TL;DR: Zamiast weryfikować setki standardowych funkcjonalności, skup się na 5-15% funkcji krytycznych dla Twojego biznesu. Poznaj osobiście zespół wdrożeniowy i upewnij się co do stabilności finansowej firmy partnerskiej. Unikaj przedłużających się procesów decyzyjnych, które opóźniają start projektu, a już na etapie wyboru określ strategię budowy wewnętrznych kompetencji.
Pełny odcinek podcastu jest już dostępny:
- Spotify: posłuchaj,
- YouTube: obejrzyj,
- transkrypcja odcinka: przeczytaj.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu ERP i partnera wdrożeniowego?
Przychodzi moment, gdy po zdefiniowaniu potrzeb biznesowych stoisz przed wyborem partnera i technologii. Warto zdać sobie sprawę, że zły wybór partnera czy systemu może skutkować niepotrzebnymi kosztami, opóźnieniami, problemami z utrzymaniem systemu i trudnościami w osiągnięciu założonych celów biznesowych. Dlatego warto wiedzieć, na co zwrócić szczególną uwagę.
Przed Tobą kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci uchronić się przed kosztownymi pomyłkami.
Sprawdź plany rozwojowe i stabilność
Pierwsza rzecz, którą warto zweryfikować, to plany rozwojowe producenta oprogramowania. Brzmi banalnie? A jednak wielu klientów o tym zapomina. Nawet duzi producenci czasem zamrażają rozwój niektórych produktów lub planują ich wycofanie w ciągu kilku lat.
Mamy czasami takie sytuacje, że nawet duzi producenci podejmują decyzję, że dany produkt, daną technologię albo będą zamrażać, czyli nie będą rozwijać, nie będą dbać o to, żeby ona się rozwijała, albo wręcz otwarcie komunikują, że w przewidywalnym horyzoncie czasu będą planowali zrezygnować z oferowania tego rozwiązania. – podkreślał Michał Buda w 4 odcinku podcastu.
To samo dotyczy firmy wdrożeniowej. Sprawdź, czy partner, z którym planujesz długofalową współpracę, nie boryka się z problemami finansowymi lub kadrowymi. Zdarzały się sytuacje, gdy mniejsze firmy nie „przetrwały” wielomiesięcznego procesu wdrożenia, zostawiając klienta na lodzie w połowie projektu. Skutkowało to nie tylko dodatkowymi kosztami i przedłużeniem czasu trwania projektu, ale i masą zamieszania i stresu związanego z szukaniem nowego partnera, który zgodzi się przejąć rozpoczęty projekt.
Nie trać czasu na oczywistości – skup się na tym, co ważne
Weryfikowanie, czy system ERP potrafi wystawić fakturę lub zaksięgować polecenie księgowania, to strata czasu. Każdy system funkcjonujący na polskim rynku od lat obsługuje podstawowe procesy biznesowe.
Zamiast tego skup się na 5-15% funkcjonalności specyficznych dla Twojego biznesu – tych, które decydują o Twojej przewadze konkurencyjnej lub są niezbędne ze względu na unikalny charakter. Takie podejście znacznie skróci proces wyboru i pozwoli szybciej przejść do realizacji projektu.
Poznaj ludzi, nie tylko system
Wiele problemów podczas wdrożenia wynika nie z braków technicznych, ale z nieporozumień komunikacyjnych i różnic w podejściu do rozwiązywania problemów. Dlatego, często pomijany, a niezwykle istotny element to osobiste poznanie zespołu wdrożeniowego.
Nawet najlepsze procedury i metodyki nie zastąpią dobrej współpracy międzyludzkiej. Osobiste spotkania z zespołem pozwolą Ci ocenić nie tylko ich kompetencje techniczne, ale też dopasowanie kulturowe do Twojej organizacji.
„Chemia” między zespołami ma ogromne znaczenie. Przez następne kilkanaście miesięcy będziesz z tymi ludźmi spędzać więcej czasu niż z niektórymi członkami własnego zespołu. Dlatego nie pomijaj tego kroku.
Czego lepiej unikać przy wyborze systemu ERP?
Nie porównuj jabłek z pomarańczami
Częsty błąd to wrzucanie do jednego przetargu firm o zupełnie różnych profilach. Porównywanie małej, 15-osobowej firmy specjalistycznej z dużą korporacją posiadającą rozbudowane struktury nie ma sensu – to jak porównywanie lokalnego sklepu meblowego z IKEA.
Każdy z tych podmiotów ma swoje miejsce na rynku i swoje zalety, ale kierują się innymi regułami i oferują inne wartości.
To samo dotyczy systemów. Jeśli w jednym postępowaniu rozważasz dwa zupełnie różne rozwiązania, to sygnał, że być może nie masz jasności co do swoich potrzeb i priorytetów.
Pamiętaj o ukrytych kosztach
Przy wyborze systemu ERP musisz patrzeć nie tylko na początkowy koszt zakupu i wdrożenia, ale także na przyszłe wydatki związane z utrzymaniem i aktualizacją. Każda modyfikacja standardowego systemu to potencjalny dodatkowy koszt przy kolejnych upgrade’ach.
Ciekawym przykładem są tu systemy open source. Brak opłat licencyjnych kusi, ale doświadczenie pokazuje, że koszty utrzymania i rozwoju takich systemów często przewyższają wydatki na rozwiązania komercyjne. Dlaczego? Bez narzuconych ram i ograniczeń systemy te często rozrastają się bez kontroli, generując coraz większe potrzeby infrastrukturalne i personalne.
Nie przeciągaj procesu decyzyjnego
Ustal harmonogram wyboru i trzymaj się go. Przedłużające się procesy decyzyjne to prosta droga do opóźnienia całego projektu. Jeśli planujesz uruchomić system w konkretnym terminie, ale sam wybór partnera zajmuje Ci miesiące, termin ten staje się zagrożony.
Co więcej, długi proces wyboru zwiększa ryzyko, że w momencie startu projektu Twoje wymagania biznesowe mogą być już nieaktualne. Świat się zmienia – Twoje potrzeby również.
Myśl o jutrze już dziś
Przy wyborze partnera wdrożeniowego zdecyduj, jak chcesz podejść do budowy wewnętrznych kompetencji. Czy planujesz samodzielnie utrzymywać i rozwijać system, czy wolisz polegać na wsparciu zewnętrznym?
Jeśli zależy Ci na niezależności, musisz zadbać o transfer wiedzy do swojego zespołu już podczas wdrożenia. Wybierz osoby, które będą odpowiedzialne za system w przyszłości, i zaangażuj je aktywnie w projekt.
Częsty błąd to wyznaczenie osób do przejęcia systemu, ale niedanie im szansy na praktyczne uczestnictwo w projekcie. W efekcie po wdrożeniu Twój zespół zaczyna uczyć się systemu od podstaw, marnując cenny czas, który mógł być wykorzystany na naukę podczas samego projektu.
Przykład z życia – jak wybór może być prosty i skuteczny
Zamiast długich tabelek porównawczych, niekończących się prezentacji i formalnych procedur, zespół decyzyjny składający się z członków zarządu zdecydował się na podejście praktyczne.
Spędzili po tygodniu u każdego z dwóch potencjalnych dostawców. W tym czasie nie tylko zapoznali się z systemami, uczestnicząc w warsztatach przypominających szkolenia wdrożeniowe, ale też poznali osobiście członków potencjalnych zespołów projektowych.
Rezultat? Po zaledwie dwóch tygodniach podjęli świadomą decyzję, która okazała się idealnie dopasowana do ich potrzeb. Bez przeciągających się analiz, bez wydawania fortuny na doradców zewnętrznych, za to ze świadomym wyborem i dobrym zrozumieniem tego, na co się decydują.
Co dalej?
Wybór systemu ERP i partnera wdrożeniowego to ważny krok, ale to dopiero początek drogi. Koncentrując się na stabilności dostawcy, funkcjonalnościach naprawdę istotnych dla Twojego biznesu i budując dobre relacje z zespołem wdrożeniowym, zwiększasz szanse na powodzenie całego przedsięwzięcia.
Unikaj pułapek takich jak porównywanie nieporównywalnych rozwiązań, ignorowanie ukrytych kosztów czy przedłużające się procesy decyzyjne. Myśl o przyszłości i już na etapie wyboru planuj, jak będziesz budować wewnętrzne kompetencje.
——
Jeśli zastanawiasz się nad rolą doradców zewnętrznych w procesie wyboru systemu ERP, posłuchaj naszego poprzedniego odcinka podcastu, gdzie tłumaczymy, jak skutecznie wykorzystać ich wiedzę i doświadczenie, zachowując kontrolę nad decyzjami w projekcie wdrożeniowym.
Artykuł: Do czyjej bramki gra doradca?
Spotify: posłuchaj,
YouTube: zobacz,
Pełny transkrypt: przeczytaj.
