Jak ograniczyć papierologię w firmie? Digitalizacja obiegu dokumentów

Firmy nieustannie dążą do optymalizacji swoich procesów operacyjnych – w tym także do ograniczenia liczby przetwarzanej dokumentacji papierowej. I choć digitalizacja obiegu dokumentów wydaje się być powszechna i pojawiają się głosy, że na pewno wszyscy już ją zastosowali – rzeczywistość pokazuje, że to nieprawda. Wiele organizacji nadal zmaga się z papierowym chaosem, co prowadzi do marnowania czasu, zasobów i pieniędzy.

Jak podają badania przeprowadzone dla Canon Polska – elektroniczne dokumenty najczęściej  wykorzystywane są przez firmy zatrudniające ponad 250 pracowników. A co z przedstawicielami sektora MŚP? Jedynie 35 proc. takich organizacji uznaje kwestię zastąpienia druku cyfrową alternatywą za ważną dla prowadzonej działalności.

Digitalizacja obiegu dokumentów wydaje się być naturalnym krokiem w transformacji biznesowej, a poleganie na papierowej dokumentacji może stanowić wyzwanie dla firm. Jednak mimo rosnącej świadomości na temat cyfryzacji dokumentów, nie wszystkie organizacje osiągnęły ten cel. W tym artykule zatem:

• opowiemy więcej o problemie zwanym „papierologią”,
• wyjaśnimy czym jest digitalizacja obiegu dokumentów,
• przedstawimy korzyści wynikające z cyfryzacji dokumentacji.

„Papierologia” – wciąż aktualne wyzwanie dla firm

„Papierologia” to nic innego jak potoczne określenie nadmiernego wykorzystywania papierowej dokumentacji w działalności firmy. Kiedy otaczasz się stosami segregatorów, dokumentów i masz trudności w odnalezieniu tego właściwego… to oznacza, że masz do czynienia z „papierologią”.

To wciąż aktualny problem, charakteryzujący się często manualnymi, czasochłonnymi procesami związanymi z zarządzaniem dokumentacją. Takie działania nie tylko absorbują czas i energię pracowników, ale również prowadzą do wzrostu kosztów oraz trudności w efektywnym działaniu. Zwiększone obciążenie często prowadzi także do opóźnień w realizacji zadań i projektów. Ograniczony dostęp do dokumentów spoza biura utrudnia pracownikom wykonywanie pracy zdalnej i może stanowić problem w sytuacjach awaryjnych lub podczas podróży służbowych. Firma musi także ponosić wydatki związane zarówno z zakupem artykułów biurowych, jak i utrzymaniem infrastruktury potrzebnej do ich przechowywania i archiwizacji. Pojawia się również ograniczona efektywność operacyjna, ponieważ manualne procesy związane z obsługą papierowej dokumentacji prowadzą do spadku wydajności pracy. Dodatkowo, istnieje ryzyko utraty i naruszenia bezpieczeństwa danych związanego z papierową dokumentacją, która jest bardziej podatna na zgubienie lub kradzież.

Na szczęście istnieją rozwiązania, które wspierają firmy w ich drodze do transformacji cyfrowej i poprawy efektywności operacyjnej. Przykładem jednego z nich jest digitalizacja obiegu dokumentów.

Digitalizacja obiegu dokumentów – co to takiego?

Digitalizacja obiegu dokumentów to proces przenoszenia tradycyjnej papierowej dokumentacji do formy elektronicznej. Systemy digitalizujące obieg dokumentów obejmują narzędzia służące do:

• generowania plików w formacie elektronicznym,
• przekształcania dokumentów papierowych w postać cyfrową,
• łatwego udostępniania dokumentów cyfrowych,
• organizowania dokumentacji w ujednoliconych strukturach i formatach,
• przechowywania informacji,
• zapewniania zabezpieczeń dokumentów zgodnie z obowiązującymi standardami zgodności.

Dzięki centralizacji danych w firmie systemy obiegu dokumentów są rozwiązaniem na wciąż aktualny problem „papierologii”, Firmy, które już zdecydowały się na elektroniczny obieg dokumentów, zyskały przewagę konkurencyjną m.in. poprzez zwiększenie efektywności, oszczędność czasu oraz poprawę jakości obsługi klienta.

Aby pozostać konkurencyjnym, firmy wdrażają nowe technologie, a digitalizacja obiegu dokumentów stała się już nie tylko opcją, a wręcz koniecznością dla przedsiębiorstw dążących do efektywności i rozwoju. Dlatego też, aby utrzymać się w konkurencyjnym świecie biznesu, warto skorzystać z korzyści jakie oferuje digitalizacja procesów.

Co zyskam dzięki digitalizacji obiegu dokumentów?

Digitalizacja obiegu dokumentów pozwala firmom na:

• zwiększenie efektywności operacyjnej,
• poprawę dostępności dokumentów,
• poprawę bezpieczeństwa danych,
• elastyczność w pracy zdalnej i mobilnej,
• eliminację błędów związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów,
• szybkie udostępnianie i przesyłanie dokumentów,
• łatwiejszą współpracę i komunikację między pracownikami,
• możliwość monitorowania i śledzenia historii dokumentów,
• ułatwienie procesu audytów i kontroli dokumentacji,

Dzięki nowoczesnym platformom i narzędziom do zarządzania dokumentami firmy z łatwością monitorują i śledzą przepływ dokumentów w swojej firmie, zapewniając im większą kontrolę nad procesami biznesowymi. Dodatkowo możliwość udostępniania dokumentów w czasie rzeczywistym wspiera efektywną współpracę pomiędzy pracownikami niezależnie od lokalizacji czy strefy czasowej, w której się znajdują.

Warto również podkreślić, że digitalizacja obiegu dokumentów ma znaczący wpływ na aspekt środowiskowy. Mniejsze zużycie papieru oznacza mniejsze wycinanie drzew, a zmniejszenie liczby dokumentów fizycznych przekłada się na mniejsze zużycie energii związanej z ich przechowywaniem oraz transportem. W efekcie uzyskujemy także mniejszy koszty operacyjne. Dlatego też, digitalizacja obiegu dokumentów nie tylko przynosi korzyści ekonomiczne dla firmy, ale również stanowi istotny krok w kierunku bardziej zrównoważonego rozwoju i ochrony środowiska naturalnego.

Jeśli potrzebujesz wsparcia i zastanawiasz się jak ograniczyć „papierologię” w Twojej firmie – Skontaktuj się z naszym ekspertem i umów bezpłatną konsultację dotyczącą wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.