TL;DR: Dzięki przygotowaniu firmy przed startem projektu wdrożeniowego szybciej osiągniesz korzyści wynikające z nowego systemu, ponadto unikniesz opóźnień i ograniczysz część nieprzewidzianych kosztów. Powołaj zespół projektowy, zapewnij mu przestrzeń do pracy i upewnij się, że zna metodykę pracy ustaloną z partnerem wdrożeniowym. Uporządkuj dane i procesy biznesowe, które będą przenoszone do nowego systemu. Zrozum działanie wdrażanego ERP i przeprowadź szkolenia dla kluczowych interesariuszy. Przygotuj infrastrukturę IT.
_____________________________________________________________________________________
Posłuchaj poprzedniego odcinka podcastu:
Odcinek #1: Wdrożenie systemu ERP
W poprzednim odcinku rozmawialiśmy o powodach, dla których wyznaczenie mierzalnych celów wdrożenia systemu ERP jest ważne.
Ten odcinek znajdziesz na naszych kanałach na:
🎧YouTube: Wdrożenie systemu ERP – koszt czy inwestycja?
🎧 Spotify: Wdrożenie systemu ERP – koszt czy inwestycja?
_____________________________________________________________________________________
Co poruszymy w tym artykule?
- korzyści wynikające z przygotowania organizacji przed rozpoczęciem wdrożenia
- działania praktyczne, które warto podjąć przed startem projektu
Dlaczego warto przygotować firmę do wdrożenia systemu ERP?
Wdrożenie systemu ERP wiąże się z wieloma zmianami w firmie, z którymi będziemy mieć do czynienia już na starcie projektu wdrożeniowego. Część z naszych pracowników zmierzy się z połączeniem codziennej pracy z nowymi obowiązkami projektowymi. Co więcej, większość nie będzie posiadać doświadczenia w realizacji podobnego projektu. Dane gromadzone na przestrzeni lat, przed migracją do nowego systemu, będą wymagać uporządkowania. W rezultacie to wszystko będzie kosztować nas dodatkowy czas i fundusze.
Organizacje, które przygotują się do projektu wdrożeniowego przed jego uruchomieniem zyskują:
- większą kontrolę nad realizacją prac,
- podejmują łatwiej, szybciej i przede wszystkim bardziej świadome decyzje projektowe,
- unikają niepotrzebnych przestojów,
- szybciej osiągają cele i korzyści wynikające z wdrożenia nowego systemu,
- oszczędzają czas i budżet.
Co zyska Twoja firma dzięki dobremu przygotowaniu do wdrożenia ERP?
Zanim przejdziemy do uruchomienia projektu, warto zdać sobie sprawę, że jest to ostatni moment, w którym nie obowiązują nas jeszcze deadline’y projektowe oraz nie ponosimy dodatkowych kosztów związanych z zakupem i serwisowaniem nowego oprogramowania. Daje nam to przestrzeń, aby bez presji czasowej i finansowej przeprowadzić działania, które nie tylko przygotują nas do realizacji projektu wdrożeniowego, ale też ułatwią jego przebieg i umożliwią uniknięcie niepotrzebnych i kosztowych przestojów projektowych. Działania te warto przeprowadzić w porozumieniu z wybranym dostawcą, który wesprze nas w działaniu.
Jak przygotować zespół do wdrożenia ERP?
Wdrożenie nowego systemu ERP będzie wiązało się ze znaczącym wysiłkiem dla organizacji. Poza codziennymi obowiązkami, zespół zostanie zobowiązany do wykonania nowych zadań, które jak często okazuje się, wykonują po raz pierwszy. Warto więc wziąć pod uwagę, że będą potrzebować więcej czasu na ich realizację. Jeśli nie zapewnimy pracownikom odpowiedniego wsparcia wcześniej uzyskanie założonych celów odsunie się w czasie, będzie trudniejsze oraz kosztowniejsze.
Praktyczne działania przed wdrożenia systemu ERP
Przejdźmy do części praktycznej. Przygotowana przez nas lista to zestaw gotowych działań, które znacząco ułatwią i przyspieszą wdrożenie nowego systemu ERP. Zasada jest prosta – im więcej punktów z niej zrealizujesz, tym szybciej i z mniejszym kosztem osiągniesz wyznaczone cele. Pomocny może tu być również nasz artykuł „Jak formułować wymagania do systemu”. Nie jest to oczywiście zestaw zamknięty, ani obowiązkowy do wykonania. Możesz go dowolnie modyfikować, tak aby była jak najlepiej dopasowana do potrzeb Twojej firmy.
-
Ustal zespół projektowy przed wdrożeniem ERP
- ustal skład zespołu biorącego udział we wdrożeniu,
- określ zakres odpowiedzialności każdego członka zespołu,
- oszacuj, w jakim wymiarze godzin każda osoba z zespołu powinna być zaangażowana w projekt.
Dodatkowo:
- rozważ odciążenie zespołu projektowego od codziennych obowiązków zatrudniając dodatkowe osoby, które na czas projektu przejmą część ich obowiązków,
- rozważ zasilenie zespołu projektowego osobami z zewnątrz z doświadczeniem w realizacji projektów wdrożeniowych,
- zaplanuj odpowiedni czas na wprowadzenie do organizacji nowych osób,
- zadbaj, aby zespół wdrożeniowy znał i rozumiał metodykę pracy.
-
Poznaj możliwości wdrażanego systemu ERP:
- zapoznaj się z możliwościami ERP przed jego wdrożeniem,
- zorganizuj szkolenia dla kluczowych osób zaangażowanych w projekt,
- opracuj plan kont i zasady zarządzania nimi.
-
Zmapuj procesy biznesowe przed migracją:
- zidentyfikuj i uzupełnij luki w przebiegu procesów,
- wprowadź automatyzację tam gdzie to możliwe,
- zdecyduj, które procesy przenieść do nowego systemu,
- wprowadź niezbędne modyfikacje przed przeniesieniem procesów.
-
Uporządkuj dane – inwentaryzacja przed wdrożeniem ERP:
- usuń duplikaty,
- uporządkuj indeksy,
- napraw lub usuń błędy,
- pozbądź się przestarzałych danych, które nie będą przenoszone,
- zunifikuj nazewnictwo, jeśli łączysz dane z różnych systemów.
-
Sprawdź infrastrukturę IT pod kątem wdrożenia systemu ERP:
- dostosuj infrastrukturę do wymogów nowego systemu,
- przygotuj zespół IT do wdrożenia nowych narzędzi.
-
Oceń ryzyka i zidentyfikuj opór przed wdrożeniem ERP:
- ustal priorytety projektu i elementy, z których możesz zrezygnować,
- zidentyfikuj osoby przeciwne realizacji wdrożenia ERP i odsuń je od projektu.
Każdy z punktów szczegółowo omawiamy i poszerzymy podczas drugiego odcinka podcastu Odkoduj wdrożenie ERP. Znajdziesz w nim wyjaśnienie dlaczego warto je przeprowadzić i w jaki sposób wpłyną na przebieg wdrożenia nowego systemu ERP w Twojej firmie. Co więcej, przygotowana przez nas lista sprawdzi się praktycznie podczas większości projektów informatycznych.
Posłuchaj pełnej rozmowy z drugiego odcinka podcastu Odkoduj wdrożenie ERP i sprawdź, jak uniknąć błędów już na starcie projektu.
🎧YouTube: Przygotuj firmę przed startem wdrożenia ERP.
🎧 Spotify: Przygotuj firmę przed startem wdrożenia ERP.
📝 Zobacz pełny transkrypt odcinka klikając tutaj.
