Do czyjej bramki gra doradca?

Rola doradcy w projekcie wdrożeniowym ERP

Doradca ERP nie powinien być wykonawcą ani decydentem, ale partnerem – takim, który wspiera organizację wiedzą, a nie przejmuje kontroli nad projektem. W tym odcinku podcastu „Odkoduj wdrożenie ERP” analizujemy rolę doradcy, jego wpływ na sukces projektu i błędy, których warto unikać.

O czym usłyszysz w odcinku?

• Kim naprawdę jest doradca ERP – i kim nie powinien być?
• Jak nie oddać mu za dużo władzy?
• Kiedy jego interes nie pokrywa się z interesem firmy?
• Jak skutecznie wykorzystać współpracę z doradcą, by wzmocnić projekt?

Transkrypcja, odcinek 3:

…Doradcy jak najbardziej mają swoją rolę do wykonania w projektach informatycznych, natomiast unikać należy sytuacji, w których to oni stają naprzeciwko dostawcy i to oni komunikują dostawcy, co jest potrzebne, jak ma to być robione, dlaczego tak ma być robione…

Dzień dobry. Zapraszam na kolejną część serii wykładów na temat tego, jak organizacja planująca wdrożyć system informatyczny, zrealizować projekt wdrożeniowy, może sama sobie pomóc w odniesieniu sukcesu, w zmniejszeniu kosztów i skróceniu czasu realizacji całego przedsięwzięcia.

Jaką rolę powinien pełnić doradca ERP?

Dzisiejszy odcinek będzie trochę nietypowy. Będzie się skupiał tylko i wyłącznie na jednej kwestii – roli doradcy ERP w procesach doboru, procesach definiowania celów, zakresów metodyk wdrożeniowych, jak również w trakcie samego wdrożenia. Żeby było jasne, doradcy są bardzo przydatnymi uczestnikami takiego przedsięwzięcia, natomiast często moim zdaniem nie do końca poprawnie definiujemy ich rolę. I nie do końca poprawnie delegujemy im zadania do wykonania w ramach prac zarówno przygotowawczych, jak i realizacyjnych. Sam często byłem doradcą, sam występowałem w takiej pozycji. Spotkałem wielu doradców, którzy bardzo fajnie się przyczynili, bardzo dobrze się przyczynili do sukcesu projektu, spotkałem takich, którzy byli olbrzymim utrudnieniem i nie ma prostej takiej recepty, jaki doradca jest dobry. Natomiast warto zastanowić się nad tym, jaką rolę powinien pełnić. I tutaj uważam, że nie powinno się podchodzić do tego w ten sposób, że doradca nam wymyśli nasze cele, doradca zrobi za nas zestaw wymagań, zrobi za nas definicję zakresu projektu. Jeżeli nie wiemy, co jest naszym celem, jeżeli nie wiemy, jakie cele chcemy uzyskać, jeżeli nie wiemy, w jakim zakresie chcemy zrealizować projekt informatyczny, no to może warto się zastanowić nad tym, czy chcemy ten projekt naprawdę robić.

Dlaczego nie warto oddawać decyzyjności doradcy?

Doradca jest w stanie podzielić się z nami swoim doświadczeniem na temat metodyki wdrożeniowej, jest w stanie uporządkować nasze myśli, jest w stanie ustrukturyzować nasze potrzeby zgłoszone przez kilka działów, oddziałów czy różnych spółek córek, które mamy w grupie kapitałowej, to na pewno. Natomiast nie powinniśmy na niego delegować odpowiedzialności i roli decydenta. Doradca powinien nam wyjaśnić, jak podejść do tych kwestii, niejako nauczyć nas tego i dać nam szansę, żebyśmy zrobili to samodzielnie, sprawnie, efektywnie i rozumiejąc, co chcemy uzyskać. Brzmi to może banalnie, natomiast tak często nie jest. I spotykamy się potem jako firma wdrażająca z wymaganiami przygotowanymi przez doradcę w oparciu o dokumentację standardową, którą doradca ma gdzieś na półce i ją potem wykorzystuje. I potem się okazuje, że spora część wymagań w ogóle nie ma nikogo, kto by się identyfikował z tymi wymaganiami. Nie mówiąc już o tym, żeby nam w szczegółach opowiedział, jak te wymagania mogłyby zostać zrealizowane, żeby spełniać oczekiwania klienta. Do tego nakłada się jednak taka sytuacja, w której nie do końca interes doradcy jest spójny z interesem klienta. No bo z punktu widzenia doradcy to najlepiej, żeby projekt trwał w nieskończoność, żeby doradca dostawał swoje pieniądze za usługi wsparcia. Do tego jeszcze trochę doradca występuje w takiej pozycji jak prawnik, który dba o interesy firmy, dba o interesy zamawiającego lub dostarczyciela, dba o interesy firmy, która go zatrudniła i trochę nie jest zainteresowany tym, czy jego ocena, czy jego sugestie, czy jego postulaty nie powodują, że całe przedsięwzięcie jest nie do zrealizowania. Także są to bardzo rzadkie przypadki, natomiast zdarzają się i wtedy rola doradcy jest przeciw skuteczna. Zamiast pomóc w sprawnym przeprowadzeniu całego procesu, to mamy tutaj do czynienia z de facto destrukcyjnym działaniem. Jest to rzadki przypadek, natomiast się zdarza.

Dobrze zaprojektowana współpraca

Tak jak wspomniałem na początku, mam też bardzo dobre doświadczenia z doradcami, natomiast to były przypadki, w których doradcy wspólnie z klientem wypracowywali wszelkie postulaty, wszelkie wnioski, wszelkie działania były realizowane niejako wspólnie. I koniec końców decydentem była osoba, która była po stronie klienta. Ona korzystając z wiedzy i doświadczenia doradcy nabywała szybciej umiejętności, nabywała szybciej zrozumienie tego, co jest przed nią, zrozumiała lepiej, jakie będą skutki podejmowanych decyzji i na co się to przełoży. To był taki przyspieszony proces szkoleniowy w pozyskiwaniu wiedzy o praktyce życia projektowego czy prac projektowych na projektach informatycznych. I tutaj było to super, zamiast się samemu uczyć na swoich błędach przez dwa lata, można było w pół roku opanować tę wiedzę i skutecznie ją zastosować we własnym przypadku, we własnym projekcie, na własne potrzeby.

Jeszcze raz podsumowując, doradcy jak najbardziej mają swoją rolę do wykonania w projektach informatycznych. Natomiast unikać należy sytuacji, w których to oni stają naprzeciwko dostawcy i to oni komunikują dostawcy, co jest potrzebne, jak ma to być robione, dlaczego tak ma być robione. Jeśli taka sytuacja ma miejsce, nie świadczy to najlepiej o projekcie, nie świadczy to najlepiej o sytuacji projektowej i raczej jest to taka żółta flaga mówiąca – uważaj, uważaj, może być ciężko się dogadać, może być ciężko z podejmowaniem decyzji, może być ciężko ze zrozumieniem skutków podejmowanych decyzji i ich konsekwencji.

Podsumowanie

To już wszystko na dzisiaj. Tak jak wspominałem, ten odcinek będzie dość krótki. Będzie dotyczył tylko jednej kwestii. Jeśli macie jakiekolwiek wątpliwości, pytania, to proszę o kontakt na adres podany przy podcaście. Chętnie też odpowiem na jakiekolwiek pytania związane z poruszoną tematyką. Jeśli któryś z aspektów chcielibyście usłyszeć w formie rozwiniętej – też proszę o sugestie w tym zakresie. Dziękuję, do usłyszenia.

W następnym odcinku porozmawiamy o mitach dotyczących wdrożeń systemów ERP. Opowiemy m.in. o tym, czy samodzielne przeprowadzenie projektu oznacza poniesienie mniejszych kosztów, czy odpowiedzialność za wdrożenie ponosi wyłącznie dostawca oraz czy wybranie najnowszej wersji systemu to zawsze najlepsze rozwiązanie.

Nowe odcinki publikujemy w pierwszy wtorek miesiąca. Tydzień później na naszej stronie pojawia się artykuł z podsumowaniem treści oraz kluczowymi punktami poruszonymi w podcaście. Link do naszego bloga znajdziecie w opisie tego odcinka. Znajdziecie tam także adres e-mail, pod którym możecie się z nami skontaktować. Jeśli macie jakieś pytania lub sugestie, dajcie nam znać. Do usłyszenia w kolejnym odcinku.

Nie zapomnij też odsłuchać poprzednich odcinków, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś:

Odcinek 2, Przygotuj firmę przed startem wdrożenia systemu ERP:

Spotify: kliknij tutaj.
YouTube: kliknij tutaj.
Artykuł: kliknij tutaj.
Transkrypt: kliknij tutaj.

Odcinek 1, Wdrożenie systemu ERP – koszt czy inwestycja? Analiza biznesowa w 5 krokach.

Spotify: kliknij tutaj.
YouTube: kliknij tutaj.
Artykuł: kliknij tutaj.
Transkrypt: kliknij tutaj.