Cyfrowa transformacja w administracji: Jak EZD wspiera zarządzanie dokumentami w urzędach

Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, jak administracja publiczna wykorzystuje nowoczesne technologie, aby usprawnić swoje działania? Obecnie wchodząc do urzędu nie dostrzeżemy już dużych ilości dokumentacji papierowej, jak miało to miejsce chociażby kilka lat temu. To właśnie ona – cyfrowa transformacja w administracji – rewolucjonizuje sposób zarządzania dokumentami i danymi. Czy dotarła już do wszystkich urzędów gmin, miast i powiatów? Jeszcze nie. Ale niebawem stanie się nieodłącznym elementem pracy każdej placówki publicznej.

W związku z obowiązkiem prawnym – od 1 stycznia 2028 roku – w urzędach administracji publicznej muszą zostać wdrożone systemy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Ten wymóg ma być motywem do wprowadzenia nowoczesnych zmian, które przełożą się na większą efektywność, transparentność i lepszą obsługę obywateli.

Odpowiedzią na potrzeby związane z wdrożeniem systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją jest EZD RP, który został przygotowany przez NASK, a obecnie znajduje się w portfelu usług wdrażanych przez specjalistów DahliaMatic.

W tym artykule przyjrzymy się, jak EZD wspiera urzędy w adaptacji do nowych realiów, umożliwiając bardziej efektywne, transparentne i przyjazne dla obywateli funkcjonowanie administracji.

Jak systemy klasy EZD zmieniają oblicze polskiej administracji?

Wraz z rosnącym zapotrzebowaniem na sprawniejsze i bardziej transparentne procedury, urzędy i instytucje coraz częściej sięgają po narzędzia, które ułatwiają zarządzanie dokumentami i danymi. W tym kontekście, systemy klasy EZD stają się nieodłącznym elementem transformacji, zmieniając nie tylko sposób pracy urzędników, ale również relacje między administracją a obywatelami oraz postrzeganie polskiego sektora publicznego.

Wdrożenie systemu klasy EZD to nie tylko krok w kierunku cyfryzacji, ale również okazja do przeglądu i optymalizacji istniejących procesów. Już na etapie przygotowania do wdrożenia systemu, urzędy mają szansę na przeprowadzenie audytu wewnętrznego oraz weryfikację swoich procedur pod kątem zgodności z instrukcją kancelaryjną.

Dobre praktyki wdrażania systemu EZD zakładają stopniowe adaptowanie pracowników do nowego systemu informatycznego. Początkowo system EZD może  wspomagać obieg tradycyjny, by po kilku miesiącach przejść do trybu w pełni elektronicznego dla tych kategorii spraw, które będą wybrane do obsługi elektronicznej.  Dzięki temu, urzędy będą mogły wykorzystywać możliwości systemu związane z obsługą  dokumentacji elektronicznej i podpisem elektronicznym przy wydawaniu decyzji administracyjnych.

Ważnym aspektem wdrożenia systemu EZD jest możliwość integracji z usługą eDoręczenia oraz Archiwum Państwowym. Dzięki niej urzędy publiczne mogą skutecznie zarządzać całym cyklem życia dokumentów – począwszy od ich przyjęcia, poprzez przetwarzanie, aż po archiwizację.

Współpraca między EZD a eDoręczeniami umożliwia automatyczne przetwarzanie i klasyfikację dokumentów, co przyspiesza obsługę klienta oraz eliminuje ryzyko błędów wynikających z ręcznej obsługi dokumentów. Natomiast integracja z Archiwum Państwowym zapewnia zgodność z wymogami prawnymi i proceduralnymi dotyczącymi przechowywania dokumentacji.

System EZD RP pozwala także na łatwe kategoryzowanie, wyszukiwanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, co znacząco ułatwia zarządzanie archiwum. EZD dodatkowo ma na celu wspieranie archiwistów we wszystkich czynnościach niezbędnych do prowadzenia archiwum, takich jak przygotowywanie skontrum, czy brakowania dokumentów. W systemie znajduje się również możliwość generowania paczek archiwalnych, dzięki temu przekazywanie dokumentów  do Archiwum Państwowego staje się o wiele prostsze.

Czy przygotowanie do wdrożenia EZD musi być trudne?

Pomimo wyzwań związanych z przygotowaniem do wdrożenia Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), istnieją sprawdzone strategie, które mogą ułatwić ten proces.

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci przejść na nowy, cyfrowy poziom zarządzania dokumentami.

Kluczowym elementem jest przeprowadzenie analizy potrzeb i zasobów urzędu, co pozwoli dostosować rozwiązanie EZD do specyfiki organizacji. Ważne jest również zaangażowanie wszystkich zainteresowanych stron – począwszy od kadry zarządzającej, poprzez pracowników administracyjnych, aż po użytkowników końcowych. Konsultacje zespołowe pomogą zidentyfikować obszary wymagające automatyzacji oraz dostosować system do istniejących procesów i instrukcji kancelaryjnej.

Kolejnym istotnym krokiem jest zapewnienie odpowiedniego szkolenia i wsparcia technicznego dla pracowników. Wdrożenie nowego systemu może być dla nich wyzwaniem, dlatego kluczowe jest zapewnienie odpowiedniego przeszkolenia umożliwiającego im zrozumienie funkcji i korzyści wynikających z EZD oraz nauczy korzystania z nowych narzędzi i funkcji.

Decydując się na wdrożenie systemu klasy EZD w urzędzie należy również pamiętać o kwestiach bezpieczeństwa. Z tego względu warto rozważyć korzystanie z EZD w postaci usługi SaaS opartej o infrastrukturę chmurową AWS Amazon, która jest liderem w zapewnianiu bezpiecznych i skalowalnych rozwiązań chmurowych. Dzięki zaawansowanym mechanizmom szyfrowania, wielopoziomowym systemom uwierzytelniania oraz ciągłemu monitorowaniu i zarządzaniu ryzykiem, możemy zapewnić, że wszystkie dane przechowywane i przetwarzane w ramach EZD RP są chronione przed nieautoryzowanym dostępem i innymi zagrożeniami.

Dzięki podejściu opartemu na analizie potrzeb, zaangażowaniu zespołu oraz odpowiednim szkoleniom i wsparciu, przygotowanie do wdrożenia EZD staje się bardziej przystępne i skuteczne, a urząd może spodziewać się realnych korzyści związanych z cyfrową transformacją administracji.

Wdrożenie EZD RP z DahliaMatic

Skorzystanie z oferty wdrożenia systemu EZD RP przez DahliaMatic zapewnia możliwości integracyjne z innymi systemami używanymi w urzędzie, takimi jak systemy finansowo-księgowe czy podatkowe. Dzięki temu, urzędy mogą budować spójny system zarządzania dokumentami, który obejmuje obsługę wniosków składanych przez mieszkańców oraz automatyczny obieg dokumentów finansowych i decyzji podatkowych.

Dzięki bogatej ofercie DahliaMatic, system EZD RP może być również rozszerzony o dodatkowe aplikacje, które wspierać będą urząd w obszarach, gdzie podstawowa wersja systemu nie spełnia wszystkich wymagań organizacyjnych. Może to obejmować narzędzia do:

• zarządzania korespondencją mailową,
• zarządzania projektami,

a także

• obsługi postępowań zakupowych, zgodnego z prawem zamówień publicznych.

Jeśli chcesz, aby Twoja instytucja publiczna skorzystała z bezpiecznego i niezawodnego systemu EZD RP, wspieranego przez solidną infrastrukturę AWS Amazon, skontaktuj się z nami już dziś. Nasz zespół wdrożeniowy jest gotowy odpowiedzieć na wszystkie pytania i pomóc w wyborze najlepszego rozwiązania dostosowanego do potrzeb Twojego urzędu. Nie czekaj, zadbaj o bezpieczeństwo danych i efektywność pracy urzędu – dołącz do grona zadowolonych klientów, którzy już teraz cieszą się korzyściami płynącymi z cyfrowej transformacji.