Transformacja zakupów. Jakie korzyści przynosi firmie platforma zakupowa?

W erze, gdzie szybkość i efektywność mogą decydować o sukcesie firmy – transformacja zakupów stała się niezwykle ważnym elementem strategii biznesowej. Jak przewiduje Gartner – do 2025 roku nawet 80% sprzedaży B2B będzie odbywało się online (źródło: Gartner, „Future of Sales – Transformational Strategies for B2B Sales Organizations”). Oznacza to, że organizacje zauważyły już, że transformacja zakupów to nie tylko kwestia dostosowania się do nowych standardów, ale również szansa na wypracowanie przewagi konkurencyjnej swojej organizacji.

Tradycyjne metody prowadzenia zakupów powoli stają się przeszłością. Nowoczesne platformy zakupowe, będące wciąż innowacyjnymi rozwiązaniami, stają się natomiast kamieniem milowym w transformacji nie tylko dużych korporacji, ale również małych i średnich przedsiębiorstw. Według badania przeprowadzonego przez ekspertów Gartnera już 83 proc. kupujących reprezentujących sektor B2B woli zamawiać lub płacić online (źródło: Gartner, Komunikat prasowy z 22 czerwca 2022). A przecież to dopiero początek zmian…

Zapomnijmy na chwilę o nudnych arkuszach kalkulacyjnych i zamówieniach na papierze – czas na przemyślenie strategii biznesowej w dobie platform zakupowych! Co takiego potrafią? Nie tylko ułatwiają życie, ale też przynoszą wymierne korzyści.

Jakie korzyści przynosi firmie platforma zakupowa?

Jak podaje raport „B2B e-commerce” przygotowany przez Deloitte Digital, w krajach rozwiniętych już cztery na pięć przedsiębiorstw dostarczających usługi innym firmom korzysta z platformy handlu elektronicznego. I chociaż platforma zakupowa nie stanowi uniwersalnego rozwiązania dla wszystkich wyzwań, z jakimi borykają się firmy, jej implementacja otwiera drzwi do wprowadzenia zmian sprzyjających zarówno wzrostowi wydajności, jak i redukcji kosztów operacyjnych. Odpowiednio dostosowana do potrzeb przedsiębiorstwa platforma może zatem przynieść namacalne korzyści, kształtując korzystne warunki dla rozwoju organizacji.

Platforma zakupowa:

1. umożliwia zoptymalizowanie realizacji procesów zakupowych

Optymalizacja cyklu zamówień staje się faktem, gdy platforma automatyzuje kluczowe etapy, umożliwiając skuteczne składanie zamówień. Dodatkowo, wyeliminowanie manualnych procesów przyczynia się do zmniejszenia ryzyka popełniania błędów oraz skrócenia czasu poświęcanego na administracyjne czynności. To spójne podejście pozwala przedsiębiorstwom nie tylko zaoszczędzić czas, ale także efektywniej gospodarować zasobami, bezpośrednio wpływając na efektywność operacyjną.

Wykorzystywane moduły i narzędzia: Podpis elektroniczny, Elektroniczne ścieżki akceptacji, Powiadomienia, Integracja z systemami ERP, Modeler procesów.

2. pomaga uzyskać efektywność kosztową

Zastosowanie automatycznego zarządzania zamówieniami i integracji z systemami wykorzystywanymi w firmie eliminuje zbędne opóźnienia, umożliwiając błyskawiczne podejmowanie decyzji zakupowych. Dodatkowo, platforma ogranicza ryzyko nadmiernych wydatków dzięki kokpitom menadżerskim, które monitorują budżet oraz wspierają dokładne analizy danych dotyczących zakupów. To kompleksowe podejście pozwala firmom nie tylko zoptymalizować budżet, lecz także efektywniej rozdysponować zasoby.

Wykorzystywane moduły i narzędzia: Kokpity menadżerskie, Raporty, Agregacja potrzeb i zasobów, , Moduł analizy danych, Moduł planowania.

3. usprawnia zarządzanie dostawcami

Rozwiązanie to umożliwia firmom skonsolidowane przechowywanie danych dotyczących dostawców ułatwiając szybki dostęp do kluczowych informacji o transakcjach. Ponadto, portal dostawcy będący częścią platformy zakupowej staje się transparentnym narzędziem, ułatwiającym efektywną komunikację, monitoring zamówień oraz dostęp do ważnych dokumentów, takich jak potwierdzenia zamówień w formie plików PDF. To kompleksowe zarządzanie informacjami i komunikacją ze współpracownikami przekłada się na lepszą kontrolę nad łańcuchem dostaw oraz bardziej efektywne relacje handlowe.

Wykorzystywane moduły i narzędzia: Portal Dostawców, Ocena Dostawców, Kwalifikacja Dostawców, Komunikacja wewnętrzna, Komunikacja zewnętrzna.

4. zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami prawa

Dzięki dwustopniowej weryfikacji tożsamości (2FA), platforma skutecznie chroni dostęp do istotnych danych zakupowych, co minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu. Dodatkowo, system gwarantuje skuteczną ochronę informacji zakupowych, eliminując potencjalne zagrożenia związane z bezpieczeństwem cybernetycznym. Implementacja platformy zakupowej umożliwia spełnienie wymagań przepisów prawa, zapewniając zgodność z obowiązującymi regulacjami i redukując ryzyko ewentualnych kar oraz utraty reputacji związanej z naruszeniem przepisów prawnych.

Wykorzystywane moduły i narzędzia: Dwustopniowa weryfikacja tożsamości 2FA, Szyfrowanie danych, System uwierzytelniania i autoryzacji, Protokoły bezpieczeństwa transakcji online.

5. ułatwia proces obsługi i archiwizacji dokumentacji

Dzięki cyfrowemu charakterowi platformy, procesy zakupowe stają się bardziej zautomatyzowane, co znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją związaną z zamówieniami, fakturami oraz umowami. Elektroniczne archiwum pozwala na szybki dostęp do istotnych dokumentów, eliminując konieczność przeszukiwania papierowych akt. To nie tylko usprawnia codzienną pracę z dokumentami, lecz także przyczynia się do redukcji błędów oraz skrócenia czasu potrzebnego na odnalezienie potrzebnych informacji.

Wykorzystywane moduły i narzędzia: Elektroniczny obieg dokumentów, Rejestr umów, Archiwum elektroniczne, Katalogowanie dokumentów, Moduł przypomnień.

6. wspiera w dotarciu do szerszego grona odbiorców

Elektroniczne rozwiązania zakupowe pozwalają firmie łatwiej dotrzeć do klientów online, eliminując barierę geograficzną. Ponadto, platforma umożliwia personalizację ofert i dostosowanie strategii marketingowej do różnych grup klientów, co zwiększa atrakcyjność firmy na rynku. Dzięki łatwiejszemu dostępowi do produktów, klientów i informacji, przedsiębiorstwo może skuteczniej pozyskiwać nowych odbiorców i rozwijać swoją działalność. Natomiast moduł aukcji elektronicznych zapewni wsparcie podczas negocjacji z oferentami oraz zadziała jako samodzielne rozwiązanie dające możliwość przeprowadzania aukcji zarówno zakupowych jak i sprzedażowych.

Wykorzystywane moduły i narzędzia: Moduł aukcji elektronicznych, Integracja z TED, Moduł segmentacji marketingowych, Porównywarki cen.

Zauważasz, że proces uzgadniania umów i dokumentów trwa całą wieczność? A może zauważasz problemy w dotarciu do szerszego grona kontrahentów? Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów i dowiedz się jak pomożemy Ci dopasować system do potrzeb organizacji by osiągać wymierne korzyści. 

Podsumowanie

Wprowadzenie platformy zakupowej stanowi istotny etap w rewolucji procesów zakupowych, przynosząc firmie szereg zalet. Zautomatyzowane i zoptymalizowane procesy, skrócone cykle zamówień oraz lepsza kontrola nad wydatkami to jedynie niektóre z elementów, które czynią platformy zakupowe fundamentem efektywnego zarządzania. Wraz z zapewnieniem bezpieczeństwa danych, transparentności operacji i ułatwieniem współpracy z dostawcami, platformy zakupowe nie tylko doskonalą codzienne operacje, ale również stają się kluczowym narzędziem wspomagającym rozwój i konkurencyjność firm. Wykorzystanie nowoczesnych platform do transformacji zakupów to nie tylko inwestycja w efektywność, lecz również kluczowy element osiągnięcia sukcesu w obecnej rywalizacji na rynku.