Pracuj mądrzej, a nie ciężej. Zarządzanie ryzykiem w systemach ERP

Współczesny świat biznesu jest pełen wyzwań. Z jednej strony firmy muszą stale dążyć do optymalizacji i zwiększania efektywności procesów, z drugiej rośnie presja na zapewnienie bezpieczeństwa oprogramowania i minimalizację ryzyka. Jednym ze sposobów, aby osiągnąć ten cel, jest wykorzystanie systemów ERP, które oferują zaawansowane funkcje i narzędzia, do jego zarządzania.

Według prognoz – rynek systemów ERP rozwija się dynamicznie, z ogromnymi oczekiwaniami co do przyszłego wzrostu. W 2022 roku rynek ten osiągnął wartość 63,33 miliardów dolarów, a do 2030 roku szacuje się, że wzrośnie do 187,79 miliardów dolarów, co oznacza CAGR na poziomie 14,8% w okresie prognozy. Wzrost ten, napędzany głównie przez rosnące zainteresowanie transformacją cyfrową, sprawia, że coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie systemów ERP. Rozwiązania te nie tylko zwiększają wydajność organizacji, ale także pomagają w zarządzaniu ryzykiem. Według badań, 66 procent organizacji uważa, że ich systemy ERP przyczyniły się do wzrostu wydajności, a 62 procent respondentów ankiety przeprowadzonej przez Techaisle stwierdziło, że systemy pozwoliły obniżyć koszty.

Jakie są współczesne zagrożenia, z którymi firmy muszą się zmierzyć, i w jaki sposób systemy ERP mogą pełnić kluczową rolę w ich eliminacji? W dzisiejszym artykule odpowiemy na pytanie, dlaczego warto pracować mądrzej, a nie ciężej, korzystając z potencjału, jaki oferują te zaawansowane rozwiązania.

Identyfikacja głównych zagrożeń

Poznanie potencjalnych zagrożeń pozwala na podjęcie działań prewencyjnych, opracowanie planu postępowania na wypadek kryzysu oraz skuteczne zarządzanie ryzykiem ich wystąpienia. To z kolei przekłada się na optymalizację strategii biznesowej i zwiększenie odporności organizacji na niepewność otoczenia biznesowego. Firmy działające w trudno przewidywalnym środowisku rynkowym narażone są na różnego rodzaju ryzyka, które mogą negatywnie wpłynąć na ich działalność. Do głównych zagrożeń należą:

Ryzyko operacyjne:

• Błędy ludzkie: ręczne przetwarzanie i kopiowanie danych, brak standaryzacji procedur, niedostateczna kontrola jakości.
• Brak optymalizacji procesów: powtarzalne czynności, wąskie gardła – zwłaszcza w okresach sezonowych, nadmiarowe zapasy, niewykorzystane możliwości.
• Brak automatyzacji: czasochłonne i kosztowne procesy, niska wydajność, rutyna pracownicza.

Ryzyko braku spójności danych:

• Brak cyfryzacji: papierowa dokumentacja, rozproszone i nieustrukturyzowane dane, problemy z dostępami.
• Niejednolity sposób przedstawiania danych: różne formaty, brak integracji, trudności w analizie, korzystanie z wielu niepołączonych ze sobą aplikacji.
• Problemy z przetwarzaniem i analizą: brak odpowiednich narzędzi, niewykwalifikowany personel, brak możliwości porównywania rozproszonych danych.

Ryzyko prawne:

• Zmieniające się regulacje prawne: konieczność dostosowania systemów i procedur, ryzyko kar i sankcji.
• Złożoność przepisów: trudności w interpretacji i wdrażaniu, ryzyko nieodpowiedniego zrozumienia regulacji prawnych.
• Brak kontroli nad zgodnością: ryzyko naruszeń prawa, utrata reputacji, kary finansowe.

Ryzyko wynikające z nieefektywnego zarządzania zasobami:

• Błędy w zarządzaniu magazynem: nadmierne zapasy, braki towarów, nieefektywne wykorzystanie przestrzeni.
• Problemy z łańcuchem dostaw: opóźnienia w dostawach, zatory logistyczne, niestabilność zaopatrzenia.
• Niewłaściwa selekcja dostawców: ryzyko niskiej jakości towarów, niestabilność dostaw, problemy z płatnościami.

Ryzyko kontrolne:

• Brak odpowiednich narzędzi do monitorowania: trudności w ocenie efektywności, ryzyko nadużyć.
• Niewystarczający nadzór nad działalnością: ryzyko błędów i nieprawidłowości, utrata kontroli nad firmą.
• Brak systemu kontroli wewnętrznej: ryzyko defraudacji, strat finansowych, nadużyć władzy.

Ryzyko bezpieczeństwa danych:

• Utrata danych: awarie sprzętu, cyberataki.
• Wyciek danych wrażliwych: naruszenie RODO, utrata reputacji, kary finansowe.
• Niewystarczające zabezpieczenia: ryzyko ataków hakerskich, kradzieży danych, włamań do systemów.

Rola systemów ERP w zarządzaniu ryzykiem

Systemy ERP odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu ryzykiem w organizacji, dostarczając kompleksowych narzędzi i mechanizmów wspierających identyfikację, ocenę, monitorowanie i łagodzenie różnorodnych zagrożeń. Centralizując dane w jednym miejscu, systemy ERP dają firmom dostęp do spójnych, aktualnych informacji z różnych obszarów działalności, pozwalając im lepiej zrozumieć sytuację i szybko reagować na potencjalne ryzyka. Integrując procesy biznesowe, systemy ERP redukują błędy ludzkie, minimalizują opóźnienia, promują efektywność operacyjną i minimalizują potencjalne zagrożenia. Dodatkowo umożliwiają generowanie szczegółowych raportów i analiz, co pozwala organizacjom identyfikować obszary ryzyka i podejmować odpowiednie decyzje je minimalizujące.

Warto zauważyć, że systemy ERP odgrywają ważną rolę podczas wspierania firm w zarządzaniu łańcuchami dostaw i ograniczaniu ryzyk związanych z dostępnością surowców i produktów. Śledząc stany magazynowe, prognozując popyt i automatyzując zamówienia, systemy ERP umożliwiają szybką reakcję na potencjalne zakłócenia w łańcuchu dostaw i zmniejszają ryzyko opóźnień w realizacji zamówień. Dodatkowo systemy ERP umożliwiają monitorowanie i kontrolę zgodności z przepisami. Jest to ważne – ponieważ zmniejsza ryzyko sankcji finansowych i utraty reputacji w wyniku naruszenia przepisów.

Nie bez znaczenia jest również aspekt bezpieczeństwa danych. W obliczu rosnącej liczby cyberataków i coraz bardziej rygorystycznych przepisów chroniących dane osobowe, systemy ERP oferują zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu i regularne audyty bezpieczeństwa. Pozwala to firmom skutecznie minimalizować ryzyko kradzieży danych, utraty wrażliwych informacji i nieuprawnionego dostępu do systemów.

Zastanawiasz się jak dobrać system ERP do potrzeb Twojej firmy, tak aby właściwie zarządzać ryzykiem? Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o tym w jaki sposób dostosować Twój system ERP do lokalnych wymogów prawnych.

Podsumowując, systemy ERP nie są jedynie narzędziem do zarządzania zasobami, ale kompleksowym rozwiązaniem wspierającym firmy we wszystkich aspektach ich działalności. Stanowią one fundament skutecznego zarządzania ryzykiem, pozwalając firmom pracować mądrzej, nie ciężej. W dobie dynamicznych zmian i rosnących zagrożeń w świecie biznesu, systemy ERP są nieodzownym narzędziem, które pozwalają organizacjom osiągać sukces i utrzymać konkurencyjną pozycję na rynku.