Transformacja cyfrowa

Pandemia COVID-19 diametralnie przemodelowała rzeczywistość funkcjonowania przedsiębiorstw. Praktycznie z dnia na dzień niemal wszystkie organizacje rozpoczynając od sektora publicznego po branże komercyjne stanęły przed wyzwaniem, do którego rynek nie był jeszcze przygotowany – natychmiastowej zmiany sposobu funkcjonowania przedsiębiorstw. Organizacje od tej pory musiały zacząć funkcjonować w rozproszeniu, z wielu lokalizacji, często w warunkach domowych lub hybrydowych, za pomocą komunikatorów elektronicznych oraz systemów informatycznych. Dzisiaj, po dwóch latach od wybuchu pandemii, nikt sobie nie wyobraża powrotu do przed pandemicznej rzeczywistości. Transformacja cyfrowa przedsiębiorstw nabrała wiatru w żagle, organizacje kładą nacisk na digitalizację procesów, zdalne techniki pracy, udostępnianie i konsumowanie usług w wersjach elektronicznych.

– Praca pracowników umysłowych została całkowicie przemodelowana. Nikt już nie wyobraża sobie powrotu do biur. Pracownicy przyzwyczaili się do możliwości oferowanych przez pracę zdalną, która otworzyła szereg benefitów – mówi Tomasz Jadczak, Zastępca Dyrektora Pionu Produktów Własnych w DahliaMatic. Managerowie nie będą w stanie przekonać pracowników do powrotu do biura. Firmy stanęły przed wyzwaniem stworzenia nowego ładu organizacyjnego i systemowego, który pozwoli nie tylko na kontrolowanie procesów wykonywanych zdalnie, ale przede wszystkim będzie je wspierać, rozwijać, optymalizować – podkreśla Jadczak.

Obserwując zmiany rynkowe możemy wyróżnić siedem paradygmatów, które na stałe wpiszą się w nowy sposób funkcjonowania przedsiębiorstw tym samym będąc elementem transformacji cyfrowej. W pierwszej części artykułu skupimy się na czterech z nich:

Miejsce

Lokalizacja, z której wykonujemy pracę przestała mieć znaczenie. Pracujemy z dowolnego miejsca na ziemi, nie mamy jednego stałego lokum skąd pracownicy wykonują zlecone im zadania. Podejście to miało ogromny wpływ na cyfryzację procesów, które od teraz muszą zagwarantować możliwość wykonania zleconej pracy z dowolnego zakątka na świecie – nie tylko z własnego domu, czy pobliskiej kawiarni.

Czas

Sytuacja, w której pracownicy spędzali 8h przy biurku, przed ekranem monitora w wyznaczonym miejscu pracy bezpowrotnie minęła. Czas pracy przestał mieć znaczenie. Przeszliśmy na zadaniowy tryb rozliczenia pracy, przez co czas, który poświęcamy na wykonanie określonych czynności stał się tym samym nienormowany. W takim podejściu można by odnieść wrażenie, że menadżerowie utracili kontrolę nad czasem pracy podległych pracowników. Podejście oparte na zadaniach, na systemach śledzenia przepływu zadań, na kontroli efektywności realizacji zadań i procesów tworzy nowy system zarządzania i rozliczania czasu pracy.

Proces

Era analogowych procesów dobiega końca, zastąpi je cyfrowa realizacja wspierana przez dokumenty elektroniczne, elektroniczne akceptacje, pracę grupową, podpisy cyfrowe. Niewielka część procesów pozostanie obsługiwana w tradycyjny sposób z wykorzystaniem kartki papieru (np. archiwa, teczki, pisma urzędowe). Zmiana ta jest naturalną konsekwencją dwóch poprzednich paradygmatów – miejsca i czasu. Biorąc pod uwagę zadaniowy tryb pracy wykonywany z dowolnej lokalizacji należy liczyć się z tym, że gdybyśmy dalej chcieli wykonywać je analogowo ich efektywność diametralnie spadnie. Jedynie marginalne procesy, których cyfryzacja nie będzie możliwa m.in. przez ograniczenia legislacyjne pozostanie obsługiwana w niezmienionej formie.

Cyfryzacja

O cyfryzacji procesów mówi się już od dawna. Na rynku obecnych jest wielu ewangelistów, którzy wciąż podkreślają konieczność digitalizacji. Zmiany wywołane przez pandemię spowodowały, że cyfryzacja stała się niezbędna dla utrzymania efektywności działania przedsiębiorstw lub w ogóle by mogły one funkcjonować. Nie ma już od tego odwrotu. Organizacje wykorzystują wszystkie dostępne środki, które pozwalają na realizację procesów w sposób cyfrowy. Działania te obserwujemy nie tylko na rynku komercyjnym, ale i w administracji publicznej. Możliwe jest już podpisanie i wysyłanie pism urzędowych bez odrywania się od ekranu komputera. Każdy kolejny krok będzie pogłębiać ten proces. Widzimy to w wielu zmianach, które już dzisiaj mają miejsce – pojawiają się zmiany legislacyjne, czy inne zachęty promujące cyfryzację na szeroką skalę, np. przyspieszenie procesowania złożonego wniosku złożonego online, usługi w domenie GOV wspierające działanie przedsiębiorstw w tym zakresie np. platforma elektronicznych faktur.