Przyszłość Platformy Cyfryzacji Procesów. Trendy w rozwoju EOD

Jedną z wielu konsekwencji transformacji cyfrowej jest pojawienie się i rozwój systemów informatycznych, do których z całą pewnością możemy zaliczyć platformy elektronicznego obiegu dokumentów. Początkowo wykorzystywano je jedynie do wyeliminowania papieru i przeniesienia procesów do formy cyfrowej. Wraz z rozwojem technologicznym pojawiły się jednak kolejne funkcjonalności, a wśród nich m.in. automatyzacja procesów biznesowych związanych z obiegiem dokumentów, która umożliwiła szybsze i bardziej efektywne prowadzenie operacji.  

W kolejnych etapach obserwowaliśmy wprowadzenie możliwości integracji platform z systemami ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), czy systemami finansowymi. Integracje te pomogły w lepszym zarządzaniu danymi i zapewniły spójność informacji. W celu zwiększenia efektywności, platformy EOD (Elektronicznego Obiegu Dokumentów) zaczęły wykorzystywać technologie rozpoznawania tekstu (OCR) i umożliwiać automatyczne klasyfikowanie dokumentów na podstawie ich treści. W miarę zwiększania znaczenia cyfrowego obiegu dokumentów, platformy EOD zaczęły skupiać się na zapewnianiu bezpieczeństwa i zgodności z przepisami prawnymi, szczególnie w zakresie przechowywania i przetwarzania danych. Odpowiadając na potrzebę pracy zdalnej coraz więcej z nich umożliwia dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia.  

Współczesne platformy EOD oferują narzędzia analityczne i raportowe, pozwalające na monitorowanie wydajności procesów, analizę trendów, czy identyfikację obszarów do optymalizacji, które znalazły swoje zastosowanie również w branży produkcyjnej. Niektóre z platform zaczynają wykorzystywać sztuczną inteligencję, machine learning i blockchain. Kolejne są na etapie integracji z chmurą i oferowaniu usług SaaS (Software-as-a-Service). Co czeka nas dalej?  

W tym artykule skupimy się na analizie aktualnych trendów rozwojowych dotyczących EOD oraz spróbujemy przewidzieć, jaka czeka nas przyszłość – czyli jak ta technologia może kształtować się i oddziaływać na organizacje w najbliższych latach. 

Automatyzacja jako fundament, a co z AI? 

Zaawansowane systemy EOD pozwalają już na automatyczne przetwarzanie, klasyfikowanie i przesyłanie dokumentów, co skraca czas potrzebny na ich rozpatrzenie, zatwierdzenie lub odrzucenie.  Za pomocą sztucznej inteligencji (AI), OCR i uczenia maszynowego, systemy EOD mogą wykrywać wzorce w danych i podejmować decyzje na podstawie wcześniejszych transakcji lub informacji. Jak wskazują specjaliści Gartner tylko 20 procent danych w firmach jest uporządkowanych, podczas gdy 80 procent z nich ma obecnie charakter nieustrukturyzowany, tj. składa się z informacji rozproszonych w wiadomościach e-mail, plikach PDF lub dokumentach (Źródło: J. Rizkallah, Forbes, „The Big (Unstructured) Data Problem”). Wykorzystując zaawansowane algorytmy uczenia maszynowego platforma EOD może analizować i klasyfikować dokumenty, przyspieszając tym samym ich przetwarzanie. Dodatkowo, sztuczna inteligencja pomoże w identyfikacji kluczowych informacji w dokumentach, ułatwiając wyszukiwanie i organizowanie danych (Źródło, R. Bowes, Microsoft, „How Artificial Intelligence Can Enhance Document Management Systems”). Systemy oparte na sztucznej inteligencji mogą także monitorować dokumenty, umożliwiając firmom lepsze zarządzanie danymi oraz szybsze podejmowanie decyzji biznesowych. Jak podaje KPMG w swoim badaniu „Monitor Transformacji Cyfrowej Biznesu” z 2023 roku – “Jedynie sztuczna inteligencja (AI) może pretendować do stania się dojrzałą, wykorzystywaną powszechnie technologią” – obecnie korzysta z niej 15% firm, a plany jej wdrożenia zadeklarowało aż 13% przedsiębiorstw. 

A teraz blockchain zweryfikuje nasze dokumenty… 

Blockchain, dzięki swojej niezmienności i bezpieczeństwu, może rewolucjonizować proces weryfikacji dokumentów. Technologia ta pozwala na szybkie i skuteczne sprawdzanie ich pochodzenia i autentyczności, co jest kluczowe w wielu dziedzinach, takich jak finanse, produkcja czy logistyka (Źródło: S. Daley, BuiltIn, „34 Blockchain Applications and Real-World Use Cases”). Transparentność i niezmienność sprawiają, że blockchain jest idealnym narzędziem do walki z fałszerstwami dokumentów, co ma ogromne znaczenie w handlu międzynarodowym czy rynku nieruchomości, a także samym procesie elektronicznego obiegu dokumentów. Jak podaje PARP w raporcie „Monitoring trendów krajowych i światowych” w 2017 roku rynek rozwiązań opartych na blockchain wart był ponad 410 mln dolarów. Natomiast zgodnie z danymi MarketsandMarkets z marca 2023 roku wartość rynku blockchain w roku 2022 przekroczyła 7,4 mld dolarów, a do 2027 r. kwota ta ma sięgnąć aż 94 mld dolarów. W skrócie, blockchain zrewolucjonizuje firmy i ich procesy. 

Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami 

W dzisiejszym świecie, w którym cyberbezpieczeństwo jest jednym z kluczowych wyzwań, EOD powinien zapewniać najwyższy poziom bezpieczeństwa danych. Firmy inwestują coraz więcej pieniędzy w rozwiązania zabezpieczające, takie jak szyfrowanie, zarządzanie dostępem i monitorowanie aktywności, aby chronić swoje informacje przed atakami lub wyciekiem danych. W publikowanym od kilku lat Barometrze Cyberbezpieczeństwa KPMG obserwujemy, że liczba firm, które doświadczyły incydentów bezpieczeństwa utrzymuje się stale w przedziale 60-70%. Dlatego też tak istotne jest zapewnienie ochrony przed atakami hakerskimi w firmach, a specjaliści PMR Market Experts prognozują, że wartość rynku cyberbezpieczeństwa w 2024 roku wyniesie nawet 2,5 mld zł. 

Przestrzeganie regulacji dotyczących ochrony danych, takich jak RODO w Unii Europejskiej, stało się kluczowym aspektem dla firm działających na rynku międzynarodowym. Platformy EOD muszą zatem umożliwiać przestrzeganie tych regulacji poprzez zapewnienie pełnej transparentności i kontroli nad danymi osobowymi. Kwestie bezpieczeństwa w najbliższych miesiącach i latach niezmiennie pozostaną jako kluczowe podczas wdrażania EOD w firmach (Źródło: D. Dimka, Forbes, „The Future Of Document Management Software”, 24.04.2023). W badaniu Gartner CIO and Technology Executive Survey przeprowadzonym w 2023 roku 80% dyrektorów ds. IT poinformowało, że planuje zwiększyć wydatki na bezpieczeństwo cybernetyczne/informacyjne w 2024 roku zwłaszcza w aspektach dotyczących obsługiwanych systemów. 

Potrzebujesz wsparcia w dostosowaniu swoich procesów do lokalnych przepisów prawnych? Zapytaj o pomoc naszych Ekspertów i dowiedz się jak może wyglądać współpraca z DahliaMatic. 

Mobilność i dostępność w chmurze 

Wraz z rozwojem mobilności i pracy zdalnej, firmy coraz częściej poszukują rozwiązań, które umożliwiają dostęp do dokumentów i procesów z dowolnego miejsca i urządzenia. Przechowywanie i dostęp do dokumentów za pośrednictwem chmury ułatwia ścisłą integrację pomiędzy systemem EOD a innymi systemami o znaczeniu krytycznym dla firmy (Źródło: D. Dimka, Forbes, „The Legal Sector And Cloud Storage: Superior Document Management”, 21.06.2023).  

Dostępność w chmurze oferuje również skalowalność, która jest niezbędna w dynamicznie rozwijających się firmach. Firmy mogą dostosować swoje środowisko EOD do zmieniających się potrzeb bez konieczności inwestowania w drogi sprzęt i infrastrukturę. Customizacja rozwiązań i rozwiązania tworzone na indywidualne potrzeby przedsiębiorstw nie stracą na popularności. Gartner prognozuje, że globalne wydatki na usługi chmury wzrosną w 2024 r. o 20,4%. 

Przyszłość EOD okiem Eksperta 

Paweł Bieńkowski, Business Development Manager specjalizujący się we wdrożeniach EOD DahliaMatic przewiduje, że Elektroniczny Obieg Dokumentów staje się coraz bardziej niezbędnym narzędziem, a w najbliższych miesiącach możemy spodziewać się jego dalszego wzrostu popularności – szczególnie w kontekście przyspieszenia cyfryzacji procesów oraz nacisku na efektywność operacyjną.  

Trend personalizacji produktów do indywidualnych oczekiwań wymusi na producentach jeszcze większe dostosowywanie zadań. Proces ten może być wspierany przez EOD umożliwiając szybszą adaptację do zmieniających się potrzeb klientów dzięki wykorzystaniu rozwiązań typu low-code.  

Firmy coraz częściej będą korzystać z EOD do koordynacji prac zespołów i procesów, a dostępne w EOD funkcje, które w ocenie Pawła Bieńkowskiego mogą przynieść znaczące korzyści w optymalizacji procesów w najbliższych miesiącach to: 

• Integracja z innymi systemami – EOD może być zintegrowany z innymi systemami IT, takimi jak ERP czy MRP (Planowanie zapotrzebowania materiałowego). Pozwala na płynniejszy przepływ informacji i lepsze zarządzanie zasobami. 
• Automatyzacja procesów biznesowych – EOD znacząco usprawnia przepływ dokumentów. Jego potencjał w automatyzacji bardziej złożonych procesów biznesowych może być jeszcze niewykorzystany. 
• Mobilność i dostęp zdalny – EOD oferuje możliwości dostępu zdalnego. To pełna mobilność i elastyczność w dostępie do systemu, z różnych urządzeń i lokalizacji, może być jeszcze nie w pełni wykorzystana w wielu przedsiębiorstwach 

W kontekście przyszłego rozwoju, przewidujemy, że platformy EOD będą się rozwijać w kierunku Industry 4.0. Pozwoli to na jeszcze głębszą automatyzację i analizę danych w czasie rzeczywistym. 

Zapoznaj się z bezpłatnym e-bookiem, zawierającym informacje na temat zadań i procesów, które z powodzeniem mogą zostać poddane cyfryzacji i automatyzacji.   

Podsumowanie 

Przyszłość EOD w 2024 roku będzie stanowić połączenie nowoczesnych technologii, które nie tylko usprawnią działanie firm, ale także pozwolą na tworzenie bardziej responsywnych, zrównoważonych i innowacyjnych modeli biznesowych. Obserwujemy dynamiczny rozwój technologii, które zrewolucjonizują sposób, w jaki przedsiębiorstwa zarządzać będą swoimi procesami biznesowymi. Automatyzacja osiągnie nowy poziom dzięki zaawansowanym algorytmom uczenia maszynowego, które będą analizować ogromne ilości danych, umożliwiając jeszcze bardziej precyzyjne i efektywne działania. W miarę jak firmy dążą i będą wciąż dążyć do cyfrowej transformacji, EOD stanie się integralnym narzędziem umożliwiającym nie tylko efektywne zarządzanie dokumentacją, ale także optymalizację procesów i lepszą analizę danych. Jednocześnie, rosnące znaczenie bezpieczeństwa danych oraz zgodności z regulacjami sprawi, że firmy będą inwestować w zaawansowane rozwiązania, które zapewnią pełną ochronę informacji. Przyszłość EOD będzie także obejmować bardziej mobilne i dostępne w chmurze rozwiązania, umożliwiające pracę z dowolnego miejsca. W rezultacie, EOD stanie się nie tylko narzędziem, ale także strategią, która zrewolucjonizuje zarządzanie informacją w firmach, przyczyniając się do zwiększenia efektywności i konkurencyjności.  

Podsumowując, EOD już jest kluczowym narzędziem, które nadal będzie ewoluować i dostosowywać się do zmieniających się potrzeb biznesowych. Firmy, które zrozumieją i wykorzystają powyższe trendy, będą bardziej konkurencyjne i przygotowane na „wyzwania przyszłości”.