Przygotuj firmę przed startem wdrożenia systemu ERP

TL;DR: Dzięki przygotowaniu firmy przed startem projektu wdrożeniowego szybciej osiągniesz korzyści wynikające z nowego systemu, unikniesz opóźnień i ograniczysz część nieprzewidzianych kosztów. Powołaj zespół projektowy, zapewnij mu przestrzeń do pracy i upewnij się, że zna metodykę pracy ustaloną z partnerem wdrożeniowym. Uporządkuj dane i procesy biznesowe, które będą przenoszone do nowego systemu. Zrozum działanie wdrażanego ERP i przeprowadź szkolenia dla kluczowych interesariuszy. Przygotuj infrastrukturę IT.

Co poruszymy w tym artykule?

• korzyści wynikające z przygotowania organizacji przed rozpoczęciem wdrożenia
• działania praktyczne, które warto podjąć przed startem projekt

Dlaczego warto przygotować firmę do wdrożenia systemu ERP?

Wdrożenie systemu ERP wiąże się z wieloma zmianami w firmie, z którymi będziemy mieć do czynienia już na starcie projektu wdrożeniowego. Część z naszych pracowników zmierzy się z połączeniem codziennej pracy z nowymi obowiązkami projektowymi. Większość nie będzie posiadać doświadczenia w realizacji podobnego projektu. Dane gromadzone na przestrzeni lat, przed migracją do nowego systemu, będą wymagać uporządkowania. To wszystko będzie kosztować nas dodatkowy czas i fundusze.

Organizacje, które przygotują się do projektu wdrożeniowego przed jego uruchomieniem zyskują:

• większą kontrolę nad realizacją prac,
• podejmują łatwiej, szybciej i przede wszystkim bardziej świadome decyzje projektowe,
• unikają niepotrzebnych przestojów,
• szybciej osiągają cele i korzyści wynikające z wdrożenia nowego systemu,
• oszczędzają czas i budżet

Ostatni moment przed deadline’ami projektowymi i kosztami nowego systemu

Zanim przejdziemy do uruchomienia projektu, warto zdać sobie sprawę, że jest to ostatni moment, w którym nie obowiązują nas jeszcze deadline’y projektowe oraz nie ponosimy dodatkowych kosztów związanych z zakupem i serwisowaniem nowego oprogramowania. Daje nam to przestrzeń, aby bez presji czasowej i finansowej przeprowadzić działania, które nie tylko przygotują nas do realizacji projektu wdrożeniowego, ale też ułatwią jego przebieg i umożliwią uniknięcie niepotrzebnych i kosztowych przestojów projektowych. Działania te warto przeprowadzić w porozumieniu z wybranym dostawcą, który wesprze nas w działaniu.

Wsparcie zespołu wdrożeniowego

Wdrożenie nowego systemu ERP będzie wiązało się ze znaczącym wysiłkiem dla organizacji. Poza codziennymi obowiązkami, zespół zostanie zobowiązany do wykonania nowych zadań, które jak często okazuje się, wykonują po raz pierwszy. Warto więc wziąć pod uwagę, że będą potrzebować więcej czasu na ich realizację. Jeśli nie zapewnimy pracownikom odpowiedniego wsparcia wcześniej uzyskanie założonych celów odsunie się w czasie, będzie trudniejsze oraz kosztowniejsze.

Działania praktyczne

Przejdźmy do części praktycznej. Przygotowana przez nas lista to zestaw gotowych działań, które znacząco ułatwią i przyspieszą wdrożenie nowego systemu ERP. Zasada jest prosta – im więcej punktów z niej zrealizujesz, tym szybciej i z mniejszym kosztem osiągniesz wyznaczone cele. Pomocny może tu być również nasz artykuł „Jak formułować wymagania do systemu”. Nie jest to oczywiście zestaw zamknięty, ani obowiązkowy do wykonania. Możesz go dowolnie modyfikować, tak aby była jak najlepiej dopasowana do potrzeb Twojej firmy.

1. Powołaj zespół zaangażowany w projekt:

• ustal skład zespołu biorącego udział we wdrożeniu,
• określ zakres odpowiedzialności każdego członka zespołu,
• oszacuj w jakim wymiarze godzin każda osoba z zespołu powinna być zaangażowana w projekt.

Dodatkowo:

• rozważ odciążenie zespołu projektowego od codziennych obowiązków zatrudniając dodatkowe osoby, które na czas projektu przejmą część ich obowiązków,
• rozważ zasilenie zespołu projektowego osobami z zewnątrz z doświadczeniem w realizacji projektów wdrożeniowych,
• zaplanuj odpowiedni czas na wprowadzenie do organizacji nowych osób,
• zadbaj, aby zespół wdrożeniowy znał i rozumiał metodykę pracy.

2. Zrozum działanie wdrażanego systemu:

• zapoznaj się z możliwościami ERP przed jego wdrożeniem,
• zorganizuj szkolenia dla kluczowych osób zaangażowanych w projekt,
• opracuj plan kont i zasady zarządzania nimi.

3. Przeprowadź mapowanie procesów biznesowych:

• zidentyfikuj i uzupełnij luki w przebiegu procesów,
• wprowadź automatyzację tam gdzie to możliwe,
• zdecyduj, które procesy przenieść do nowego systemu,
• wprowadź niezbędne modyfikacje przed przeniesieniem procesów.

4. Zrób inwentaryzację danych:

• usuń duplikaty,
• uporządkuj indeksy,
• napraw lub usuń błędy,
• pozbądź się przestarzałych danych, które nie będą przenoszone,
• zunifikuj nazewnictwo, jeśli łączysz dane z różnych systemów.

5. Przygotuj infrastrukturę IT:

• dostosuj infrastrukturę do wymogów nowego systemu,
• przygotuj zespół IT do wdrożenia nowych narzędzi.

6. Zidentyfikuj i zminimalizuj potencjalne zagrożenia:

• ustal priorytety projektu i elementy, z których możesz zrezygnować,
• zidentyfikuj osoby przeciwne realizacji wdrożenia ERP i odsuń je od projektu.

Każdy z punktów szczegółowo omówimy i poszerzymy podczas drugiego odcinka podcastu Odkoduj wdrożenie ERP. Znajdziesz w nim wyjaśnienie dlaczego warto je przeprowadzić i w jaki sposób wpłyną na przebieg wdrożenia nowego systemu ERP w Twojej firmie. Co więcej, przygotowana przez nas lista sprawdzi się praktycznie podczas większości projektów informatycznych. Odcinek zostanie opublikowany w Spotify i naszym kanale na YouTube już w najbliższy wtorek – 10 czerwca 2025.