ERP bez tajemnic. Jak wybrać ERP w roku 2024?

Według najnowszej prognozy firmy Gartner, Inc. wydatki na IT w Europie wyniosą w 2024 roku ogółem 1,1 biliona dolarów, co oznacza wzrost o 9,3% w porównaniu z rokiem 2023 (źródło: Gartner, Komunikat prasowy z 9 listopada 2023).

Na zaplanowanych wśród firm listach wdrożeń rozwiązań IT na najbliższy rok pojawia się implementacja systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa, czyli tzw. ERP (Enterprise Resource Planning). Przekształcenia otoczenia biznesowego są dynamiczne, a mimo wielu niepewności na rynku rozwój technologii nie zwalnia tempa od kilku lat. Oznacza to, że jeszcze ważniejszym stanie się wybór odpowiedniego systemu ERP w nadchodzącym roku.

Specjaliści SpiceWorks oraz Aberdeen Strategy & Reseach w swoim raporcie State of IT 2024 do najważniejszych argumentów przemawiających za wzrostem wydatków na IT w najbliższych miesiącach zaliczają:

• potrzebę aktualizacji przestarzałych systemów;
• przykuwanie większej wagi do projektów informatycznych;
• zagwarantowanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

W tym artykule wyjaśnimy więc czym są systemy ERP, dlaczego warto w nie inwestować oraz na co zwrócić uwagę decydując się na ich wdrożenie w roku 2024.

Czym jest ERP?

ERP, czyli Enterprise Resource Planning to zintegrowane oprogramowanie, które umożliwia organizacjom zarządzanie procesami biznesowymi, takimi jak księgowość, produkcja, sprzedaż, logistyka i wiele innych. Dzięki ERP, wszystkie te obszary zostają ze sobą powiązane, co umożliwia lepszą koordynację działań, efektywniejsze wykorzystanie zasobów oraz szybsze podejmowanie decyzji. Narzędzie to pomaga organizacjom w automatyzacji procesów biznesowych i zarządzaniu nimi w celu uzyskania optymalnej wydajności operacyjnej.

Dlaczego firmy decydują się na wdrożenie ERP?

Jednym z głównych powodów, dla których firmy decydują się na wdrożenie ERP jest usprawnienie efektywności operacyjnej. Dzięki integracji procesów, firma działa wydajniej i może szybko reagować na zmiany, np. te zachodzące w przepisach prawnych. Dodatkowo, systemy ERP pozwalają na lepszą analizę danych umożliwiając tym samym podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Dzięki ERP wszystkie procesy zachodzące w firmie zostają uporządkowane i są dostępne w jednym miejscu, dzięki czemu bez problemu można je monitorować.

Warto również zauważyć, że systemy ERP stanowią fundament dla transformacji cyfrowej organizacji. Umożliwiają dostęp do danych w czasie rzeczywistym, co jest kluczowe w szybko zmieniającym się środowisku biznesowym.

Jak wybrać ERP krok po kroku

Wybór systemu ERP może okazać się strategiczną decyzją, która znacząco wpłynie na efektywność operacyjną i konkurencyjność firmy. Dlatego też przygotowaliśmy listę, która pozwoli na odpowiednie przygotowanie się do wdrożenia ERP w 2024 roku.

Krok 1: Zdefiniuj cele i wymagania

Pierwszym krokiem przy wyborze systemu ERP jest zdefiniowanie celów, jakie chce osiągnąć Twoja organizacja oraz określenie konkretnych wymagań. Czy Twoim celem jest poprawa wydajności produkcji, zwiększenie zadowolenia klientów lub lepsze zarządzanie relacjami z dostawcami? Wyznaczanie celów może pomóc w osiągnięciu zamierzonych rezultatów.

Ważne jest również rozważenie przyszłych potrzeb Twojej organizacji – nie ograniczaj się zatem wyłącznie do bieżących potrzeb. Wraz z rozwojem firmy mogą pojawić się nowe wymagania, dlatego warto zainwestować w elastyczny system ERP, który z łatwością dostosuje się do zmieniających się okoliczności.

Krok 2: Oceń dostępne rozwiązania

Podczas procesu wyboru systemu ERP istotne jest przeprowadzenie kompleksowej oceny dostępnych rozwiązań. Kluczowym krokiem jest zebranie informacji o systemach dostępnych na rynku – działanie to powinno obejmować: przegląd dokumentacji technicznej, dostępnych funkcji, a także analizę opinii i recenzji od innych firm, które już korzystają z tych rozwiązań. Uwzględnij specyficzne potrzeby branżowe oraz zastanów się, czy dany system oferuje funkcje dostosowane do unikalnych procesów firmy. Nie wahaj się zapytać o prezentacje demo, aby lepiej zrozumieć, jak system funkcjonuje w praktyce i czy spełni Twoje oczekiwania.

Zapoznaj się z ofertą systemów ERP wspieranych przez DahliaMatic.

Krok 3: Przeprowadź analizę kosztów

Wybór systemu ERP wiąże się nie tylko z kosztem zakupu oprogramowania, ale także z kosztami związanymi z wdrożeniem, szkoleniem pracowników i utrzymaniem systemu. Rozpocznij ten etap przygotowań od oceny kosztów licencji, które mogą obejmować opłaty za użytkownika, moduły dodatkowe i ewentualne aktualizacje. Uwzględnij również koszty związane z integracją systemu z istniejącym oprogramowaniem i bazą danych. Przeprowadź analizę kosztów uwzględniającą utrzymanie systemu ERP, a także prognozowane korzyści finansowe. Taka ocena pozwoli Ci zweryfikować opłacalność inwestycji i podejść do wyboru systemu z pełną świadomością kosztów z nią związanych.

Krok 4: Zadbaj o skalowalność

Istotne jest, aby wybrany system ERP był skalowalny i elastyczny – system powinien być w stanie rosnąć wraz z firmą. Współczesne organizacje potrzebują narzędzia, które można łatwo dostosować do nowych trendów, technologii a także przepisów prawnych, zapewniając ciągłą konkurencyjność na rynku. Wybierz rozwiązanie zwracając uwagę na jego zdolność do dostosowywania się do zmieniających się wymagań organizacji. Modularna struktura i możliwość dodawania nowych funkcji oraz modułów ułatwią adaptację systemu do ewentualnych rozszerzeń działalności.

Krok 5: Zapewnij bezpieczeństwo danych

W dobie coraz częstszych ataków cybernetycznych, bezpieczeństwo danych stało się priorytetem dla każdej firmy. Gartner prognozuje, że wydatki na bezpieczeństwo i zarządzanie ryzykiem w Europie osiągną kwotę około 56 miliardów dolarów w 2024 r., co oznacza wzrost o 16% w porównaniu z 2023 (źródło: Gartner, Komunikatu prasowy z 9 listopada 2023).

Przed wyborem systemu ERP sprawdź, jak dostawca dba o bezpieczeństwo danych swoich klientów. Certyfikaty, procedury związane z ochroną informacji oraz systemy szyfrowania powinny być standardem. W 2024 r. jeszcze ważniejsze będzie wdrożenie skutecznych i nowatorskich środków ochrony danych i cyberbezpieczeństwa (źródło: M. Mashrur, Tech Industry Trends to Look Out for in 2024, MentorWorks, 06.11.2023).

Krok 6: Dopytaj o wsparcie techniczne

Przed wyborem systemu warto zapytać dostawcę o plan wdrożenia oraz szacunkowy czas potrzebny na jego pełną implementację. Firma powinna zapewnić dostępność różnych poziomów wsparcia, a nawet ścisłe SLA (Service Level Agreements), które określają gwarantowany czas reakcji i rozwiązania problemu. Sprawdź, czy dostawca oferuje także kilka kanałów komunikacji, takich jak telefon, e-mail czy platformy online, umożliwiające skuteczny kontakt z zespołem wsparcia. System ERP powinien być regularnie aktualizowany, aby zapewnić zgodność z najnowszymi standardami bezpieczeństwa i technologii. Dlatego nie zapomnij zapytać czy dostawca systemu zobowiązuje się do regularnych aktualizacji i jakie procedury stosuje w przypadku wykrycia luk w zabezpieczeniach.

Podsumowanie

W roku 2024 wybór systemu ERP to nie tylko kwestia dostosowania narzędzia do bieżących potrzeb firmy, ale także przewidywanie przyszłych wyzwań i dynamicznych zmian jakie zajdą w otoczeniu biznesowym. Wybór systemu ERP staje się strategiczną decyzją, która ma wpływ nie tylko na codzienną działalność firmy, ale także na jej zdolność do adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych. Zdefiniowanie celów, analiza dostępnych rozwiązań, uwzględnienie kosztów i bezpieczeństwa danych, a także ocena wsparcia technicznego to kluczowe elementy, które pomogą uniknąć niezaplanowanych kosztów i wybrać system ERP dopasowany do potrzeb organizacji.