Zarządzanie czasem – czyli jak efektywnie planować i realizować zadania

Zastanawialiście się kiedyś nad tajemnicą czasu? Teoretycznie wszyscy mamy go tyle samo. Doba to 24 godziny, czyli 1440 minut lub 86400 sekund. Jak to możliwe, że jednym tyle wystarczy, a inni wciąż gonią uciekające chwile? Wiele zależy od odpowiedniego zarządzania czasem. To trudna sztuka, ale znamy kogoś, kto opanował ją do perfekcji! Przeczytajcie rady Tomasza Tomszysa, Microsoft Dynamics Architect w DahliaMatic.

Albert Einstein powiedział, że znamy tysiące sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie, jak go wskrzesić. Czas to kapitał, który dano nam „tu i teraz”, więc warto go starannie zainwestować. I choć istnieje wiele gadżetów, które mają nam ułatwić planowanie dnia: kalendarze tradycyjne, organizatory, notesy, aplikacje na telefon i komputer, to w codziennym życiu umiejętność efektywnego gospodarowania czasem wcale nie jest taka łatwa. Tomasz podpowiada, jakie są skuteczne metody i sprawdzone strategie, które pomagają mu realizować cały wachlarz zadań w zgodzie z harmonogramem.

Zaplanuj swój czas

Czas to pieniądz, więc dobrze zorganizowany kalendarz to już fortuna! Dobra organizacja pracy stanowi połowę sukcesu. Planowanie zadań oraz ich skrupulatna realizacja krok po kroku są bardzo cenne.

– Stworzenie swojego harmonogram działań jest ważne. Notujmy, co zrobiliśmy, a co mamy jeszcze do zrobienia. Możemy do tego posłużyć się nawet zwykłą kartką papieru lub skorzystać ze specjalnych aplikacji. Najważniejsze, żebyśmy się w tym odnajdywali – radzi Tomasz.

Praca w DahliaMatic to ciągłe projekty i terminy, z których w określonym czasie trzeba się wywiązać. Dlatego umiejętność efektywnego planowania czasu to nie lada sztuka! Zarządzanie projektami uważane jest za jedno z najbardziej odpowiedzialnych zadań.

– Ja często używam Trello oraz Toggl – programu, który pokazuje, ile czasu poświęciłem na dane zadanie. Dzięki niemu łatwiej jest mi wyceniać kolejne projekty oraz obliczyć, jak długo będę nad nim pracował. Szczególnie nad tymi, które wymagają konsultacji z klientem – wyjaśnia nasz rozmówca.

Tomek również opracował pewien system: pracę krótkimi blokami (15 lub 30-minutowymi). Dzięki temu ma większą kontrolę nad czasem, a zadania wykonane są z jeszcze większą dokładnością.

Ustalaj priorytety

Czas jest podstawą, jeśli chodzi o kontrolowanie procesów produkcyjnych czy technologicznych. Dlatego ustalenie priorytetów i usystematyzowanie listy zadań od najpilniejszych do tych, które mogą poczekać, to wręcz obowiązek! Stworzenie harmonogramu działań z uwzględnieniem ich kolejności bardzo pomaga w pracy, szczególnie jeśli wymaga ona dużej skrupulatności i dokładności. Jak hierarchizować zadania?

– Priorytety najlepiej ustalać, rozmawiając. Ważne jest, by wiedzieć, co naprawdę jest w danym momencie najpilniejsze, a nie tylko takie nam się wydaje. Jeśli mam wątpliwości, zawsze komunikuję się z Project Managerami, opiekunami i analitykami różnych projektów i wspólnie ustalamy najistotniejsze, zadania nie tylko dla jednego klienta, ale także określamy priorytety między projektami. Dzięki temu każdy ma jasność, co jest w danej chwili najważniejsze, a co musi jeszcze poczekać. To pozwala też efektywniej dysponować zasobami i szybciej zauważyć obłożenie poszczególnych osób – tłumaczy Tomek.

W pracy taka klasyfikacja poleceń jest bardzo ważna. Dlatego kluczowym rozwiązaniem mogą okazać się pytania i rozmowy, które pomogą w jej zbudowaniu.

Wybierz źródło prawidłowej komunikacji 

Umiejętność efektywnego komunikowania się w pracy jest bardzo istotna. Prawidłowy przepływ informacji wpływa na to, czy pracownik odniesie sukces, czy też nie. Co zrobić, żeby komunikacja z klientem przebiegała bez zastrzeżeń.

– Jest bardzo dużo zgłoszeń wdrożeniowych jeszcze na poziomie analizy, które – moim zdaniem – są błędnie komunikowane w mailach albo w formie telefonicznej rozmowy. Nic lepiej nie działa niż bezpośredni kontakt z klientem. Nie zawsze jest możliwość, żeby do niego jechać, ale zawsze można zrobić wideorozmowę – mówi Tomek.

Trudne problemy dużo łatwiej i szybciej rozwiązuje się, widząc je, a nie tylko słuchając i czytając o nich. Według Tomasza jedna godzina spędzona z klientem pozwala zaoszczędzić czas oraz daje dużo więcej niż stosy wiadomości.

– Siedząc przed ekranem monitora wraz z klientem, widzimy, co się dzieje w systemie i razem szukamy przyczyny jakiegoś błędu. Często wtedy można zauważyć, że klient w mailu pominął pewien krok, bo powiedzmy, miał go w domyśle albo wydawało mu się, że nie jest istotny. Nagle okazuje się, że to on był główną przyczyną błędów – dodaje.

Rób notatki, bądź dokładny, dziel się problemami

Dobra organizacja czasu to nie tylko skrupulatne trzymanie się harmonogramu, ale również osiąganie odpowiednich rezultatów i dopinanie wszystkiego na ostatni guzik. Tomek jest w DahliaMatic człowiekiem od zadań specjalnych, a największą satysfakcję daje mu rozwiązywanie problemów, które wcześniej zostały uznane za nierozwiązywalne.

– Uwielbiam dostawać zadania, nad którymi przez parę miesięcy głowiło się kilka osób. Sprawdzam wszystko dokładnie krok po kroku i okazuje się, że po 2 dniach problem udaje mi się rozpracować. No cóż… zawsze czytałem książki przygodowe, więc może teraz szukam tej przygody w programowaniu – mówi z uśmiechem.

Tomek doskonale wie, że odpowiednio wykorzystany czas i dobrze zrobione notatki pozwolą osiągnąć więcej w dużo krótszym terminie i na dodatek z dużo większą łatwością.

– Jeśli pojawi się ciężki problem i znajdziemy rozwiązanie, koniecznie zróbmy notatki. W przyszłości z podobnym zadaniem poradzimy sobie bez obaw i to w krótszym czasie. Trudne tematy zawsze warto z kimś przegadać, może być to osoba na podobnym stanowisku. Albo dostaniemy wtedy radę, albo opowiadając o problematycznym zadaniu, sami w głowie ułożymy sobie jego rozwiązanie – podpowiada Tomasz.

Zachowaj spokój 

Praca w branży IT jest bardzo wymagająca i często wiąże się z dużą presją czasu. Dlatego pożądaną cechą pracowników jest umiejętność szybkiego i racjonalnego reagowania na wynikające problemy.

– Ważne jest, żeby pomimo presji wiedzieć, które zadanie jest priorytetem, które jest w danym momencie najważniejsze i nie unikać zmierzenia się z nim. Ludzie w stresie potrafią robić różne rzeczy i zamiast zająć się od razu tym, co pilne, odwracają swoją uwagę pomniejszymi działaniami – zaznacza nasz architekt.

A jednak w sytuacjach naprawdę kryzysowych i stresujących warto choć na moment zrelaksować się i zrobić coś, co sprawi, że złapiemy dystans i spojrzymy na problem z innego poziomu.

– Mnie pomaga chwila oddechu i wyjście poza budynek firmy. Myślę, że robiąc coś nietypowego, możemy się odstresować i zresetować. Niech to będzie totalna odskocznia od czynności, które wykonujemy na co dzień, na przykład zaparzenie yerby (o ile jej zwykle nie pijesz), rozwiązanie krzyżówki czy telefon do mamy – dodaje Tomek.

Znajdź swoją niszę

Tomek zaznacza, że w pracy liczy się przede wszystkim zaangażowanie i pasja. Sam dużo od siebie wymaga, dzięki czemu osiąga właściwe efekty. Jaka jest jego rada, by być skutecznym?

– Warto znaleźć coś, w czym będziemy wyspecjalizowani. Ważne, żebyśmy czuli, że potrafimy coś zrobić i jesteśmy w tym niezawodni. Wtedy praca będzie nam sprawiać frajdę i dawać ogromną satysfakcję. Będziemy mieć zawsze swój bezpieczny kącik, w którym poczujemy się komfortowo.

To kilka porad i sprawdzonych sposobów naszego eksperta, które pomogą Wam w podniesieniu efektywności w pracy. Nie zapominajcie na co dzień o priorytetach, sumienności, rozmowach, opanowaniu i chwili relaksu, a realizacja zadań stanie się dużo łatwiejsza!

Jeśli nie boisz się wyzwań, chcesz rozwinąć skrzydła oraz stać się profesjonalistą, dołączając do zespołu ambitnych ludzi, którzy zadbają o Twoją ścieżkę kariery, kliknij link i sprawdź, kogo szukamy!  https://dahliamatic.pl/kariera/