Już od 1 lipca tego roku obowiązuje mechanizm podzielonej płatności. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą opłacać faktury, odprowadzając VAT na osobny rachunek kontrahenta. To spore wyzwanie nie tylko dla banków, które muszą dzielić przelewy i otwierać nowe konta, ale też dla działów finansowych oraz księgowości wielu firm. Dla użytkowników systemu Microsoft Dynamics AX mamy jednak dobrą wiadomość: stworzyliśmy moduł, który dostosuje system do potrzeb obsługi podzielonej płatności!
Nowy mechanizm podzielonej płatności (MPP), nazywany też split payment, polega na podziale przez bank płatności za fakturę na kwotę netto i VAT. Rozdzielone środki są wpłacane na osobne rachunki: podstawowe konto przedsiębiorcy i bezpłatne, przeznaczone na VAT. Ta metoda służy do opłacania tylko pojedynczych faktur za pomocą przelewów bankowych w złotówkach między firmami, a jej użycie jest dobrowolne. Jednak założenia projektu mówią o stopniowym wprowadzaniu obowiązku stosowania MPP, dlatego warto się na to przygotować już dziś.
Z czym wiążą się te zmiany?
Podzielona płatność ma duże konsekwencje dla banków. Musiały one utworzyć konta VAT i nowy typ przelewu, by dzielić części transakcji na dwa rachunki. Ograniczyło im to także możliwość dysponowania środkami gromadzonymi na kontach dedykowanych płatnościom VAT. Firmy natomiast od 1 lipca muszą tworzyć przelewy według zasad MPP. Zobowiązane są też zmienić organizację księgowania tak, by uwzględniała oba rachunki (podstawowy i VAT) oraz wiązała ze sobą właściwe transakcje. Bez odpowiedniego wsparcia technologicznego proces ten może być skomplikowany. Dlatego też powstał moduł Obsługa Metody Podzielonej Płatności dla Microsoft Dynamics AX.
W jaki sposób Obsługa Metody Podzielonej Płatności pomoże?
Nasz dodatek pozwala wysyłać pliki płatności i importować wyciągi bankowe z uwzględnieniem zasad MPP. W arkuszu płatności można oznaczyć transakcję jako podzieloną. Dzięki temu system sam generuje opis w formacie wymaganym przez bank (na podstawie dostarczonej wcześniej specyfikacji). Trzeba tylko wypełnić pola: kwota VAT, NIP i numer faktury. Co więcej, oprogramowanie podczas generowania plików płatności jest w stanie wyłapać część błędów (np. czy waluta jest odpowiednia lub czy płatność dotyczy jednej faktury).
Rozszerzona wersja modułu zawiera elementy, które usprawniają i kontrolują bieżącą pracę. Jest to szczególnie przydatne w firmach obsługujących duże liczby przelewów. Rozbudowany program dodaje w kartotekach dostawców i odbiorców możliwość używania lub wykluczenia nowej metody rozliczenia. Dodatkowo, wyróżnia kolorem wiersze oznaczone do opłacenia przez MPP oraz te, dla których taka możliwość nie istnieje. Co więcej, w generowanych propozycjach przelewów podzielonych system automatycznie wylicza kwotę VAT w oddzielnej kolumnie. Robi to za każdym razem, gdy zmieni się rodzaj płatności — odpowiednio dodając lub usuwając tę kwotę.
Przy imporcie wyciągów bankowych system rozpoznaje i oznacza przelewy MPP. Następie wiąże transakcje VAT z odpowiednimi zobowiązaniami oraz łączy je z wystawionymi fakturami.
Takie rozwiązanie bardzo upraszcza utrzymanie porządku i kontroli nad finansami przedsiębiorstwa wtedy, gdy są one rozdzielone między dwa konta. Pozwala także łatwo weryfikować płatności zobowiązań partnerów biznesowych lub klientów nawet w sytuacji użycia split payment. Z odpowiednim zapleczem technicznym, takim jak moduł Obsługa Metody Podzielonej Płatności, nowy mechanizm może się okazać nawet wygodniejszy niż dotychczasowa forma pracy. A w obliczu tych zmian pozostaje nam tylko życzyć, żeby tak właśnie było.
