Platforma zakupowa B2B – teoria i praktyka
Szymon Cegiełko
Platformy zakupowe B2B stały się charakterystycznym elementem dzisiejszego globalnego rynku handlowego. Stanowią one element nowoczesnego biznesu łączący teorię z praktyką w dziedzinie zakupów oraz sprzedaży. W dzisiejszym artykule przyjrzymy się:
- czym są platformy zakupowe?
- dlaczego firmy decydują się na ich wdrożenie?
- jakie wyzwania pojawiają się podczas implementacji platformy w środowisku biznesowym?
a także opowiemy
- o korzyściach, jakie uzyskaliśmy podczas współpracy z naszym klientem – liderem branży petrochemii w Polsce.
Czym jest platforma zakupowa?
Platforma zakupowa to kompletne rozwiązanie do obsługi procesów zakupowych realizowanych w średnich i dużych organizacjach. Wspomaga ona użytkownika na każdym etapie procesu zakupowego – począwszy od planowania zakupów, poprzez postępowanie zakupowe, aż do kontraktacji. Wszystkie czynności pracownik może wykonać w jednym miejscu, dzięki czemu proces staje się nie tylko bardziej efektywny, ale również łatwy w obsłudze dla użytkownika.
Dlaczego firmy decydują się na wdrożenie platformy zakupowej?
Jednym z najważniejszych aspektów, dla którego firmy decydują się na wdrożenie platformy zakupowej jest optymalizacja kosztów zakupów. Platformy zakupowe pozwalają firmom skonsolidować procesy łańcucha dostaw, co umożliwia m.in. negocjacje cen z dostawcami. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą uzyskać korzystniejsze warunki zakupów, a w efekcie – zaoszczędzić pieniądze.
Dostęp do szerokiego grona dostawców jest kolejnym czynnikiem przemawiającym za tym, dlaczego organizacje decydują się na korzystanie z platformy. Ponadto, ułatwia ona interakcje zachodzące między firmami a dostawcami i umożliwia porównywanie wielu ofert. Można zatem powiedzieć, że wdrożenie platformy zakupowej staje się już nie tylko korzyścią, ale także koniecznością, aby utrzymać konkurencyjność w dzisiejszym środowisku biznesowym.
Bezpieczeństwo danych zakupowych stanowi niezwykle ważny argument w erze cyfrowej. Platformy zakupowe zapewniają odpowiednie zabezpieczenia, aby chronić poufne informacje firmy. Kontrola i przestrzeganie regulacji oraz standardów branżowych to istotny czynnik, zwłaszcza w środowisku o zaostrzających się przepisach. Platformy zakupowe pomagają firmom spełniać te wymagania i uniknąć potencjalnych konsekwencji prawnych. Rozwiązanie to oferuje także narzędzia do analizy danych i raportowania, co pomaga firmom podejmować przemyślane decyzje zakupowe.
Platformy zakupowe B2B mogą być dostosowane do konkretnych potrzeb branżowych i organizacyjnych, co czyni je elastycznym narzędziem. Są one stosowane w różnych dziedzinach, od produkcji po usługi, aby zwiększyć efektywność i oszczędność czasu oraz pieniędzy w procesach zakupowych. Warto jednak podkreślić, że platforma zakupowa to produkt posiadający również szereg gotowych rozwiązań.
Wdrożeniowe wyzwania platformy zakupowej
Wdrożenie platformy zakupowej w firmie wpływa na procesy operacyjne i pracę całego zespołu. Dlatego tak istotne jest podjęcie współpracy z doświadczonym i sprawdzonym dostawcą, który wspomoże firmę w implementacji rozwiązania oraz przeprowadzi szkolenia w zakresie jego obsługi.
Poszukujesz platformy zakupowej? Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów!
Do głównych wyzwań, z którymi mogą borykać się firmy wdrażające platformę zakupową zaliczamy:
- Konieczność dostosowania istniejących procesów zakupowych do nowego systemu.
- Integracja platformy z istniejącymi systemami i infrastrukturą firmy.
- Zapewnienie bezpieczeństwa danych.
- Konieczność przeszkolenia pracowników w korzystaniu z platformy.
- Wybór odpowiedniej platformy, która spełni potrzeby firmy.
- Monitoring i ocena wydajności.
- Zarządzanie relacjami z dostawcami na nowej platformie.
Pomimo występujących wyzwań, skuteczne wdrożenie platformy zakupowej może znacząco usprawnić procesy zakupowe i zarządzanie dostawcami, przynosząc długoterminowe korzyści dla firmy.
Platforma zakupowa w praktyce – lider branży petrochemii
Aby lepiej zrozumieć, jak teoria przekłada się na praktykę, przyjrzyjmy się studium przypadku lidera branży petrochemii, który zdecydował się na współpracę z nami i korzysta z Platformy Zakupowej DahliaMatic.
Firma posiadała już dostęp do platformy zakupowej, było to jednak rozwiązanie ogólnodostępne na rynku, które nie spełniało oczekiwań decydentów firmy. Rozbudowane procedury wymagały systemowego rozwiązania, którego nie dało wcielić się w narzędziu, z którego korzystano do tej pory. Wymagane było stworzenie rozwiązania „szytego na miarę”.
W ramach współpracy stworzyliśmy narzędzie, które pozwoliło pracownikom naszego Klienta na:
- zoptymalizowanie realizacji procesu zakupowego;
- ułatwienie przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami w firmie;
- zminimalizowanie czasu wymaganego na uzyskanie akceptacji dokumentacji zakupowej;
- dotarcie do szerszej grupy oferentów;
- uzyskanie korzystniejszych warunków handlowych;
- digitalizację procesu zakupowego od momentu planowania zakupu do kontraktacji.
Od momentu opracowania koncepcji biznesowej po uruchomienie customowego rozwiązania minęły zaledwie 4 miesiące. W okresie tym przeszkoliliśmy również pracowników w zakresie korzystania z platformy, a także zintegrowaliśmy platformę z istniejącymi systemami firmy. Założone cele zostały zrealizowane, a uaktualnione rozwiązanie spełnia oczekiwania decydentów.
Podsumowanie
Platformy zakupowe B2B stanowią ważne narzędzie, które może znacząco usprawnić procesy zakupowe i zarządzanie dostawcami. Oferują one wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu i pieniędzy, a nawet lepsza kontrola nad łańcuchem dostaw.
I chociaż praktyka pokazuje, że wdrożenie platformy zakupowej nie jest pozbawione wyzwań to wymierne korzyści wynikające z wdrożenia tego rozwiązania potrafią przekonać nawet najbardziej wymagających decydentów i zapewnić wsparcie dla nawet kilkutysięcznej liczby pracowników firmy.
