfikuj i ograniczaj marnotrawstwo zapewniając swojej organizacji ciągłe doskonalenie oraz wzrost zaangażowania wśród pracowników.