EOD – jak usprawnić i zoptymalizować obieg dokumentów w organizacji?

Definiowanie ścieżek akceptacji, dokumentów i formularzy ekranowych oraz uruchamianie i monitorowanie scenariuszy workflow, zastosowanie sztucznej inteligencji do określania marszruty dokumentu to tylko niektóre funkcjonalności Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD), które usprawniają czynności związane z obiegiem dokumentów wykonywane na co dzień w każdej firmie. Jakie jeszcze korzyści niesie za sobą wdrożenie systemu stworzonego przez DahliaMatic?

Elektroniczny Obieg Dokumentów jest jednym z produktów własnych, przygotowanych, wdrażanych i utrzymywanych przez specjalistów z Pionu Produkcji Oprogramowania. Narzędzie, kierowane do nowoczesnych przedsiębiorstw i instytucji, których celem jest realizowanie wykonywania zadań przez pracowników w sposób procesowy, wspiera elementy modelowania procesów, ich dekompozycję na zadania, komponowanie danych i ekranów wyświetlanych użytkownikowi.

Rozwiązanie szyte na miarę

Standardowa wersja systemu zawiera repozytorium predefiniowanych procesów, danych i ekranów w zakresie finansów, HR, logistyki, administracji, kancelarii itd. Modyfikacja, bądź rozbudowanie repozytorium możliwe jest w ramach każdego przeprowadzanego wdrożenia zarówno przez ekspertów z DahliaMatic, jak i własne zespoły klienta.

Funkcjonalność wbudowanych modułów pozwala zarówno na indywidualne definiowanie procesów akceptacji, obrazujących ścieżki specyficzne dla organizacji klienta, dokumentów, formularzy ekranowych oraz zarządzanie uprawnieniami. Dzięki swojej elastyczności system pozwala na modelowanie dowolnych komponentów przez administratora biznesowego za pomocą wbudowanego modelera.

Monitorowanie efektywności procesów

Przejście na cyfrowy sposób realizacji procesów pozwala na pomiar czasu realizacji i efektywności zarówno całych procesów jak i poszczególnych ich części. System EOD posiada wbudowany kokpit monitorowania kompletności i efektywności działania zarówno poszczególnych grup użytkowników jak i procesów czy wybranych ich elementów.

Dodatkowe komponenty – dodatkowe wsparcie

Poza podstawowym działaniem scenariuszy workflow, EOD posiada szereg dodatkowych komponentów usprawniających codzienne funkcjonowanie organizacji. System wspiera między innymi proces archiwizacji dokumentów dzięki wbudowanemu elektronicznemu archiwum utrzymującemu dokumenty w charakterze transakcyjnym, co daje gwarancję ich pełnego bezpieczeństwa. Archiwum może być przeszukiwane pod kątem informacji zawartych w dokumentach dzięki automatycznemu odczytowi skanowanych dokumentów oraz możliwej integracji z systemami klasy OCR. Integracja przyspiesza i ułatwia również rejestrowanie dokumentów, np. faktur, bądź zamówień.

Wykorzystując wbudowane raporty użytkownicy mają możliwość zbadania efektywności procesów obsługi dokumentów. Wnioski wyciągnięte z takowej analizy mogą posłużyć za podstawę do usprawnienia tychże procesów poprzez wyeliminowanie potencjalnych nieefektywności.

Interfejs spełniający wymagania mobilnego świata

W odpowiedzi na oczekiwania użytkowników interfejs systemu EOD wykorzystuje najnowsze technologie prezentacyjne i jest całkowicie przystosowany do obsługi za pomocą urządzeń mobilnych. Korzystanie z systemu możliwe jest zarówno poprzez przeglądarkę internetową w komputerach stacjonarnych i  przenośnych, jak i na tabletach oraz telefonach komórkowych. Rozwiązania prawidłowo działa na urządzeniach ze środowiskiem iOS, Windows, Android, co dla użytkowników jest ogromnym ułatwieniem szczególnie podczas wykonywania zadań akceptacyjnych.

– Potencjał i uniwersalność systemu EOD został wielokrotnie doceniony przez naszych klientów, którzy zdecydowali się na automatyzację procesów obsługi dokumentów. Możliwość dopasowania systemu do specyficznych potrzeb każdej organizacji, jego przejrzystość i przyjazny interfejs to niewątpliwe zalety odróżniające nasz produkt od innych rozwiązań tego typu dostępnych na rynku. – mówi Tomasz Jadczak, Zastępca Dyrektora Pionu Produkcji Oprogramowania DahliaMatic.

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat systemu EOD, zapraszamy do kontaktu z Tomaszem Jadczakiem (tomasz.jadczak@dahliamatic.pl).