Przywilej czy konieczność – czym jest Portal Pracowniczy?

Według raportu EY „People and Workforce” (Źródło: „People and Workforce. Wyzwania dla HR w 2021”, EY) – zespoły HR nawet 93% swojego czasu poświęcają na realizację powtarzalnych zadań, co skutecznie odciąga ich uwagę od bardziej złożonych wyzwań. Z kolei specjaliści ProjektuGamma w raporcie “HR 2022…“ (Źródło: „HR 2022 – nowy nieuporządkowany świat”, ProjektGamma) wskazują, że około 70% stanowisk może być obsługiwanych w ramach pracy zdalnej bez utraty efektywności ich obsługi. Obserwacje te skłoniły rynek do poszukania rozwiązań pozwalających nie tylko na zautomatyzowanie rutynowych zadań, ale i umożliwiających wykonywanie ich praktycznie z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Jednym ze skutecznych sposobów zwiększenia efektywności pracy przy jednoczesnej redukcji kosztów jest wdrożenie Portalu Pracowniczego.  

Czym jest Portal Pracowniczy? 

Portal Pracowniczy to platforma, będąca częścią Elektronicznego Obiegu Dokumentów, której głównym zadaniem jest automatyzacja standardowych procesów biznesowych. Pozwala zaoszczędzić czas zarówno pracownikom obsługującym procesy, jak i tym zgłaszającym swoje potrzeby. Zwłaszcza tam, gdzie struktura organizacyjna jest rozproszona – Portal Pracowniczy staje się narzędziem umożliwiającym standaryzację i automatyzację procesów oraz usprawnia on komunikację wewnętrzną. 

Portal Pracowniczy z perspektywy managera i obsługujących go działów HR 

Pytając managerów i pracowników działu HR czym jest Portal Pracowniczy, najczęściej słyszymy, że jest to narzędzie umożliwiające zarządzanie informacjami i procesami dotyczącymi zasobów ludzkich w organizacji. Portal Pracowniczy wykorzystywany jest do centralizacji danych, komunikacji oraz udostępniania informacji związanych z pracą. 

Managerom, Portal Pracowniczy dostarcza narzędzi do zarządzania zespołem i śledzenia ich postępów pracy. Wykorzystują portal do zatwierdzania wniosków urlopowych, zgłaszania nieobecności, przeglądania planów szkoleń, monitorowania wyników ocen pracowników, udzielania informacji zwrotnych oraz prowadzenia innych działań związanych z zarządzaniem personelem. 

Dla pracowników działu HR, Portal Pracowniczy jest narzędziem do udostępniania informacji i obsługi procesów HR. W łatwy sposób mogą wysyłać komunikację masową do wszystkich pracowników, a także realizować cele związane z działaniem na korzyść przedsiębiorstwa, dzięki self-service pracowników, który odciążył ich od wykonywania powtarzalnych zadań. 

Portal Pracowniczy z perspektywy użytkowników końcowych 

System pozwala użytkownikom, w łatwy sposób przeglądać i zarządzać swoimi danymi osobowymi, harmonogramami, płacami oraz zgłaszać godziny pracy lub dni urlopowe. Jako dodatkową funkcjonalność można traktować repozytorium dokumentów: 

• PIT, 
• pasków płacowych, 
• RMUA, 
• wniosków urlopowych, 
• poleceń delegacji. 

Użytkownicy korzystający z Portalu Pracowniczego nie muszą już tracić czasu na szukanie potrzebnych informacji w papierowych dokumentach czy zgłaszać swoich potrzeb nieefektywnymi i czasochłonnymi metodami np. ręcznie wprowadzając dane czy na drodze komunikacji papierowej. Dzięki platformie pracownicy mają stały dostęp do zawsze aktualnych danych, które znajdują się w jednym miejscu, a automatyczne uzupełnianie wniosków pracowniczych eliminuje ryzyko popełnienia błędów, tym samym przyspieszając ich weryfikację i usprawniając procesy. 

Portal Pracowniczy to rozwiązanie dla każdej organizacji – niezależnie od branży oraz ilości zatrudnionych osób. 

Jakie procesy obsługuje Portal Pracowniczy? 

Zastanawiając się czym jest Portal Pracowniczy warto pamiętać, że oferuje on wiele funkcji, które usprawniają zarządzanie zadaniami, umożliwiają łatwy dostęp do dokumentów oraz skracają czasochłonne procesy administracyjne. 

Czym jeszcze jest Portal Pracowniczy? Systemem o ogromnym potencjalne, którego funkcjonalności usprawniają zarządzanie zadaniami, skracają procesy administracyjne, ułatwiają dostęp do danych, skracają ścieżki akceptacji i optymalizują procesy.

Przykładowe funkcjonalności Portalu Pracowniczego, dostępne w panelu użytkownika to: 

• dostęp do własnych dokumentów osobowych, 
• składanie wniosków o zmianę planu zatrudnienia lub zatrudnienia w celu zastępstwa, 
• zarządzanie zadaniami własnymi i wynikającymi z workflow, 
• dostęp do plików tj. pasek płacowy, RMUA, PIT-11, PIT-R, PIT-8C itp., 
• dostęp do tablicy ogłoszeń np. oferty pracy z możliwością aplikacji,  
• zarządzanie nieobecnościami z wykorzystaniem kalendarza,  
• uruchomienie dowolnego procesu zgodnie z uprawnieniami (wnioski ZFŚS, PPK, ZUS itp.),    
• podgląd danych podległych pracowników i ich warunkach zatrudnienia, należnych urlopach, świadczeniach, badaniach, szkoleniach oraz uprawnieniach i kwalifikacjach.   

Ponadto, Portal Pracowniczy pozwala zautomatyzować: 

1. Procesy szkoleniowe 

• Zarządzanie katalogiem szkoleń, firm szkoleniowych i trenerów 
• Badanie potrzeb szkoleniowych 
• Tworzenie planu i budżetu szkoleniowego 
• Zarządzanie szkoleniami obowiązkowymi 
• Monitorowanie poziomu wykonania szkoleń 
• Złożenie wniosku o refundację szkolenia

2. Procesy rekrutacyjne 

• Tworzenie planu zatrudnienia 
• Wnioskowanie o wszczęcie procesu rekrutacji 
• Tworzenie i publikowanie ofert pracy 
• Budowanie rankingu kandydatów 
• Monitorowanie przebiegu rekrutacji 
• Tworzenie banku pytań rekrutacyjnych 

3. Procesy specyficzne 

• Zarządzanie onboardingiem nowych pracowników 
• Obsługę korespondencji pracowniczej 
• Zarządzanie ZFŚS 
• Ewidencję czasu pracy zdalnej 
• Wykonywanie ocen pracowników 
• Planowanie i weryfikacja celów okresowych 

Sprawdź, które procesy w swojej firmie zautomatyzujesz dzięki Portalowi Pracowniczemu.

Korzyści z wdrożenia Portalu Pracowniczego 

Z naszych obserwacji wynika, że przedsiębiorstwa nadal nie wykorzystują w pełni potencjału procesu automatyzacji. Wielu z nich ogranicza używanie Portalu Pracowniczego jedynie do zarządzania urlopami, nie dostrzegając jego szerszych możliwości. W dziale Human Resources istnieje jednak wiele innych procesów, które można zautomatyzować – takich jak szkolenia czy rekrutacje. Przeanalizowanie tych obszarów i odpowiednie zaprojektowanie oraz wdrożenie Portalu Pracowniczego może przynieść nieocenioną pomoc w zarządzaniu każdym, nawet niewielkim przedsiębiorstwem. 

Korzyści z wdrożenia Portalu Pracowniczego jest wiele. Ale możemy dokonać ich podziału ze względu na wartość dodaną dla użytkowników platformy oraz dla całego przedsiębiorstwa. 

1. Korzyści dla użytkownika 

• Stały dostęp do zawsze aktualnych danych  
• Kontrola statusów dokumentów w czasie rzeczywistym 
• Ustandaryzowana procedura składanych wniosków z wykorzystaniem prostego interfejsu 
• Skrócenie czasu pozyskiwania niezbędnych dokumentów – samoobsługa pracownicza 
• Łatwy dostęp do grafików i raportów płacowych 
• Bieżący dostęp do celów i planów pracowniczych 
• Elektroniczny dostęp do szkoleń  
• Podniesienie poziomu satysfakcji pracowniczej dzięki self-service 

2. Korzyści dla firmy 

• Optymalizacja obiegu dokumentów w firmie 
• Eliminacja pomyłek 
• Odciążenie pracowników działu Human Resources 
• Eliminacja papierowej wersji dokumentów 
• Łatwa integracja z systemami kadrowymi 
• Automatyzacja powiadomień i usprawnienie zarządzania workflow  
• Poprawa wizerunku organizacji – kwestia miękkiego HR 
• Ułatwione zarządzanie dokumentacją i rozliczeniami wniosków 
• Wsparcie w nadzorowaniu procesów rekrutacyjnych 
• Uproszczona komunikacja wewnętrzna – możliwość wysyłania komunikacji masowej do pracowników 
• Bezpieczeństwo danych 

Dlaczego wdrożenie Portalu Pracowniczego to dobra decyzja? 

Poza wymienionymi powyżej korzyściami w zakresie wzrostu efektywności pracy, redukcji kosztów i optymalizacji procesów wdrożenie Portalu Pracowniczego zapewnia również dodatkowe zabezpieczenie najbardziej wrażliwych danych. Dzięki hierarchizacji uprawnień i ich dostosowaniu do funkcji użytkownika oraz szyfrowaniu, autoryzacjom i uwierzytelnianiom pozwala kontrolować dostęp do plików i zapewnia ich całkowite bezpieczeństwo. Podsumowując, Portal Pracowniczy można uznać za konieczność w organizacjach, które dążą do efektywności i skuteczności w zarządzaniu zasobami ludzkimi.