4 kroki do skutecznego wdrożenia systemu ERP w organizacji. Jak przygotować firmę na zmiany?

Zastanawialiście się kiedyś, jak zintegrowanie kluczowych procesów biznesowych może wpłynąć na zarządzanie zasobami firmy? Czy wiecie, że odpowiednie przygotowanie organizacji na te zmiany może być decydujące dla sukcesu całego projektu?

Raport „Synergia w branży ERP – edycja 2024” potwierdza rosnącą tendencję w kierunku zintegrowanych rozwiązań zarządzania organizacjami. Wśród firm uczestniczących w badaniu najczęściej wdrażanym oprogramowaniem w 2023 roku był system ERP, na którego implementację zdecydowało się 39,37% respondentów. Warto zauważyć, że pozostałe rozwiązania, takie jak systemy WMS, zdobyły jedynie 18,75%, a platformy E-Commerce osiągnęły 17,5%.

Coraz więcej firm decyduje się na implementację systemu ERP, coraz więcej też niestety napotyka jednak na różnorodne wyzwania. Brak jasnego planu, niewystarczające zaangażowanie zespołu czy niedostateczna analiza potrzeb mogą prowadzić do opóźnień i niezadowolenia z efektów wdrożenia. W naszym ostatnim artykule omawialiśmy przyczyny nieudanych projektów oraz podpowiadaliśmy jak uniknąć problemów podczas wdrażania systemu ERP. W tym natomiast przyjrzymy się czterem krokom, które pomogą skutecznie przygotować firmę do wdrożenia tego systemu i czerpania z niego wymiernych korzyści.

Co oznacza informatyczny projekt wdrożeniowy?

Informatyczny projekt wdrożeniowy to proces, w którym nowe rozwiązanie technologiczne jest planowane, projektowane, testowane i uruchamiane w danej organizacji, aby usprawnić jej działania biznesowe. Tego typu projekt obejmuje zarówno prace techniczne – jak wdrożenie nowego oprogramowania, dostosowanie systemów czy integrację danych – jak i przygotowanie organizacyjne, czyli szkolenie pracowników oraz zarządzanie zmianą. Sam projekt wdrożeniowy wymaga współpracy między zespołem IT, który dostarcza rozwiązanie, a działami biznesowymi, które z niego korzystają.

Definicja sukcesu projektu wdrożeniowego

Sukces projektu wdrożeniowego można zdefiniować przez pryzmat wskaźników biznesowych oraz technicznych, które razem tworzą pełny obraz efektywności i wartości dodanej wdrożenia.

Od strony biznesowej sukces oznacza, że wdrożone rozwiązanie realnie wspiera cele strategiczne organizacji – zwiększa chociażby efektywność procesów, obniża koszty operacyjne, poprawia jakość obsługi klienta lub przyspiesza reakcję firmy na zmiany rynkowe. Do ważnych wskaźników zaliczyć możemy również poziom akceptacji i zadowolenia użytkowników końcowych, którzy muszą dostrzec wartość i użyteczność nowego systemu w codziennej pracy.

Techniczne aspekty sukcesu obejmują natomiast:

• niezawodność,
• wydajność,
• skalowalność rozwiązania,
• terminowość projektu.

Ważne jest również zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz pełnej integracji z innymi systemami używanymi w organizacji.

Poznaj praktyczne wskazówki i dowiedz się, jak uniknąć nieudanego wdrożenia systemu ERP.

Skoro już wiemy, czym jest projekt wdrożeniowy i jak mierzyć jego sukces, czas przejść do przygotowań, by skutecznie wprowadzić go w życie. To moment, który może zaważyć na efektywności całego przedsięwzięcia – odpowiednie kroki na starcie pomogą uniknąć późniejszych wyzwań i komplikacji. Co zatem zrobić, aby zwiększyć szanse na udane wdrożenie?

Odpowiednie przygotowanie

1. Zdefiniuj cele i potrzeby biznesowe

Pierwszym krokiem w przygotowaniach do wdrożenia ERP jest precyzyjne określenie celów oraz potrzeb biznesowych firmy. Na tym etapie zaangażowane przeważnie są osoby ze ścisłego kierownictwa, a do najczęściej wskazywanych celów projektowych zaliczyć możemy m.in. eliminację ryzyka ludzkiego lub technicznego, a także zwiększenie zysku chociażby poprzez zmniejszenie ponoszonych kosztów.

Stworzyliśmy dla Was szereg pytań, które pomogą ustalić jakie cele definiować mogą Wasze wdrożenie:

• Jakie są główne cele strategiczne firmy na najbliższe 10 lat?
• Na jakie wyzwania obecnie napotykamy w naszych procesach biznesowych?
• Które wskaźniki efektywności (KPI) chcielibyśmy poprawić?
• Czy mamy problemy z zarządzaniem produkcją, finansami, łańcuchem dostaw lub zasobami ludzkimi?
• Jakie zadania w firmie są najbardziej czasochłonne lub wymagają najwięcej ręcznej pracy?
• Jakie problemy z jakością danych obecnie napotykamy?
• Jakie informacje lub dane powinny być udostępniane między działami, aby poprawić współpracę?
• Jakie inne systemy i narzędzia obecnie używamy, które powinny być zintegrowane z systemem ERP?
• Jakie informacje są kluczowe dla podejmowania decyzji w firmie?
• Jakie są doświadczenia z obecnym systemem lub procesami i co powinno zostać zmienione?
• Jaki budżet jesteśmy w stanie przeznaczyć na implementację nowego systemu?

Określenie priorytetów pozwoli na dostosowanie ERP do rzeczywistych wymagań firmy, co znacząco ułatwi proces wdrożenia i pozwoli uniknąć zbędnych kosztów i naruszeń ram czasowych. Odpowiedź na powyższe przykładowe pytania umożliwi także podjęcie decyzji czy firma potrzebuje rozwiązania dedykowanego. Warto podkreślić, że bardzo często różne branże wymagają indywidualnego podejścia do personalizacji systemu ERP.

2. Przeanalizuj procesy biznesowe i przygotuj dokumentację

Drugi etap, to moment w którym informacja o planowanym projekcie dociera do szerszej grupy osób, a nawet całej organizacji. Aby skutecznie wdrożyć ERP, firma powinna posiadać szczegółową dokumentację swoich obecnych procesów biznesowych. W tym celu przeprowadza się analizę procesów z uwzględnieniem wszystkich obszarów działalności firmy.

Przykładowe etapy tej analizy to:

• Mapowanie procesów – szczegółowy opis etapów działania w każdym z obszarów, takich jak sprzedaż, zakupy, produkcja, finanse, HR. Efektem tej części planowania prac powinny być instrukcje obrazujące schemat działania w procesie.
• Wykrycie obszarów do optymalizacji – analiza wydajności procesów pozwala wskazać, gdzie ERP może wprowadzić największą wartość. Na tym etapie ustalamy gdzie występują „wąskie gardła”, z jakimi problemami mierzą się pracownicy.
• Dokumentacja wymagań – spisanie wymagań względem systemu ERP w formie dokumentacji, która będzie stanowiła podstawę dla wyboru funkcji i modułów.

3. Wybierz odpowiedniego dostawcę i odpowiednie rozwiązanie ERP

Wybór zewnętrznej firmy wdrożeniowej oraz odpowiedniego systemu ERP to zadanie, z którym wiele organizacji radzi sobie coraz lepiej. Wynika to przede wszystkim z bogatego doświadczenia rynku – firmy wdrożeniowe działają na nim od lat, a ich długotrwała obecność pozwala zweryfikować nie tylko ich wiedzę, ale także realne efekty wcześniejszych wdrożeń.

Odpowiedni dostawca i wybór systemu to fundament przyszłego sukcesu wdrożenia. Jak zatem wybrać tego właściwego? Zwróćcie uwagę na doświadczenie dostawcy. możliwości rozbudowy systemu, dodatkowe funkcjonalności i moduły oraz aspekty wsparcia technicznego.

Potrzebujesz wsparcie we wdrożeniu systemu ERP albo nie wiesz jeszcze jaki system wybrać? Umów się na bezpłatne spotkanie i poznaj szczegóły współpracy z DahliaMatic.

4. Ustal reguły współpracy i zwiększ zaangażowanie zespołu

Ustalenie jasnych reguł lub zapisów umownych to ważny element współpracy z firmą wdrożeniową, ale jeszcze ważniejsze jest zrozumienie tych ustaleń przez każdą ze stron. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności warto zacząć od omówienia celów, jakie chcemy osiągnąć – gdy obie strony są zgodne co do ogólnej wizji, łatwiej będzie przełożyć to na konkretne zapisy umowne. Niezbędnym elementem każdej umowy wdrożeniowej jest również prosty i zrozumiały mechanizm zarządzania zmianą, który pozwoli elastycznie reagować na ewentualne zmiany osobowe w trakcie projektu.

System ERP będzie wykorzystywany przez pracowników z różnych działów i w różnym wieku, dlatego niezwykle ważne jest zaangażowanie zespołu już na etapie przygotowań do wdrożenia. Z doświadczenia wiemy, że wiele firm rozpoczyna projekt od powołania zespołu projektowego, który składa się z przedstawicieli kilku działów. Taki zbiór, najczęściej doświadczonych pracowników, pozwala uwzględnić specyficzne potrzeby różnych obszarów działalności firmy oraz ułatwia komunikację między działami, co może okazać się istotne zwłaszcza w kontekście przyszłej integracji systemu.

Do realizacji projektu… Start!

Należy mieć na uwadze, że system ERP będzie użytkowany przez co najmniej 10 lat, co oznacza, że przez ten czas będziemy zbierać doświadczenia związane z jego funkcjonowaniem oraz logiką. Nie wszystko musi być zrealizowane w pierwotnym podejściu, co otwiera możliwości przeprowadzenia przeglądów powdrożeniowych, które umożliwią dalsze usprawnienia i dostosowania systemu do zmieniających się potrzeb organizacji. W ten sposób realizacja projektu może przyczynić się do długofalowego sukcesu i efektywności operacyjnej.

Etap realizacji wdrożenia systemu ERP to najdłuższa faza projektu, która wymaga rygorystycznego przestrzegania harmonogramów. W tej fazie następuje realizowanie zaplanowanych działań, takich jak konfiguracja systemu, integracja z istniejącymi aplikacjami oraz migracja danych. Każdy z elementów musi być starannie zaplanowany i wykonany zgodnie z ustalonymi terminami, aby uniknąć opóźnień. Regularne monitorowanie postępu oraz dostosowywanie harmonogramu w odpowiedzi na napotkane wyzwania pozwoli zapewnić zgodność z początkowymi założeniami.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu ERP to strategiczna inwestycja, która przynosi długofalowe korzyści w postaci automatyzacji i usprawnienia procesów. Dzięki odpowiednim krokom i zaangażowaniu całej organizacji, wdrożenie ERP przyniesie firmie realne korzyści w zakresie efektywności, kontroli i konkurencyjności na rynku. Czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie ERP?