Wdrożenie systemu ERP – koszt czy inwestycja? Analiza biznesowa w 5 krokach

Zanim przejdziemy do tematu pierwszego odcinka z serii Odkoduj wdrożenie ERP przeczytaj słownik pojęć i założenia projektowe. 

Słownik pojęć: 

• ERP – system wspierający zarządzanie organizacją (finanse, księgowość, kadry, produkcja) 
• Wdrożenie ERP –  duże przedsięwzięcie informatyczne (powyżej 200 dni, obejmujące różne obszary) mające na celu wdrożenie standardowych pakietów wspierających zarządzanie organizacją. 
• Partner wdrożeniowy – uosabia producenta i wdrożeniowca. 

Założenia projektowe: 

• Przyjmujemy równą relację między firmą wdrażającą system ERP a partnerem wdrożeniowym. Nie uwzględniamy przypadku, gdy jedna ze stron ma pozycję dominującą lub jest monopolistą. 
• Omawiamy sytuację pożądaną, do której naszym zdaniem należy dążyć opierając się na naszych doświadczeniach projektowych. 
• W mniejszym stopniu odniesiemy się do przypadków, w których decyzje dotyczące realizacji są podejmowane centralnie lub narzucane przez główne biura firmy. 

Co poruszymy w tym artykule? 

• Wyjaśnimy, jak wpływają zmiany w modelu biznesowym na wdrożenie ERP 
• Pokażemy, jak zdefiniować korzyści, ryzyka oraz koszty związane z wdrożeniem ERP 

TL;DR: Określ, w jaki sposób wdrażany system ERP będzie wspierać realizację przyszłych celów biznesowych Twojej firmy. Definiując cele pamiętaj, aby odnosić się do momentu zakończenia projektu wdrożeniowego i dalszego rozwoju firmy. Potraktuj wdrożenie jak inwestycję – przeanalizuj koszty, zyski i na tej podstawie podejmij decyzję. 

Potraktuj wdrożenie jak inwestycję

Podejście takie wydaje się nie być czymś odkrywczym, jednak bardzo rzadko spotyka się je na rynku. Skutkiem tego jest sytuacja, gdzie: 

• wdrożenie traktowane jest jako koszt, więc często wybieramy to co tańsze, a nie to co daje więcej korzyści, 
• wybieramy do prowadzenia tego przedsięwzięcia osoby, które nie mają kompetencji do oceny jak poszczególne decyzje w trakcie projektu wpłyną na uzyskanie założonych korzyści, 
• w trakcie doboru rozwiązania mnóstwo czasu spędzamy na weryfikowaniu możliwości systemu, których realnie nie są dla nas istotne, procesy są czasochłonne, męczące i na koniec często nie wiemy, które rozwiązanie tak naprawdę nam bardziej pasuje,  
• trudno jest w trakcie wdrożenia podejmować racjonalne decyzje związane z wyborem funkcjonalności, które rzeczywiście są nam potrzebne i odrzucaniem tych, które realnie nie wiele wnoszą. 

Co więcej, warto sobie zdać sprawę z tego, że czasami przewidywane korzyści są tak małe i niepewne, że należałoby zrezygnować w planowanego przedsięwzięcia. Czasami natomiast skala korzyści jest taka, że nie warto ryzykować wybierając tańsze rozwiązanie. 

Na początek warto sobie uzmysłowić, że wdrożenie systemu ERP to długofalowy projekt wpływającym na działanie całej organizacji, którego pierwsze efekty zobaczymy dopiero za kilka lat. Zanim jednak wyjaśnimy, co wziąć pod uwagę przeprowadzając analizę, warto zdać sobie sprawę, że: 

• pierwsze efekty wdrożenia ERP będą widoczne za 2-3 lata, 
• nowy system powinien wspierać organizację przez co najmniej 5 lat i to bez konieczności wprowadzania do niego większych zmian. 

Analiza biznesowa 

Przeprowadzając analizę biznesową warto odpowiedzieć sobie na pytania:  

1. Czy w perspektywie 4-6 lat planowane jest wprowadzenie zmian modelu biznesowego w Twojej firmie?  

Zanim podejmiesz decyzję o wdrożeniu nowego systemu ERP, warto przyjrzeć się temu, gdzie obecnie znajduje się Twoja firma oraz jaki kierunek obierze w perspektywie kilku lat. Realizacja projektu wdrożeniowego zajmie kilkanaście miesięcy, co oznacza, że nowy system zacznie być w pełni wykorzystywany przez pracowników za co najmniej dwa lata. W tym czasie organizacja cały czas rozwija się i realizuje kolejne projekty, a więc odwzorowanie obecnej sytuacji w nowym systemie może okazać się niewystarczające. Możesz zyskać system, który odzwierciedla procesy nieaktualne w momencie jego pełnej implementacji. Dlatego tak ważne jest rozpoczęcie przygotowań od zidentyfikowania zmian biznesowych, które mogą pojawić się w perspektywie 4-6 lat. 

Zmianą w modelu biznesowym może być:  

• wzrost lub spadek skali działania, 
• redefinicja rynku, na którym działa Twoja firma,  
• zmiana struktur sprzedażowych,  
• ekspansja na rynki zagraniczne, 
• zmiany w ofercie produktowej, 
• i wiele, wiele innych. 

2. Jakich korzyści oczekujesz z wprowadzonych zmian? 

Znając już przewidywane zmiany w modelu biznesowym Twojej firmy, określ jakich spodziewasz się korzyści po wdrożeniu systemu ERP. 

Do korzyści zaliczymy, m.in.: 

• zmniejszenie kosztów obsługi procesów biznesowych, 
• skrócenie czasu dostępu do wybranego rynku, 
• wzrost sprzedaży w perspektywie x czasu. 

Każda z tych korzyści powinna być wyrażona w sposób mierzalny, najlepiej w formie zwrotu z inwestycji (ROI). Na tym etapie analizy wystarczy poznać jej rząd wielkości, nie musisz dokładnie określać wartości finansowych (choć jeśli jesteś w stanie, warto to zrobić).  

3. Jakie straty mogą się pojawić w przypadku braku przedsięwzięcia?  

A co w sytuacji, kiedy nowy system ERP nie zostanie wdrożony? Warto zastanowić się, jakie straty mogą wyniknąć z rezygnacji z wdrożenia.  Zastanówmy się, co stanie się, kiedy pozostaniemy przy obecnym rozwiązaniu i jak ta decyzja wpłynie na Twoją organizację.  

Przykładową straty obejmują: 

• brak sprawnie działającego systemu, 
• niemożność obsługi klientów lub partnerów, 
• wydłużenie czasu reakcji na zgłoszenia, 
• wydłużenie cyklu produkcyjnego, co przełoży się na spadek sprzedaży. 

Każda z tych strat może znacząco wpłynąć na funkcjonowanie organizacji i wygenerować dodatkowe koszty, a nawet zahamować jej rozwój. Przeanalizuj potencjalne straty i zastanów się, jakie konsekwencje mogą wyniknąć z braku decyzji o wdrożeniu. 

Poza zagrożeniem biznesowym, należy również uwzględnić zagrożenia nazwijmy to technologiczne, stara wersja systemu, którą posiadamy może nie być wyposażona w niezbędne obecnie zabezpieczenia przez atakami hackerskimi lub wypływem danych. Na biznes może to nie mieć bezpośredniego wpływ, ale na funkcjonowanie organizacji już tak. 

4. Jakie koszty warto ponieść, aby uniknąć strat i osiągnąć korzyści? 

Znasz już dwa scenariusze, które mogą się wydarzyć w zależności od podjętej decyzji. Przejdźmy więc teraz do analizy kosztów, które warto ponieść, aby uniknąć strat i osiągnąć wcześniej zdefiniowane korzyści. Oszacuj nakłady finansowe potrzebne, aby zminimalizować ryzyko (analiza strat), a następnie zweryfikuj, czy te koszty są współmierne do efektów, jakie osiągniesz, minimalizując te zagrożenia. 

5. Jakie elementy należy zapewnić, aby osiągnąć korzyści? 

Zastanów się, co musi zapewniać wdrażany system, aby osiągnąć poszczególne korzyści. Samo wdrożenie nowego ERP bez dokładnego przemyślenia tego elementu może okazać się niewystarczające. Dlatego warto określić, co system musi zapewniać – np. czy potrzebne będą zaawansowane mechanizmy niezbędne do przyspieszenia obsługi zgłoszeń, czy system produkcyjny powinien być zintegrowany z dostawcami komponentów i potrzebujesz zintegrowanego z nimi zaawansowanego planowania produkcji, czy wręcz przeciwnie uzyskanie korzyści w największym stopniu zależy od efektywnego wsparcia w obszarze utrzymania ruchu. Może się również okazać, że przede wszystkim nie korzyści, lecz unikanie zagrożeń będzie tym co uzasadnia planowaną zmianę systemu lub jego wersji, ponieważ bez zmiany pojawia się realne ryzyko dla funkcjonowania firmy.  

Podsumowując, odpowiedzi na te pytania pomogą Ci lepiej zrozumieć, co czeka Twoją firmę w sytuacji, gdy zdecydujesz się na wdrożenie ERP lub zrezygnujesz z tego projektu. Zidentyfikowanie zmian w modelu biznesowym, korzyści, strat, ryzyk oraz określenie niezbędnych elementów systemu da Ci solidny fundament do podjęcia świadomej decyzji o losach przedsięwzięcia. Tak przeprowadzona analiza pomoże również przy dalszym definiowaniu zakresu oraz wymagań wdrożeniowych. 

Temat ten poszerzymy podczas pierwszego odcinka podcastu Odkoduj wdrożenie ERP, który znajdziesz na Spotify i naszym kanale na YouTube.  

Jeśli potrzebujesz konsultacji skontaktuj się z nami używając formularza kontaktowego. W kilku zdaniach opisz sytuację, w której się znajdujesz, a my wrócimy do Ciebie z propozycją terminu spotkania online.