KSeF i eDoręczenia – rewolucja w cyfryzacji procesów biznesowych i archiwizacji dokumentów

Cyfryzacja procesów biznesowych i archiwizacji dokumentów to wciąż jedne z głównych kierunków rozwoju nowoczesnych firm. Także w zakresie zarządzania dokumentacją, przekazywaniem dokumentów i przetwarzania faktur – tradycyjne metody ustępują miejsca innowacyjnym rozwiązaniom, które nie tylko przyspieszają procesy, ale również redukują błędy i koszty. W ostatnim czasie pojawiły się dwa przełomowe narzędzia znacząco wpływające na ten trend – to: Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz system eDoręczeń. Jak wynika z badania „Cyfryzacja sektora MŚP w Polsce” przygotowanego przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców – 44 proc. respondentów jako główną korzyść płynącą z cyfryzacji wskazuje wzrost efektywności pracy. Jednak wprowadzenie KSeF oraz systemu eDoręczeń otwiera wiele nowych możliwości dla biznesu, jednocześnie stawiając przed nim zupełnie nowe wyzwania.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to inicjatywa rządowa mająca na celu ułatwienie przedsiębiorcom zarządzania fakturami VAT. System ten pozwala na elektroniczne przesyłanie faktur pomiędzy przedsiębiorcami. KSeF nie tylko upraszcza proces fakturowania, ale również zwiększa jego przejrzystość i bezpieczeństwo, redukując ryzyko błędów oraz oszustw, na które były narażone e-faktury przesyłane mailowo. Wciąż trwają dyskusje nad ostatecznym terminem obowiązkowego wdrożenia KSeF, natomiast warto już teraz przygotować firmę na nowy sposób fakturowania – zarówno w zakresie wystawiania faktur sprzedaży, jak i gotowości przetwarzania faktur w systemie elektronicznego obiegu dokumentów oraz księgowania dokumentów.

Potrzebujesz wsparcia z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur? Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc!

Czym są eDoręczenia?

System eDoręczeń to platforma umożliwiająca bezpieczne przesyłanie dokumentów elektronicznych między podmiotami gospodarczymi, obywatelami i administracją publiczną. Jest to odpowiednik tradycyjnej poczty – w nowej cyfrowej formie – zapewniający potwierdzenie nadania i odbioru przesyłki. eDoręczenia znacząco przyspieszają i usprawniają komunikację, a także pozwalają na archiwizację dokumentów w sposób zorganizowany i dostępny online. Po zmianach zamiast wybrać się na pocztę z listem poleconym i pobraniem potwierdzenia nadania, będzie można skorzystać z platformy eDoręczeń. Prawny efekt będzie równoważny dla przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Mamy już e-maile, ePUAP i inne platformy rządowe… Co zmieniają eDoręczenia?

Wymiana informacji mailowo nie jest formalnie wystarczająca do przekazywania decyzji administracyjnych. Urzędy i inne instytucje nie mają 100% pewności, że adres mailowy jest:

• aktualny,
• odbierany,
• oraz, że osoba korzystająca z niego jest tą , za którą się podaje.

ePUAP umożliwiał potwierdzenie tożsamości nadawcy oraz odbiorcy korespondencji. Wymuszał jednak, aby obie strony komunikacji porozumiewały się w formie elektronicznej. Dodatkowo zakres jego wykorzystania jest węższy niż eDoręczeń – przykładowo nie umożliwiał przesłania korespondencji sądowej, w której uczestniczy wiele podmiotów.

Docelowo eDoręczenia zastąpią system ePUAP, który w przyszłości zostanie wyłączony.

Obecnie obowiązek korzystania z eDoręczeń dla wybranych podmiotów publicznych oraz osób wykonujących zawody zaufania publicznego został określony na 01.10.2024. Spółki prawa handlowego obowiązkowo będą musiały korzystać z eDoręczenia od stycznia 2025 roku. Po tym terminie możemy spodziewać się, że urzędy, ZUS, PIP zamiast listu poleconego prześlą do naszej firmy korespondencję z platformy eDoręczenia potwierdzone podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną.

Zmiany te również dotyczą nas, nawet jeśli nie będziemy posiadać skrzynki w eDoręczenia np. z uwagi, że jesteśmy osobą fizyczną i dobrowolnie nie dołączyliśmy do eDoręczeń. Urząd w takiej sytuacji będzie korzystać z wysyłki hybrydowej – PUH (Publiczna Usługa Hybrydowa).  Wysyłka hybrydowa będzie umożliwiała nadanie korespondencji elektronicznie i odbieranie papierowo, np. przez osoby wykluczone cyfrowo. Usługę wydrukowania, spakowania do koperty i nadania będzie świadczyć Poczta Polska.  Taki list nie będzie posiadał fizycznego podpisu, a tylko nadrukowaną informację, że został podpisany elektronicznie. Z nadania PUH będą mogli korzystać wszyscy, także przedsiębiorcy, więc potrzeba udania się na pocztę z listami papierowymi znacząco się zmniejszy.

Cyfryzacja procesów biznesowych

Wprowadzenie KSeF i eDoręczeń to nie tylko konieczność dostosowania się do nowych regulacji prawnych, ale również szansa na optymalizację procesów wewnętrznych. Automatyzacja procesów biznesowych, w tym obiegu korespondencji i faktur, pozwala na znaczące obniżenie kosztów związanych z drukowaniem, przechowywaniem i wysyłką dokumentów papierowych. Ponadto, cyfrowa archiwizacja ułatwia dostęp do dokumentów, ich wyszukiwanie oraz zarządzanie nimi, co przekłada się na lepszą organizację pracy. Wprowadzenie KSeF i systemu eDoręczeń będzie mobilizowało firmy do organizacji elektronicznych repozytoriów dokumentów. Korespondencja otrzymana poprzez eDoręczenia nie będzie mogła zostać po prostu wydrukowana i schowana do segregatora – utracimy wówczas możliwość weryfikacji autentyczności podpisów i pieczęci elektronicznych.

Elektroniczne repozytoria, a systemy klasy BPMS

Przykładami takich elektronicznych repozytoriów mogą być systemy klasy BPMS (Business Proces Management System). Są to zaawansowane narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi, które pozwalają na modelowanie, automatyzację, monitorowanie i optymalizację wszystkich procesów w organizacji. Integracja systemu BPMS z KSeF i eDoręczeniami umożliwia stworzenie spójnego środowiska pracy, w którym wszystkie procesy są zautomatyzowane i wzajemnie na siebie oddziałują, co przekłada się na zwiększenie wydajności i redukcję kosztów operacyjnych.

Elektroniczny obieg dokumentów, wspierany przez systemy BPMS, jest fundamentem efektywnego zarządzania dokumentacją. Dzięki cyfryzacji, dokumenty w oryginalnej elektronicznej formie są łatwo dostępne z każdego miejsca i o każdym czasie, co jest szczególnie ważne w kontekście pracy zdalnej i rozproszonych zespołów. Dodatkowo systemy BPMS zadbają o zachowanie odpowiedniego bezpieczeństwa dokumentów elektronicznych, tak aby uniemożliwić nieautoryzowany dostęp, czy nieuprawnione usunięcie dokumentów.  Zarządzanie dokumentacją staje się bardziej elastyczne, a ryzyko utraty ważnych informacji jest zminimalizowane.

Podsumowanie

KSeF i eDoręczenia to narzędzia, które rewolucjonizują zarówno obieg dokumentów, jak i obieg faktur w polskich przedsiębiorstwach. W połączeniu z systemami BPMS i strategią automatyzacji procesów biznesowych, otwierają one drogę do znaczącej poprawy efektywności operacyjnej i konkurencyjności na rynku. Platforma Cyfrowych Procesów Archillea wspiera obieg informacji, zarządzania dokumentami i realizację procesów w przedsiębiorstwach. Konektor eDoręczeń jest standardowym elementem rozwiązania dla procesów kancelaryjnych (korespondencja przychodząca i wychodząca) natomiast konektor KSeF pozwala na pobieranie oraz wysyłanie dokumentów finansowych w sposób w pełni zautomatyzowany tj. niezależnie od sposobu dostarczenia faktury (KSeF, OCR, mail) obsługiwana jest w identyczny sposób, w tym samym procesie, przy czym platforma KSeF stanowczo skraca czas potrzebny na wprowadzenie dokumentu oraz redukuje możliwość wystąpienia błędu w dokumencie w praktyce do zera.