Czas pracy to jeden z krytycznych zasobów każdej firmy – a szczególnie takiej, która zatrudnia wielu pracowników na kilka zmian. Łatwy dostęp do danych, kontrola ich spójności oraz zgodności z przepisami Kodeksu pracy to podstawa skutecznego zarządzania kadrami. Równie ważna jest możliwość wygodnego harmonogramowania. Takie funkcje powinny być standardem w działaniach osób zajmujących się twardym HR-em. Czyli dotyczy to przede wszystkim obszaru płac, czasu pracy i organizacji zatrudnienia.
Dlaczego? Zróbmy małe zadanie.
Okres wakacji zawsze idzie w parze z urlopami, ale nie zawsze ze spowolnieniem produkcji w firmach. Zdarza się więc, że pracownicy proszeni są o nadgodziny. Jan Kowalski, zatrudniony na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy (od poniedziałku do piątku, od 8:30 do 16:30), na prośbę szefa przyszedł do pracy w piątek, 27 lipca 2018 r., w godzinach od 20:30 do 22:10. Ile dział kadr powinien mu zapłacić dodatkowo i jak to wyliczyć? Należy uwzględnić dodatki za nadgodziny oraz za pracę w porze nocnej. Zgodnie z Kodeksem Pracy pora nocna trwa od 22:00 do 6:00. Kowalski otrzyma więc 50% za 1,5 godziny z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Co więcej, otrzyma 100% za 10 minut, które przypadły już na porę nocną.
Uniknąć błędów
Skomplikowane? Nie dla wszystkich, ale dla kierowników czy planistów, którzy na co dzień zajmują się zupełnie innymi sprawami, na pewno. Jeszcze trudniejsze się staje, jeśli firma posiada kilka oddziałów, zatrudnia kilkaset osób pracujących wielozmianowo i do tego funkcjonuje w kraju ze zmiennym i nieprzewidywalnym otoczeniem prawno-podatkowym. Oczywiście można polegać tylko na sprawności i sprycie działania kadrowych. Ale to mniej więcej jak używanie Excela do planowania, zarządzania i optymalizacji produkcji (pisał o tym niedawno mój kolega z pionu Oracle). Trudno uniknąć wtedy podstawowych błędów i pomyłek. Niemożliwe jest również nadążanie za zmianami w rzeczywistości biznesowej, wypływającymi z wkraczającej do firm rewolucji cyfrowej czy zmienności przepisów prawa.
Pomocna dłoń technologii
Całe szczęście z tego typu trudnościami można sobie dziś bez większych problemów poradzić. Wystarczy zaufać innowacyjnym rozwiązaniom. Jak one działają? My w DahliaMatic specjalizujemy się od lat we wdrażaniu technologii informatycznych SAP. Dlatego budując system RCP (rejestracji czasu pracy), wykorzystaliśmy standardową funkcjonalność SAP oraz autorskie rozwiązanie portalowe. Skoncentrowaliśmy się na tym, aby nasza aplikacja obsługiwała wszystkie skomplikowane przypadki. Sytuacja opisana na początku artykułu jest jedną z najprostszych, jakie narzędzie RCP stworzone w DahliaMatic rozwiązuje prawie zupełnie bezobsługowo. Wszystkie dodatki do doby pracowniczej Kowalskiego generują się i przypisują automatycznie. Na ich podstawie system wylicza odpowiednie składniki rekompensujące na przykład pracę w nocy (z uwzględnieniem zmiany czasu zimowego na letni), przekroczenie czasu doby pracowniczej czy pracy w dodatkowym czasie w sobotę, niedzielę lub w święto. Wszystko działa zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy oraz – co ważne – z uregulowaniami wewnętrznymi użytkownika, czyli klienta.
Dobry plan to podstawa
Automatyzacja procesu rozliczania czasu pracy oznacza wyższą wydajność działów kadr i płac. Operator rejestruje zdarzenia czasu pracy, podając tylko rodzaj, godzinę rozpoczęcia i zakończenia. Reszta robi się sama. Ale to nie wszystko. Dobre zarządzanie czasem pracy to przede wszystkim umiejętność jego odpowiedniego planowania. I to prawda, że żaden system nie zastąpi dobrego kierownika czy planisty w 100%. Ten przecież musi wykazać się niezwykłym poziomem komunikatywności (pośredniczy między wszystkimi pozostałymi działami firmy), intuicji, wiedzy i doświadczenia zdobytego podczas pracy z ludźmi i obserwacji np. linii produkcyjnych w fabrykach. Kierownik czy planista jednak nie musi być równocześnie specjalistą od prawa pracy. Doskonale to rozumiemy, dlatego nasz moduł automatycznie sprawdza zgodność harmonogramów z wymaganiami kodeksowymi. Kontroluje m.in. zachowanie doby pracowniczej, liczbę wolnych dni i niedziel. Blokuje też możliwość podjęcia pracy dwa razy w ciągu doby oraz sprawdza, czy zachowano tygodniowy ciągły wypoczynek. Uwzględnia również sytuacje niestandardowe, takie jak status osoby niepełnosprawnej czy opiekuna dziecka. W takich przypadkach przepisy mają wpływ na sposób kontroli poprawności harmonogramów.
To samo dotyczy urlopów. System umożliwia bowiem też wprowadzanie planów urlopowych. W trakcie tworzenia planów urlopów można zweryfikować wielkości limitu urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi, łącznie z urlopem zaległym czy dodatkowym z tytułu niepełnosprawności, urlopem dla kombatanta lub weterana.
Pod klienta
Nasz system RCP można dostosować do specyfiki każdego klienta. Chociaż przepisy prawa obowiązują wszystkich tak samo, firmy bardzo się różnią sposobem planowania i rozliczania czasu pracy. Inaczej wygląda to w dużej fabryce, gdzie oprócz etatowych pracowników zatrudnia się także osoby sezonowe. Inaczej natomiast w sieci handlowej, która ma wiele oddziałów i w każdym działa własny, niewielki dział personalny. Dlatego wszystkie walidacje w naszym systemie są konfigurowalne. Każda spółka może z łatwością dostosować treść komunikatów — niezależnie od tego, czy mają być to błędy, ostrzeżenia, czy brak reakcji — do swojego środowiska biznesowego.
Nasz moduł przewiduje też budowanie walidacji specyficznych, np. dla równoważnych systemów czasu pracy można zablokować możliwość zaplanowania liczby godzin pracy dziennie większej niż 8 (w przypadku osób z orzeczonym stopniem niepełnosprawności lub sprawujących opiekę nad małym dzieckiem). Co istotne, można to robić zarówno przy planowaniu, jak i przy realizacji planu pracy.
Zarządzanie czasem pracy nie jest łatwe. Jednak wsparcie technologii, zwłaszcza dobrze przemyślanych i działających zgodnie z przepisami prawa oraz organizacją firmy, może w znaczny sposób uprościć ten proces, odciążyć dział kadr i płac oraz wyeliminować błędy. Warto o tym pamiętać.
Autorem jest Zbigniew Mazurek z Pionu Konsultingu SAP.
